Dalam menjalankan bisnis, ada informasi yang memang boleh diketahui publik, tapi ada juga yang bersifat rahasia dan hanya boleh diakses pihak tertentu. Di sinilah non-disclosure agreement (NDA) berperan penting. NDA adalah perjanjian yang dapat membantu Anda melindungi informasi rahasia supaya tidak digunakan atau disebarluaskan tanpa izin.
Namun, apakah fungsi NDA hanya itu? Bagaimana cara membuat NDA agar fungsinya berjalan maksimal? Simak panduan selengkapnya melalui ulasan berikut!
Definisi NDA
NDA adalah perjanjian hukum yang mengikat dua pihak atau lebih untuk menjaga kerahasiaan informasi agar tidak tersebar kepada pihak tidak berwenang.
Isi NDA umumnya mengatur informasi apa saja yang dianggap rahasia, bagaimana informasi tersebut boleh digunakan, siapa saja yang boleh mengaksesnya, serta jangka waktu kewajiban menjaga kerahasiaan. Detail ketentuan ini penting supaya pihak-pihak yang terlibat memiliki dan memahami batasan jelas terkait informasi yang harus dilindungi.
Biasanya, perusahaan membuat NDA saat perlu membagikan informasi sensitif kepada pihak lain, seperti karyawan, vendor, klien, konsultan, atau calon investor. Bentuk informasi yang dilindungi dapat berupa data pelanggan, strategi bisnis, laporan keuangan, prosedur kerja, hingga rencana inovasi produk.
Fungsi NDA dalam Bisnis
Secara umum, fungsi NDA adalah menjadi instrumen hukum untuk membantu perusahaan mengendalikan arus informasi rahasia, sekaligus memberikan perlindungan hukum jika terjadi pelanggaran. Lebih detail lagi, berikut sejumlah fungsi kunci dari NDA yang membuatnya penting untuk dimiliki setiap bisnis:
-
Menetapkan batasan informasi secara jelas
NDA dapat membantu Anda menentukan secara jelas informasi apa saja yang dianggap rahasia dan tidak boleh diungkapkan kepada pihak lain di luar perjanjian. Dengan kejelasan ini, pihak yang menandatangani NDA tidak perlu menebak-nebak informasi mana yang boleh dibagikan dan mana yang wajib dijaga kerahasiaannya.
Alhasil, Anda dapat mengurangi risiko kesalahpahaman antara perusahaan dan penerima informasi. Selain itu, perusahaan juga memiliki dasar perjanjian yang jelas jika terjadi dugaan penggunaan atau penyebaran informasi di luar tujuan yang sudah disepakati.
-
Melindungi informasi sensitif
Fungsi lain NDA adalah melindungi informasi sensitif yang memiliki nilai penting bagi perusahaan, seperti laporan keuangan, strategi bisnis, data klien, dan ide produk baru. Pihak yang menerima informasi tersebut wajib menjaga kerahasiaannya sesuai ketentuan yang tertulis dalam dokumen NDA.
Contohnya, untuk menunjang kelancaran pelaksanaan suatu proyek, perusahaan mungkin perlu membagikan data pelanggan kepada vendor. Pada kesempatan lain, bisa jadi perusahaan harus menjelaskan konsep produk yang masih dalam tahap pengembangan kepada calon mitra. NDA bisa dibuat untuk menegaskan bahwa informasi tersebut hanya boleh digunakan untuk tujuan yang sudah disepakati dan tidak boleh diungkapkan kepada pihak lain.
-
Menjaga hak paten perusahaan
Bagi perusahaan yang sedang menciptakan inovasi produk baru, NDA dapat membantu Anda melindungi hak paten selama produk tersebut belum resmi diluncurkan ke publik. Fungsi ini penting karena jika inovasi produk bocor ke publik sebelum pengajuan paten, hal itu akan mengganggu unsur kebaruan (novelty) yang biasanya menjadi salah satu syarat perlindungan paten. Jadi, dengan NDA, perusahaan dapat mengamankan ide inovatif produk lebih dulu sebelum proses paten selesai.
Jenis-jenis NDA
NDA pada umumnya terbagi menjadi tiga jenis, yaitu mutual, non-mutual, dan multilateral. Perbedaan masing-masing jenis terletak pada jumlah pihak yang terlibat dan arah pertukaran informasi rahasia. Berikut penjelasan untuk setiap jenis NDA:
-
Mutual
Mutual NDA adalah perjanjian yang mewajibkan kedua belah pihak untuk saling menjaga informasi rahasia yang mereka terima dari pihak lain. Artinya, kedua pihak sama-sama perlu membagikan informasi sensitif dalam proses kerja sama. Itulah kenapa mutual NDA juga kerap disebut sebagai two-way NDA atau bilateral NDA karena kewajiban kerahasiaan berlaku secara timbal balik.
Misalnya, dua perusahaan sedang menjalankan proses due diligence untuk merger. Untuk itu, masing-masing perusahaan kemungkinan besar perlu membagikan informasi sensitif seperti kondisi keuangan, strategi bisnis, dan rencana pengembangan kepada satu sama lain. Adanya NDA dapat melindungi informasi milik kedua perusahaan.
-
Non-mutual
Dikenal juga sebagai NDA satu arah, non-mutual NDA hanya mewajibkan pihak penerima informasi untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan oleh pihak pengungkap. NDA jenis ini biasanya dibuat ketika hanya ada satu pihak yang perlu memberikan informasi rahasia dalam suatu hubungan bisnis.
Contohnya seperti perusahaan yang memberikan informasi internal kepada karyawan, atau saat perusahaan membuat kontrak dengan vendor atau konsultan eksternal. Jadi, dalam situasi ini, perusahaan adalah pihak yang mengungkapkan informasi, sedangkan karyawan atau pihak eksternal wajib menjaga kerahasiaan informasi tersebut.
-
Multilateral
NDA multilateral melibatkan tiga pihak atau lebih dalam satu perjanjian yang sama. Dalam perjanjian ini, biasanya satu pihak memberikan informasi sensitif yang wajib dijaga kerahasiaannya oleh pihak lain. Contohnya adalah kerja sama riset atau proyek pengembangan software dengan beberapa vendor sekaligus.
Dengan NDA multilateral, perusahaan tidak perlu membuat banyak NDA secara terpisah, sehingga cenderung lebih efisien secara administratif. Supaya berjalan efektif, isi NDA perlu menjelaskan secara spesifik kewajiban masing-masing pihak, informasi yang bersifat rahasia, tujuan penggunaan, dan siapa yang boleh mengaksesnya.
Unsur-unsur yang Wajib Ada dalam NDA
Supaya sah secara hukum dan efektif melindungi kepentingan semua pihak, sebuah NDA perlu memuat setidaknya kelima unsur berikut:
-
Definisi informasi rahasia
Salah satu unsur paling penting dalam isi NDA adalah penjelasan spesifik tentang informasi apa saja yang dinilai rahasia. Definisi ini penting supaya seluruh pihak terlihat benar-benar memahami cakupan informasi yang wajib dilindungi, entah itu laporan keuangan, rencana pemasaran, strategi bisnis, atau ide produk yang belum diluncurkan. Selain itu, NDA juga bisa mengatur kategori informasi yang dianggap rahasia, misalnya lisan, tertulis, atau elektronik.
-
Kewajiban kerahasiaan
Unsur ini menjelaskan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pihak penerima informasi rahasia, seperti tidak menggunakan, menyalin, membocorkan, atau mempublikasikannya kepada pihak di luar perjanjian tanpa izin. Dengan adanya ketentuan ini, tanggung jawab masing-masing pihak jadi lebih jelas, dan perusahaan bisa lebih mengontrol bagaimana informasi rahasia digunakan.
-
Durasi NDA atau perjanjian
NDA perlu mencantumkan durasi atau jangka waktu berlakunya perjanjian, serta sampai kapan masing-masing pihak harus menjaga kerahasiaan. Misalnya, NDA bisa saja berlaku selama kerja sama berlangsung, sedangkan kewajiban menjaga informasi tetap berlaku hingga 5 tahun setelah kerja sama berakhir. Ketentuan durasi ini biasanya disesuaikan dengan sifat informasi dan kebutuhan bisnis masing-masing pihak.
-
Sanksi pelanggaran sesuai hukum
Supaya NDA memiliki daya ikat yang kuat, perlu dituliskan sanksi yang jelas apabila terjadi pelanggaran. Di Indonesia, sanksi umum untuk pelanggaran NDA adalah pidana penjara paling lama dua tahun dan/atau denda sampai Rp300 juta. Ketentuan ini tercantum dalam Undang-Undang (UU) Nomor 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang.
-
Tanda tangan
Dokumen NDA wajib ditandatangani oleh seluruh pihak yang terikat dalam perjanjian. Tanda tangan menjadi bukti sah bahwa setiap pihak menyetujui seluruh isi NDA. Di era digital, proses ini bisa dilakukan lebih praktis dan aman dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi, seperti yang disediakan oleh Privy.
Privy adalah penyedia sertifikat elektronik (PSrE) yang sudah tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi). Artinya, setiap tanda tangan elektronik yang dibubuhkan melalui Privy sah secara hukum. Selain itu, Privy juga menerbitkan sertifikat elektronik untuk tiap penggunanya, sehingga identitas dan integritas dokumen yang ditandatangani pun lebih terjamin.
Lalu, karena bersifat digital, tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy bisa sekaligus menghemat waktu dan biaya. Anda tidak perlu mencetak NDA di kertas dan mengirimkannya satu per satu melalui pos kepada pihak-pihak terkait. Dengan Privy, Anda bisa menyelesaikan proses penandatanganan NDA kapan pun dan dari mana pun tanpa mengurangi kekuatan hukumnya.
NDA adalah alat penting untuk melindungi informasi rahasia bisnis Anda. Agar proses penandatanganan NDA berjalan lebih cepat dan tetap sah di mata hukum, gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy. Baik untuk penandatanganan NDA sesekali maupun rutin mengelola dokumen digital dalam jumlah besar, Anda bisa menemukan paket Privy yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
