Bagi pelaku UMKM, kontrak digital menawarkan banyak kelebihan dibandingkan dengan kontrak konvensional berbasis kertas. Pasalnya, Anda tidak perlu lagi bertemu langsung dengan mitra bisnis untuk menandatangani perjanjian kerja sama, sehingga alur kerja Anda pun menjadi lebih cepat dan efisien.
Selain itu, biaya operasional seperti percetakan, pengiriman dokumen, hingga penyimpanan arsip fisik pun dapat dipangkas secara signifikan. Meski begitu, kemudahan ini perlu diimbangi dengan pemahaman yang tepat agar kontrak digital tetap sah di mata hukum. Berikut beberapa langkah yang akan membuat kontrak digital Anda sah secara hukum.
Cara Membuat Kontrak Digital yang Sah
Meskipun ditandatangani secara digital, sebuah dokumen tetap bisa memiliki legalitas di hadapan hukum. Namun, pastikan Anda juga sudah melakukan serangkaian cara berikut, ya!
1. Susun isi kontrak dengan jelas
Sama seperti kontrak konvensional, kontrak digital harus memuat unsur-unsur penting agar sah secara hukum, seperti kesepakatan para pihak, kecakapan hukum, objek perjanjian yang jelas, serta sebab yang halal. Pastikan kontrak Anda mencantumkan identitas lengkap para pihak, ruang lingkup kerja sama, hak dan kewajiban masing-masing pihak, mekanisme pembayaran, serta klausul penyelesaian sengketa apabila salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya. Hindari juga penggunaan template agar tidak menimbulkan multitafsir yang berpotensi merugikan Anda.
2. Gunakan format digital resmi
Bisnis UMKM sering kali harus melibatkan mitra bisnis dari luar daerah. Oleh karena itu, penting bagi pemilik UMKM untuk membuat kontrak digital yang memudahkan kedua belah pihak. Di samping itu, kontrak digital sebaiknya dibuat dan disimpan dalam format elektronik yang resmi seperti dokumen PDF, alih-alih sekadar tangkapan layar.
Format kontrak digital yang resmi dan terstruktur akan memudahkan Anda maupun mitra bisnis untuk mengarsipkan, menelusuri, serta menjadikan dokumen tersebut sebagai alat bukti yang jelas apabila suatu saat dibutuhkan. Selain itu, format yang berbentuk resmi juga akan membuat mitra bisnis menjadi lebih yakin dengan rencana kolaborasi Anda.
3. Gunakan platform penandatanganan elektronik tersertifikasi
Salah satu kesalahan yang sering terjadi ketika membuat kontrak digital adalah menandatanganinya dengan menempelkan gambar tanda tangan atau menggunakan fitur Draw pada Word maupun PDF Reader. Metode semacam ini tidak dapat menjamin keaslian maupun keabsahan dokumen karena rawan dipalsukan dan sulit membuktikan kebenaran pihak yang memberikan tanda tangan.
Karena itu, agar kontrak digital Anda memiliki kekuatan yang sama di mata hukum, gunakan platform tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Dengan begitu, identitas penandatangan dapat diverifikasi dan keaslian dokumen pun lebih terjamin.
4. Simpan bukti log aktivitas digital
Selain tanda tangan itu sendiri, jejak digital berupa log aktivitas juga menjadi bukti penting dalam kontrak digital. Log ini biasanya mencatat kapan dokumen dibuka, ditinjau, hingga ditandatangani oleh masing-masing pihak, lengkap dengan waktu dan identitas pihak yang terlibat. Bukti log aktivitas ini berguna sebagai pendukung apabila suatu saat terjadi perselisihan mengenai kapan dan oleh siapa kontrak tersebut disetujui. Pastikan Anda menyimpan salinan dokumen beserta log aktivitasnya di tempat yang aman agar dapat diakses kembali kapan pun diperlukan.
Electronic Signature Tersertifikasi? Pilih Privy!
Setelah membaca empat cara di atas, kini Anda mengerti betapa pentingnya membuat kontrak digital yang sah meski melibatkan tanda tangan elektronik. Untuk itu, Privy hadir sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi yang telah diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), sehingga setiap kontrak yang ditandatangani melalui Privy memiliki kekuatan hukum penuh serta kekuatan pembuktian yang sah di mata hukum.
Privy juga menyediakan fitur pengelolaan dokumen yang lengkap, mulai dari pengaturan urutan penandatanganan, peran masing-masing pihak sebagai penandatangan atau peninjau, hingga pencatatan log aktivitas secara otomatis pada setiap dokumen. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir soal keabsahan maupun keamanan kontrak bisnis yang dijalankan bersama mitra maupun klien.
Ternyata, membuat kontrak digital yang sah untuk UKMM bukanlah hal yang rumit selama Anda memperhatikan unsur-unsur pentingnya dan menggunakan platform yang tepat. Percayakan penandatanganan kontrak bisnis UMKM Anda pada tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy. Temukan paket Privy yang paling sesuai dengan kebutuhan UMKM Anda dengan mengunjungi halaman berikut!
