Dokumen Excel sering kali digunakan untuk membuat berbagai konten penting, seperti laporan keuangan dan database pelanggan. Demi menjaga keabsahan dan integritas dokumen, Anda atau tim biasanya akan menambahkan tanda tangan di Excel. Sayangnya, langkah ini justru bisa menjadi kesalahan yang mengurangi kredibilitas dokumen sampai menyulitkan verifikasi.
Untuk menghindari risiko tersebut, Anda perlu memahami berbagai kesalahan yang kerap terjadi saat menandatangani dokumen Excel. Apa saja jenis kesalahan yang dimaksud, dan bagaimana cara menghindarinya? Temukan jawaban selengkapnya melalui ulasan berikut.
Kesalahan Umum Membubuhkan Tanda Tangan di Excel
Memberikan tanda tangan di Excel tidak cukup hanya dengan menempelkan hasil scan tanda tangan basah, atau menggoreskan e-sign lalu selesai. Terdapat beberapa kesalahan umum yang dapat memengaruhi integritas, keaslian, hingga proses verifikasi dokumen. Berikut beberapa di antaranya serta cara menghindarinya.
-
Menggunakan sertifikat digital yang kedaluwarsa
Jika Anda menggunakan tanda tangan digital yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) resmi, e-sign tersebut pasti disertai dengan sertifikat elektronik. Pada umumnya, sertifikat digital berlaku selama satu tahun. Jika sudah terlewat, Anda harus memperbarui sertifikat tersebut atau menggantinya dengan sertifikat baru untuk membuktikan identitas penandatangan di dokumen Excel.
Sayangnya, banyak orang tidak menyadari bahwa sertifikat elektronik memiliki kedaluwarsa. Alhasil, proses penandatanganan pun gagal, atau e-sign tetap terpasang, tapi statusnya tidak valid. Ketika status sertifikat bermasalah, biasanya Excel akan menandainya sebagai recoverable error. Artinya, tanda tangan tersebut belum tentu tidak sah, tapi bermasalah karena sertifikatnya kedaluwarsa, penerbitnya tidak dipercaya, atau perangkat sedang offline.
Cara menghindari: Sebelum memberikan tanda tangan di Excel, periksa dulu masa berlaku sertifikat digital. Kalau memang sudah mendekati tanggal kedaluwarsa, sebaiknya perbarui sertifikat terlebih dulu ke PSrE yang menerbitkannya.
-
Mengubah isi dokumen setelah menambah tanda tangan
Setelah dokumen Excel ditandatangani secara elektronik, biasanya status file akan otomatis berubah menjadi read-only agar tidak bisa diubah. Namun, apabila ada orang yang tetap memaksa mengedit, misalnya mengubah rumus atau menambah satu angka di sel, tanda tangan yang sudah terpasang akan otomatis invalid. Sebab, sistem mendeteksi bahwa isi telah diubah sejak momen penandatanganan.
Cara menghindari: Pastikan seluruh isi spreadsheet sudah benar-benar final sebelum Anda menambahkan tanda tangan. Jika memang perlu revisi, sebaiknya hapus dulu tanda tangan yang sudah dibubuhkan, lakukan perubahan, lalu setelah itu tandatangani ulang dari awal.
-
Menandatangani dokumen yang sudah memiliki tanda tangan
Menambahkan tanda tangan di Excel yang sudah ditandatangani pihak lain, apalagi tanpa menyalinnya ke file baru terlebih dahulu, bisa berisiko merusak tanda tangan sebelumnya atau menyebabkan kedua tanda tangan tersebut saling tumpang tindih. Akibatnya, keabsahan tanda tangan pun jadi sulit diverifikasi. Bahkan, dokumen Excel Anda juga bisa kehilangan jejak terkait kapan dan siapa yang memberikan tanda tangan lebih dulu.
Cara menghindari: Jika dokumen Excel memang harus ditandatangani oleh lebih dari satu orang secara berurutan, terapkan alur multi-signature yang tepat. Misalnya, Anda bisa membuat beberapa baris tanda tangan yang disiapkan sejak awal, jadi bukan menambah tanda tangan sembarangan pada dokumen yang sudah final. Seandainya ragu, selalu duplikasi file terlebih dulu sebelum Anda memberikan tanda tangan baru.
-
Tidak menambahkan timestamp
Masih banyak pihak yang memberi tanda tangan di Excel tanpa menambahkan timestamp. Padahal, timestamp adalah fitur penting yang mencatat detail waktu spesifik saat dokumen Excel ditandatangani secara elektronik.
Ketika e-sign mempunyai timestamp yang valid, file Anda akan tetap dianggap sah walaupun sertifikat penanda tangan nantinya kedaluwarsa. Sebaliknya, tanpa timestamp, Anda akan kesulitan membuktikan kapan dokumen Excel ditandatangani, terutama saat terjadi perselisihan atau sengketa.
Cara menghindari: Gunakan layanan tanda tangan elektronik yang disertai fitur timestamp tepercaya, dan selalu aktifkan fitur tersebut saat proses penandatanganan berlangsung. Hindari memakai jam sistem komputer yang dapat diubah secara manual.
-
Tidak memeriksa detail jendela konfirmasi sebelum tanda tangan
Ketika kotak tanda tangan muncul pada dokumen Excel, biasanya banyak pengguna langsung mengklik “Sign” tanpa membaca detail yang ditampilkan. Padahal, jendela ini bisa menampilkan informasi penting seperti nama penerbit sertifikat elektronik, masa berlaku, hingga identitas penandatangan. Jika melewatkan langkah ini, risikonya adalah penggunaan sertifikat elektronik yang salah dalam proses tanda tangan.
Cara menghindari: Jangan terburu-buru menambahkan tanda tangan di Excel. Luangkan waktu untuk memeriksa detail sertifikat elektronik pada jendela konfirmasi sebelum menyelesaikan tanda tangan. Pastikan identitas penandatangan, nama penerbit sertifikat, dan masa berlakunya sudah sesuai.
-
Mengabaikan bagian purpose pada dialog tanda tangan elektronik
Pada kotak dialog tanda tangan elektronik, biasanya terdapat kolom “purpose for signing this document”. Kolom ini menjadi tempat bagi Anda untuk menjelaskan tujuan penandatanganan, misalnya untuk pemeriksaan, tanda persetujuan, atau pengesahan dokumen.
Sifatnya memang opsional, tapi sebaiknya jangan dilewati begitu saja. Dengan memberikan keterangan tujuan, pihak lain bisa memahami konteks tanda tangan. Di sisi lain, konteks tersebut juga akan berguna jika suatu hari dokumen Excel menjadi bagian dari proses audit atau bukti hukum.
Cara menghindari: Selalu isi kolom “purpose” dengan keterangan yang jelas, terutama jika dokumen Excel akan digunakan untuk proses bisnis atau kolaborasi dengan banyak pihak. Tidak perlu terlalu panjang, cukup seperti, “Mengesahkan anggaran proyek,” atau, “Menyetujui laporan keuangan Q3/2026.”
-
Membatalkan proses tanda tangan sebelum selesai
Pembatalan proses tanda tangan di Excel dapat membuat status dokumen jadi tidak jelas. Contohnya, Anda keluar dari aplikasi saat proses berlangsung, atau menutup kotak dialog Sign sebelum menekan tombol konfirmasi akhir. Risikonya adalah tanda tangan jadi tidak lengkap, file berisiko rusak, atau Anda harus mengulang keseluruhan proses penandatanganan dari awal.
Cara menghindari: Sebelum memulai proses tanda tangan, pastikan koneksi internet Anda stabil (jika menggunakan layanan tanda tangan elektronik berbasis cloud). Selesaikan semua langkah hingga tombol “Sign” diklik. Kemudian, tunggu hingga muncul notifikasi bahwa proses penandatanganan telah berhasil sebelum menutup dokumen atau aplikasi.
-
Tidak mencatat kode hash yang diberikan
Setiap tanda tangan elektronik menghasilkan kode hash unik dari isi dokumen pada saat penandatanganan. Kode hash inilah yang berfungsi sebagai sidik jari digital sebagai dasar verifikasi keaslian dokumen. Sayangnya, masih banyak pengguna yang tidak mencatat, apalagi menyimpan kode tersebut. Padahal, kode hash bisa menjadi bukti penting jika suatu hari dokumen Excel perlu diverifikasi kembali.
Cara menghindari: Cek kode hash atau detail sertifikat elektronik melalui fitur Signature Details. Catat dan simpan kode tersebut di tempat terpisah dari dokumen Excel. Pastikan kode hash yang Anda simpan dapat diakses sewaktu-waktu untuk keperluan audit atau verifikasi.
Tanda Tangan Dokumen Excel Jadi Lebih Mudah dan Tenang
Menghindari berbagai kesalahan di atas akan jauh lebih mudah jika Anda menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, seperti yang ditawarkan oleh Privy. E-sign tersertifikasi dari Privy dilengkapi dengan sertifikat elektronik untuk verifikasi identitas, jejak audit (audit trail), dan sistem keamanan berlapis yang membantu memastikan agar dokumen tidak diubah setelah ditandatangani.
Dari segi legalitas, Privy sudah tercatat sebagai PSrE yang tersertifikasi resmi oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi). Setiap identitas penandatangan di Privy juga sudah diverifikasi melalui kemitraan resmi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Alhasil, risiko kesalahan identitas atau tanda tangan yang tumpang tindih, seperti pada proses manual, dapat dicegah sejak awal.
Penggunaan tanda tangan elektronik Privy di Excel juga sangat mudah, sebab Privy sudah bisa diintegrasikan dengan platform Microsoft Office, termasuk Word dan PowerPoint. Anda jadi bisa langsung menambahkan tanda tangan di Excel tanpa harus berpindah aplikasi, dan tentunya dengan validitas yang diakui secara hukum.
Kesalahan saat tanda tangan di Excel dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan keabsahan dokumen. Daripada waswas dengan proses tanda tangan manual, saatnya beralih ke tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy yang sudah teruji keamanannya. Kunjungi halaman ini untuk menemukan paket Privy yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
