Transaksi bisnis perusahaan multinasional sering kali melibatkan klien, vendor, atau mitra dari berbagai negara. Aktivitas ini membutuhkan penyusunan dan penandatanganan kontrak. Proses administrasinya bisa lebih kompleks jika masih dilakukan secara konvensional, terlebih dengan perbedaan lokasi dan zona waktu.
Kontrak elektronik pun hadir sebagai solusi untuk memudahkan proses pembuatan, pengiriman, peninjauan, sampai penandatanganan dokumen digital tanpa harus mempertemukan seluruh pihak di satu lokasi. Dengan begini, kerja sama lintas negara bisa berjalan lebih efisien sambil tetap memenuhi standar keamanan dan regulasi hukum.
Tentunya, manfaat kontrak elektronik tidak terbatas pada hal itu saja. Untuk mengetahui bagaimana teknologi tersebut mendukung transaksi bisnis multinasional secara lebih efektif, simak ulasan selengkapnya berikut ini.
Pentingnya Kontrak Elektronik untuk Bisnis Multinasional
Berbentuk dokumen digital, kontrak elektronik memungkinkan perusahaan multinasional untuk menyelesaikan proses kontrak secara lebih cepat tanpa dibatasi oleh jarak geografis. Lebih jauh lagi, dokumen tersebut juga dapat memberikan Anda sejumlah manfaat di bawah ini:
-
Efisiensi waktu dan biaya
Kontrak elektronik dapat memangkas waktu transaksi bisnis multinasional secara signifikan. Sebab, dengan menggunakan dokumen digital, Anda tidak perlu lagi mencetak kertas fisik dan mengirimnya ke negara lain, yang prosesnya dapat memakan waktu berhari-hari bahkan hingga berminggu-minggu. Dengan hilangnya proses tersebut, otomatis biaya pencetakan dokumen dan pengiriman kurir internasional akan berkurang drastis.
Sebaiknya, seluruh pihak terkait dapat mengakses dan menandatangani kontrak secara online dari lokasi masing-masing. Proses yang sebelumnya butuh banyak tahapan administratif, kini bisa diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih cepat.
Bagi perusahaan multinasional yang mengelola puluhan hingga ratusan kontrak lintas negara setiap bulannya, akumulasi pemangkasan waktu dan biaya ini dapat berdampak positif pada efisiensi operasional secara keseluruhan.
-
Kepastian hukum lebih jelas
Aspek legal menjadi salah satu perhatian utama dalam transaksi lintas negara. Kontrak digital dapat membantu memberikan kepastian hukum yang setara dengan dokumen fisik. Dengan catatan, kontrak tersebut harus sudah memenuhi syarat pembentukan dokumen digital dan regulasi tanda tangan elektronik yang berlaku di masing-masing yurisdiksi.
Kepastian tersebut telah didukung oleh kerangka hukum internasional maupun domestik yang secara eksplisit mengakui keabsahan transaksi elektronik. Secara global, UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce menyatakan bahwa dokumen digital memiliki kedudukan hukum yang setara dengan dokumen fisik.
Sedangkan di Indonesia sendiri, ketentuan terkait transaksi elektronik telah diatur dalam Undang-Undang (UU) Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang ITE, dan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Akan tetapi, Anda tetap perlu memperhatikan perbedaan standar di setiap negara. Misalnya, tanda tangan elektronik tersertifikasi di Indonesia belum tentu diakui penuh di negara-negara Uni Eropa karena adanya perbedaan tingkatan kepercayaan, seperti Qualified Electronic Signature (QES) dalam standar Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (eIDAS).
-
Kemudahan penyelesaian sengketa
Jika terjadi perselisihan atau sengketa dalam kerja sama bisnis multinasional, kontrak elektronik dapat membantu Anda menyelesaikannya secara lebih mudah. Sebab, dokumen digital ini mampu merekam otomatis setiap detail informasi dan perubahan yang terjadi pada kontrak, mulai dari waktu pembuatan, identitas pihak yang terlibat, bentuk perubahan yang dilakukan, hingga detail tanda tangan elektronik.
Seluruh informasi tersebut dapat menjadi bukti mendukung untuk membantu proses audit maupun penyelesaian sengketa sesuai regulasi hukum yang berlaku. Terlebih, kini pengadilan umumnya sudah bersedia menerima dokumen elektronik sebagai bukti yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
-
Mempercepat pengambilan keputusan bisnis
Format digital pada e-contract memungkinkan seluruh pihak yang terlibat untuk meninjau, memberi feedback, dan menyetujui isi dokumen secara real-time tanpa terhalang jarak. Kolaborasi yang efektif ini otomatis turut mempercepat proses pengambilan keputusan bisnis.
Bayangkan jika Anda masih menggunakan kontrak fisik. Dokumen harus berpindah dari satu negara ke negara lain, yang tentunya butuh waktu lama sehingga dapat memperlambat pengambilan keputusan bisnis, baik itu pengadaan barang, persetujuan proyek, maupun kerja sama strategis lain.
Namun, dengan kontrak elektronik, para stakeholders bisa bekerja pada satu dokumen secara bersamaan dari masing-masing lokasi. Negosiasi, revisi, dan penandatanganan kontrak pun dapat berjalan lebih efisien. Perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat sehingga peluang bisnis dapat segera direalisasikan.
-
Meningkatkan keamanan dan validitas
E-contract umumnya menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan dokumen fisik. Dokumen digital ini telah dilindungi oleh sistem keamanan berlapis, seperti enkripsi data dan autentikasi identitas, sehingga memastikan isi kontrak tetap utuh dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Keamanan kontrak akan semakin kuat jika dipadukan dengan tanda tangan elektronik berbasis kriptografi, lebih tepatnya, teknologi Public Key Infrastructure (PKI). Inovasi ini bekerja untuk memastikan tidak ada pihak yang dapat mengubah isi kontrak setelah ditandatangani tanpa persetujuan pihak lain. Ditambah proses verifikasi identitas menggunakan data biometrik dan sertifikat digital, risiko pemalsuan kontrak elektronik pun semakin bisa ditekan.
-
Audit trail yang terekam jelas
Audit trail atau jejak audit adalah catatan digital yang merekam setiap aktivitas pada kontrak digital, mulai dari pembuatan, perubahan isi, siapa saja yang membuka dokumen, waktu penandatanganan, hingga identitas masing-masing penandatangan. Riwayat digital ini tidak dapat dimanipulasi sehingga dapat menjadi bukti kuat atas keabsahan proses transaksi bisnis, terutama jika suatu hari dibutuhkan untuk keperluan audit dan kepatuhan.
Manfaat kontrak elektronik ini memberikan nilai tambah tersendiri bagi transaksi bisnis multinasional yang menuntut standar keamanan tinggi. Adanya audit trail dapat menjadi instrumen penting untuk membuktikan akuntabilitas proses kontrak, sekaligus mematuhi regulasi yang berlaku di masing-masing yurisdiksi.
-
Standarisasi bahasa jadi lebih mudah
Kontrak digital dapat mempermudah perusahaan multinasional dalam melakukan standarisasi bahasa, sehingga proses penyusunan kontrak baru bisa berjalan lebih cepat. Sebab, transaksi bisnis multinasional sering kali melibatkan pihak yang menggunakan bahasa berbeda, baik karena faktor perbedaan negara maupun standar penulisan di masing-masing organisasi.
Dengan e-contract, seluruh pihak dapat mengembangkan dan menerapkan template standar dan bahasa yang telah disetujui bersama. Alhasil, seluruh kontrak maupun perjanjian akan memenuhi standar yang konsisten. Bagi perusahaan multinasional yang beroperasi di banyak wilayah yurisdiksi, standarisasi seperti ini dapat sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan kontrak.
Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi untuk Bisnis Multinasional
Untuk memastikan seluruh manfaat kontrak elektronik di atas benar-benar terwujud, perusahaan multinasional perlu melengkapinya dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi, seperti yang disediakan oleh Privy.
Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diawasi Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), Privy menerbitkan tanda tangan elektronik yang disertai sertifikat elektronik. Artinya, identitas penandatangan dapat diverifikasi, sehingga kontrak digital terlindungi dari akses maupun perubahan yang tidak berwenang.
Penggunaan Privy juga praktis karena dapat diintegrasikan dengan platform kerja global seperti Microsoft 365. Jadi, pengguna Word, PowerPoint, dan Excel bisa menandatangani kontrak digital secara sah tanpa perlu berpindah aplikasi. Kemudahan ini juga dapat membantu mempercepat alur kerja tim lintas negara.
Adopsi kontrak elektronik mampu meningkatkan efisiensi operasional bisnis multinasional serta mempercepat pengambilan keputusan. Supaya manfaat tersebut dapat dirasakan secara optimal, perusahaan juga perlu solusi tanda tangan elektronik tersertifikasi yang mudah diintegrasikan ke dalam proses bisnis. Penuhi kebutuhan ini dengan berlangganan Privy Enterprise Plan. Kunjungi halaman ini untuk menemukan paket Privy yang paling sesuai!
