Pernahkah Anda menghabiskan waktu belasan menit hanya untuk menemukan satu e-dokumen penting? Setelah dicari di berbagai folder, ternyata file tersebut ada di email. Lalu, ketika hendak mengirim versi terbaru, ternyata yang tersimpan di cloud justru berbeda dari yang ada di laptop.
Situasi seperti itu masih sering terjadi di lingkungan kerja, terutama dengan jumlah dokumen yang terus bertambah. Tanpa sistem pengelolaan yang rapi, dokumen pun jadi tersebar di berbagai platform sehingga sulit dicari, di-update, maupun dibagikan kepada rekan kerja. Sebagai solusi, gunakan platform all-in-one space yang menyediakan satu ruang kerja terintegrasi. Temukan rekomendasi terbaiknya dalam ulasan berikut ini.
Rekomendasi Aplikasi untuk Mengelola E-Dokumen Kerja
Jika Anda sering bekerja dengan dokumen digital atau e-dokumen, penggunaan aplikasi document management dapat membantu menyimpan, mengelola, dan mengamankan banyak files dalam satu ekosistem. Kelima aplikasi berikut ini sangat layak untuk dipertimbangkan.
Privy
Privy adalah penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi yang juga dilengkapi fitur manajemen dokumen. Fitur ini menjadikan Privy pilihan tepat untuk mengelola dokumen kontrak kerja secara end-to-end, mulai dari penandatanganan hingga penyimpanan.
Privy memastikan bahwa setiap file yang pengguna tandatangani memiliki keabsahan hukum, karena sistem sudah menghubungkannya langsung dengan identitas terverifikasi, seperti data NIK dan biometrik pengguna. Bahkan, Anda juga bisa langsung membubuhkan materai elektronik dari Peruri pada dokumen kontrak tanpa perlu keluar dari aplikasi.
Lalu, setiap e-dokumen yang pengguna tandatangani secara digital akan menyertakan sertifikat terenkripsi. Tujuannya untuk menjamin keaslian identitas penandatangan, sekaligus memberi informasi riwayat perubahan dokumen. Dengan begini, Anda pun bisa mencegah risiko pemalsuan identitas maupun sengketa di kemudian hari sejak dini.
Setelah Anda menandatangani dokumen, Anda dapat menyimpannya dengan rapi di dalam folder khusus. Anda bisa memberi label buatan sendiri pada setiap dokumen, sehingga memudahkan Anda dalam mencari dokumen kontrak lama. Privy juga melengkapi sistem penyimpanan dokumen digitalnya dengan enkripsi agar melindungi data dari akses tidak sah.
Google Workspace
Jika tim Anda sering berkolaborasi secara real-time, Google Workspace dapat dipertimbangkan. Anda dan tim dapat membuat, mengedit, menyimpan, maupun membagikan dokumen melalui Google Drive, Google Docs, Google Slides, dan Google Sheets dalam satu ekosistem berbasis cloud. Jadi, Anda tidak perlu bertukar file melalui email berulang kali.
Dengan kemampuan tersebut, Google Workspace lebih direkomendasikan untuk pengelolaan dokumen yang bersifat kolaboratif, dan bukan untuk dokumen yang membutuhkan alur persetujuan berlapis. Contohnya seperti notulen rapat, draf proposal, atau laporan tim.
Microsoft OneDrive & Office 365
Mirip seperti Google Workspace, Microsoft OneDrive & Office 365 juga merupakan kombinasi penyimpanan cloud dan paket aplikasi perkantoran seperti Word, Excel, dan PowerPoint. Jadi, saat Anda mengerjakan dokumen di ketiga aplikasi Office tersebut, update-nya akan otomatis tersimpan ke cloud. Anda dan tim tak perlu repot mengunggah dokumen secara manual tiap kali selesai bekerja.
Dropbox Business
Dropbox Business adalah platform penyimpanan dan sharing dokumen berbasis cloud dengan sinkronisasi lintas perangkat. Anda dan tim dapat menyimpan, berbagi, mengatur, dan berkolaborasi pada berbagai jenis file digital secara efektif. Beberapa fitur utamanya meliputi dokumen kolaboratif, manajemen tugas dan proyek, serta integrasi dengan aplikasi pihak ketiga. Selain itu, pemula sekalipun dapat mengoperasikan antarmuka Dropbox Business dengan mudah.
Zoho Docs
Zoho Docs merupakan aplikasi document management system berbasis cloud. Pengguna Zoho Docs dapat menyimpan e-dokumen, mengelompokkannya berdasarkan folder, berbagi akses kepada anggota tim, sampai berkolaborasi real-time dalam proses editing.
Aplikasi satu ini cocok bagi Anda yang selama ini sudah memakai produk Zoho lain, seperti aplikasi HR dan CRM, dan ingin mengintegrasikan pengelolaan dokumen dalam satu alur kerja. Pengguna dapat mengintegrasikan Zoho Docs dengan aplikasi pihak ketiga meskipun pilihannya masih terbatas.
Nikmati Kemudahan Mengelola E-Dokumen Kerja di Privy
Pengelolaan e-dokumen tidak cukup hanya menyimpannya di cloud. Anda memerlukan platform yang mendukung pembuatan, pengiriman, penandatanganan, dan penyimpanan dokumen secara aman. Privy menyediakan tanda tangan elektronik, e-meterai, serta penyimpanan dalam satu aplikasi. Anda dapat mengakses layanan ini melalui berbagai perangkat.
Sistem melindungi dokumen menggunakan enkripsi serta sertifikat elektronik resmi. Komdigi mengakui dan OJK mencatat sertifikat ini, sehingga memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah. Setelah Anda menandatangani berkas, sistem menyimpan dokumen secara otomatis. Anda pun dapat menemukan dokumen dengan mudah melalui folder dan label.
Privy menawarkan sejumlah paket untuk berbagai kebutuhan, mulai dari Paket Personal untuk keperluan tanda tangan pribadi sampai Paket Enterprise untuk pengelolaan dokumen dan tanda tangan berskala tim. Temukan paket yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dan mulai kelola e-dokumen kerja dengan lebih aman, efisien, dan tentunya sah secara hukum menggunakan Privy!
