Dokumen digital memiliki masa simpan atau retensi yang berbeda-beda tergantung jenisnya. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum memberikan perhatian khusus terhadap masa retensi dokumen. Padahal, setelah ditandatangani, dokumen tersebut masih perlu diarsipkan secara sistematis agar mudah ditemukan saat dibutuhkan, baik untuk kepentingan operasional, audit, hingga pembuktian hukum. Jadi, berapa lama Anda sebaiknya menyimpan dokumen?
Masa Retensi Berdasarkan Jenis Dokumen Digital
Masa retensi dokumen digital di Indonesia bergantung pada jenis dan fungsi masing-masing dokumen. Dokumen keuangan, misalnya, wajib disimpan selama 10 tahun sejak akhir tahun buku perusahaan. Kewajiban ini berlaku untuk bukti pembukuan, catatan, serta data pendukung administrasi keuangan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang (UU) Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Sama seperti dokumen keuangan, dokumen perpajakan juga wajib disimpan selama 10 tahun. Sebab, dalam rentang waktu tersebut, Direktorat Jenderal Pajak berhak memeriksa dan meminta dokumen pendukung pajak milik perusahaan. Hal ini telah diatur dalam UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan.
Sementara itu, dokumen digital yang bersifat hukum, kontrak, dan perjanjian tidak memiliki masa retensi baku dalam UU. Pimpinan perusahaan menentukan sendiri jangka waktu berdasarkan nilai guna masing-masing dokumen.
Karena tidak ada aturan retensi khusus untuk dokumen kepegawaian seperti kontrak kerja dan slip gaji, penentuannya mengacu pada jadwal penyimpanan arsip perusahaan. Biasanya, Anda perlu menyimpan dokumen kepegawaian selama masa kerja karyawan berlangsung, ditambah beberapa tahun setelah hubungan kerja berakhir.
Tips Mengelola Arsip Dokumen Digital
Untuk mengelola arsip dokumen digital dengan baik, penyimpanan di komputer atau cloud saja tidaklah cukup. Anda perlu menerapkan sistem terstruktur agar dokumen mudah ditemukan, aman dari kehilangan, serta sesuai dengan aturan retensi yang berlaku. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
-
Kategorisasi berdasarkan jenis dan masa simpan
Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis, fungsi, dan masa retensinya. Anda bisa membuat kategori seperti dokumen keuangan, perpajakan, legal, kontrak, dan operasional. Dengan begini, Anda bisa tahu dokumen mana yang harus disimpan selama 10 tahun, mana yang permanen, dan sebagainya.
-
Penyimpanan terpusat
Simpanlah dokumen digital dalam satu sistem terpusat, bukan tersebar di laptop pribadi, folder lokal, atau email masing-masing karyawan. Cara ini membantu memastikan bahwa setiap dokumen memiliki satu sumber kebenaran. Alhasil, tidak ada duplikasi dokumen dalam versi berbeda-beda, sehingga pencarian dokumen juga bisa dilakukan lebih cepat melalui satu pintu.
-
Tetapkan jadwal retensi dokumen
Jadwal retensi adalah aturan tertulis yang menetapkan berapa lama tiap jenis dokumen harus disimpan sebelum boleh dihapus, dimusnahkan, atau dipindah ke arsip inaktif. Susunlah jadwal retensi berdasarkan fungsi dan kewajiban hukum yang melekat pada dokumen agar terhindar dari risiko memusnahkan dokumen yang masih diperlukan untuk proses audit atau sengketa hukum.
-
Automasi proses pengarsipan
Automasi membantu mengurangi ketergantungan pada input manual yang rentan terhadap risiko salah label, tertunda, atau bahkan terlewat sama sekali. Sistem ini mampu memberi label pada dokumen digital, menyimpannya ke folder yang tepat, hingga menjalankan proses backup secara otomatis. Selain itu, biasanya Anda juga akan menerima notifikasi otomatis ketika masa retensi dokumen hampir habis, sehingga Anda tidak perlu memantaunya secara manual.
-
Inspeksi dan backup berkala
Meski begitu, Anda tetap perlu memeriksa arsip digital secara berkala untuk memastikan format masih bisa dibuka, file tidak rusak, dan struktur folder masih konsisten. Tak kalah penting, lakukan backup rutin ke platform penyimpanan cadangan, baik cloud maupun on-premise, sebagai perlindungan tambahan jika terjadi kesalahan penghapusan, kegagalan sistem, atau serangan siber.
Penyimpanan Dokumen Digital Lebih Sistematis dengan Privy
Apabila hanya mengandalkan penyimpanan manual di laptop atau email, dokumen digital akan lebih rentan hilang, rusak, atau sulit ditemukan saat dibutuhkan. Namun, Anda bisa lebih tenang jika menandatangani dokumen secara elektronik melalui Privy. Sebab, dokumen akan otomatis tersimpan dalam sistem penyimpanan terenkripsi yang dilengkapi audit trail. Alhasil, Anda bisa melacak riwayat kapan pun diperlukan selama masa retensi berlaku.
Sebagai penyelenggara sertifikat elektronik (PSrE) yang terdaftar resmi di Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), setiap dokumen yang ditandatangani melalui Privy akan disertai sertifikat elektronik yang memuat identitas penanda tangan dan status dokumen, sehingga Anda bisa memverifikasi keabsahannya kapan saja tanpa bergantung pada dokumen fisik.
Dengan sistem pengelolaan dokumen digital yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko dokumen hilang atau sulit dilacak selama masa retensi. Privy dapat membantu proses tersebut mulai dari penandatanganan elektronik tersertifikasi hingga pengelolaan dokumen dengan jejak audit yang bisa dilacak. Dapatkan solusi Privy yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda melalui halaman berikut.
