Setiap hari, institusi kesehatan mengelola ribuan dokumen sensitif dalam volume dan kecepatan tinggi. Contohnya, dokumen persetujuan tindakan medis, rekam medis pasien, hingga dokumen administrasi klaim asuransi. Namun, proses tanda tangan manual justru berpotensi menjadi hambatan. Di sinilah tanda tangan elektronik tersertifikasi hadir sebagai solusi yang membuat proses administrasi kesehatan berjalan lebih cepat, aman, dan sah secara hukum. Berikut alasan mengapa sejumlah sektor kesehatan membutuhkannya.
Kenapa Sektor Kesehatan Butuh Tanda Tangan Elektronik?
Sektor kesehatan membutuhkan tanda tangan elektronik karena karakteristik dokumennya yang sensitif, melibatkan banyak pihak, dan menuntut kecepatan proses tanpa mengorbankan keabsahan hukum.
1. Banyak dokumen bersifat sensitif
Sektor kesehatan memiliki banyak dokumen sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. Contohnya mencakup data pasien, mulai dari riwayat penyakit, hasil laboratorium, hingga diagnosis dokter, yang merupakan informasi sangat pribadi dan wajib dilindungi kerahasiaannya.
Jika sektor kesehatan masih mengandalkan dokumen fisik yang berpindah dari satu unit ke unit lain, risiko dokumen tersebut jatuh ke pihak yang tidak berwenang menjadi semakin besar. Dengan tanda tangan elektronik yang terintegrasi pada sistem enkripsi, akses terhadap dokumen dapat dibatasi hanya untuk pihak yang berkepentingan, sehingga kerahasiaan data pasien lebih terjaga.
2. Bantu mencegah pemalsuan resep dan diagnosis
Salah satu keunggulan tanda tangan elektronik adalah setiap perubahan pada dokumen akan tercatat secara otomatis. Artinya, jika ada pihak yang mencoba mengubah isi resep, diagnosis, atau catatan medis setelah dokumen ditandatangani, sistem akan mendeteksi dan mencatat perubahan tersebut lengkap dengan waktu dan identitas penandatangan. Mekanisme ini jauh lebih sulit dimanipulasi dibandingkan dengan tanda tangan basah di atas kertas yang rentan dipalsukan tanpa jejak yang jelas.
3. Melibatkan banyak pihak
Satu dokumen kesehatan, misalnya informed consent, biasanya melibatkan tenaga medis, pasien, keluarga pasien, hingga pihak administrasi rumah sakit. Mengkoordinasikan tanda tangan basah dari banyak pihak yang berada di lokasi berbeda tentu memakan waktu dan berisiko menyebabkan keterlambatan.
Tanda tangan elektronik memungkinkan seluruh pihak menandatangani dokumen yang sama secara digital, kapan pun dan di mana pun, tanpa harus bertemu langsung atau menunggu dokumen fisik berpindah tangan.
4. Meningkatkan efisiensi proses administrasi
Proses administrasi kesehatan yang mengandalkan tanda tangan manual sering kali memerlukan waktu berhari-hari, mulai dari pencetakan dokumen, distribusi kepada pihak terkait, hingga pengarsipan kembali.
Dengan tanda tangan elektronik, seluruh proses tersebut dapat dipangkas menjadi hitungan menit. Tenaga medis dapat langsung menandatangani rekam medis elektronik setelah selesai memberikan pelayanan, sementara bagian administrasi dapat memproses klaim asuransi tanpa harus menunggu dokumen fisik yang sudah lengkap.
5. Menghemat penggunaan kertas
Tak menutup kemungkinan institusi kesehatan masih menerapkan alur kerja hybrid, yaitu membuat dokumen secara digital, kemudian mencetaknya di atas secarik kertas untuk ditandatangani secara fisik. Namun, sebenarnya metode ini belum sepenuhnya efisien karena membutuhkan banyak kertas.
Tanda tangan elektronik menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dokumen hanya demi proses tanda tangan, sehingga fasilitas kesehatan dapat menekan biaya operasional sekaligus mendukung praktik kerja yang lebih ramah lingkungan.
Dokumen Kesehatan yang Membutuhkan Tanda Tangan Elektronik
Ada banyak jenis dokumen di lingkungan fasilitas kesehatan yang dapat memanfaatkan tanda tangan elektronik agar prosesnya lebih cepat dan tetap sah di mata hukum. Contohnya adalah informed consent, yaitu dokumen persetujuan dari pasien atau keluarga sebelum menjalani prosedur medis tertentu. Kemudian ada juga dokumen rekam medis elektronik yang mencakup seluruh catatan pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan yang diberikan kepada pasien.
Kontrak kerja tenaga medis, mulai dari dokter, perawat, hingga staf pendukung lainnya, juga bisa menggunakan tanda tangan elektronik. Selain itu, dokumen klaim asuransi kesehatan yang biasanya melibatkan proses verifikasi berlapis antara fasilitas kesehatan, pasien, dan perusahaan asuransi juga dapat menggunakan tanda tangan elektronik agar prosesnya lebih cepat. Terakhir, dokumen internal lain seperti laporan hasil laboratorium, surat rujukan, hingga persetujuan penggunaan data pasien untuk keperluan penelitian.
Dengan menerapkan tanda tangan elektronik pada dokumen-dokumen tersebut, Anda dapat memastikan setiap proses persetujuan berjalan lebih rapi, terdokumentasi dengan baik, dan mudah ditelusuri kembali kapan pun.
Sudah Ada Payung Hukumnya
Penerapan tanda tangan elektronik di sektor kesehatan Indonesia bukan sekadar tren, melainkan sudah memiliki dasar hukum yang jelas. Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis secara eksplisit mengatur ketentuan ini.
Pasal 31 ayat (1) hingga (3) Permenkes No. 24 Tahun 2022 menyebutkan bahwa penyelenggaraan rekam medis elektronik di fasilitas pelayanan kesehatan dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk alat verifikasi dan autentikasi atas isi rekam medis serta identitas penanda tangan.
Dengan kata lain, aturan tersebut menegaskan bahwa seluruh proses penginputan, perbaikan, dan peninjauan data dalam sistem rekam medis elektronik idealnya disertai tanda tangan elektronik sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Bagi Anda yang mengelola fasilitas pelayanan kesehatan, penting untuk dicatat bahwa tanda tangan berupa hasil pindai atau gambar tanda tangan sederhana belum tentu memenuhi standar keabsahan hukum sebagaimana dimaksud dalam regulasi ini. Karena itu, memilih penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi sangaatlah penting agar dokumen kesehatan Anda memiliki kekuatan pembuktian yang kuat di mata hukum.
Risiko Jika Masih Mengandalkan Tanda Tangan Manual
Ketergantungan pada tanda tangan manual di sektor kesehatan menyimpan sejumlah risiko yang tidak bisa dianggap remeh. Ada kemungkinan dokumen mudah hilang atau tidak lengkap. Dokumen persetujuan tindakan medis yang tercecer atau tertinggal di unit lain dapat menyulitkan Anda ketika dokumen tersebut dibutuhkan sebagai bukti hukum di kemudian hari.
Selain itu, proses verifikasi dokumen bisa lebih lambat karena tanda tangan basah tidak dilengkapi jejak digital, sehingga sulit memastikan kapan dan oleh siapa dokumen tersebut benar-benar ditandatangani. Risiko berikutnya adalah rentan terhadap pemalsuan. Tanpa mekanisme autentikasi digital, tanda tangan di atas kertas jauh lebih mudah dipalsukan atau digunakan tanpa izin pemiliknya.
Pada situasi darurat, menunggu tanda tangan fisik dapat menunda tindakan medis yang seharusnya segera dilakukan. Hal ini tentu akan menghambat kecepatan pelayanan fasilitas kesehatan kepada pasien yang segera membutuhkan pertolongan. Terakhir, semakin banyak dokumen kertas yang harus disimpan, semakin besar pula ruang dan biaya pengarsipan yang dibutuhkan. Alhasil, Anda harus bersiap menghadapi biaya penyimpanan arsip fisik yang membengkak.
Berbagai risiko ini menunjukkan bahwa transformasi digital, khususnya penerapan tanda tangan elektronik, telah menjadi kebutuhan mendasar bagi fasilitas kesehatan yang ingin tetap kompetitif dan patuh terhadap regulasi.
Tingkatkan Layanan Kesehatan dengan Tanda Tangan Elektronik Privy
Privy hadir sebagai penyedia layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang dapat membantu fasilitas kesehatan mengelola dokumen sensitif dengan lebih aman dan efisien. Melalui layanan Privy untuk Kesehatan, Anda dapat menandatangani informed consent, rekam medis elektronik, kontrak kerja tenaga medis, hingga dokumen klaim asuransi secara digital, tanpa mengorbankan keabsahan hukum maupun keamanan data pasien.
Dengan sistem yang dilengkapi enkripsi canggih dan jejak audit yang lengkap, Anda dapat memastikan setiap dokumen kesehatan tercatat dengan rapi, mudah ditelusuri, dan sesuai dengan ketentuan Permenkes No. 24 Tahun 2022. Privy juga mendukung berbagai jenis fasilitas kesehatan, mulai dari administrasi rumah sakit dan klaim, platform telemedicine dan aplikasi kesehatan, hingga klinik pribadi dan laboratorium.
Transformasi digital di sektor kesehatan tidak dapat dipisahkan dari penerapan tanda tangan elektronik. Selain membantu menjaga kerahasiaan data pasien, mencegah pemalsuan dokumen, dan mempercepat proses administrasi, tanda tangan elektronik juga telah memiliki payung hukum yang jelas melalui Permenkes No. 24 Tahun 2022.
Jika Anda ingin fasilitas kesehatan yang dikelola berjalan lebih efisien, aman, dan patuh terhadap regulasi, kini saatnya beralih dari tanda tangan manual ke tanda tangan elektronik tersertifikasi. Pelajari lebih lanjut bagaimana tanda tangan elektronik Privy dapat membantu operasional bisnis kesehatan Anda melalui halaman Privy untuk Kesehatan.
