Dalam dunia profesional, bentuk komunikasi secara tertulis tetap menjadi kebutuhan utama untuk menjaga adanya formalitas dan kredibilitas sebuah lembaga. Salah satu instrumen komunikasi tertulis yang paling penting sifatnya adalah surat undangan resmi.
Jika Anda ingin tahu tentang bagaimana cara membuat surat undangan yang resmi, artikel berikut akan mengupasnya tuntas. Simak selengkapnya berikut ini!
Penggunaan Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat berisi undangan atau permohonan yang dibuat dengan tujuan untuk menghadiri suatu acara dan kegiatan yang diselenggarakan oleh lembaga, organisasi atau badan lainnya.
Dalam surat tersebut akan tercantum adanya detail waktu, tempat dan keterangan lainnya secara terperinci untuk memudahkan penerima surat undangan.
Format Umum Surat Undangan Resmi
Ada beberapa ciri khusus dari surat undangan secara resmi yang harus Anda ketahui yaitu:
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan sesuai dengan kaidah bahasa serta ejaan yang disempurnakan.
- Isi surat undangan menggunakan bahasa yang efektif, padat serta mudah untuk dipahami.
- Terdapat kop surat.
- Terdapat nomor surat, lampiran, perihal dan alamat tujuan surat.
- Menggunakan salam pembuka dan penutup.
- Terdapat stempel atau cap khusus dari lembaga atau organisasi yang mengirimkan surat.
- Bentuk surat sistematis sesuai dengan aturan baku surat resmi.
Untuk surat undangan resmi, struktur surat undangan dibuat lebih kompleks dan sistematis. Surat dibuat dengan menggunakan bahasa yang lebih kaku dengan bahasa formal.
Berikut adalah format umum dari surat undangan secara resmi:
1. Kepala surat atau kop surat
Merupakan bagian paling atas dari surat resmi yang berisi nama lengkap lembaga atau organisasi, logo, alamat, nomor telepon, alamat email hingga website (jika ada).
Fungsi dari kepala surat ini adalah untuk menunjukkan siapa pengirim surat resmi tersebut. Kop surat juga menjadi bukti pertama bahwa surat resmi tersebut adalah asli.
2. Nomor dan tanggal surat
Untuk surat resmi, tanggal dan tempat pembuatan surat menggunakan format, contohnya Solo, 7 September 2026.
Sedangkan untuk penomoran surat, umumnya merupakan gabungan dari angka serta huruf yang sesuai dengan nomor berkas surat dari masing-masing lembaga. Nomor surat bisa berupa kode internal yang digunakan dalam lembaga atau organisasi untuk keperluan pengarsipan.
3. Perihal dan lampiran surat
Pada bagian perihal akan diisi dengan inti atau pokok isi dari surat undangan secara resmi tersebut. Misalnya berisi acara pengambilan rapot atau agenda rapat tahunan dan lainnya.
Sedangkan pada bagian lampiran, memiliki kegunaan untuk memperjelas pelaksanaan acara secara teknis sehingga penerima undangan bisa mengetahuinya secara lebih detail.
4. Identitas penerima
Pada bagian identitas penerima, akan tertulis nama dan alamat penerima undangan. Bisa dalam bentuk perorangan, lembaga maupun organisasi.
5. Isi surat
Pada bagian isi surat terbagi menjadi 3 bagian yaitu:
a) Paragraf Pembuka
Salam pembuka yang umumnya pada bagian ini hanya berisi satu kalimat pembuka dengan awalan huruf kapital serta akhiran tanda koma. Biasanya menggunakan bahasa formal seperti “Dengan hormat,”.
Pada bagian ini juga biasanya tertulis apa yang menjadi alasan atau dasar diselenggarakannya acara tersebut.
b) Isi Surat Utama
Bagian ini diisi dengan detail keterangan waktu (hari, tanggal dan jam) tempat serta agenda acara. Pada bagian ini juga terdapat keterangan tambahan (jika dibutuhkan), dengan isi keterangan pakaian atau dress code yang ditetapkan, narahubung hingga konfirmasi kehadiran dan lainnya.
c) Paragraf Penutup
Bagian ini diisi dengan kata salam penutup berupa pengharapan akan kehadiran dari penerima surat dan ucapan terima kasih.
Pada bagian bawah surat resmi akan tertulis nama jabatan pengirim undangan dalam bentuk jabatan resmi dari pengirim. Misalnya Kepala Dinas, Rektor, Direktur hingga Ketua Panitia. Tertulis nama lengkap dan jelas dari pengirim, yang disertai dengan NIP atau pangkat jika pengirim merupakan seorang Pejabat atau ASN.
Stempel dan tanda tangan yang tercantum di surat resmi menjadi bukti bahwa surat tersebut berasal dari pihak yang resmi. Jika surat undangan resmi tersebut didistribusikan secara online, bisa menggunakan tanda tangan elektronik. Terdapat tempat tanda tangan basah atau visualisasi tanda tangan elektronik dalam bentuk QR Code.
Contoh Surat Undangan Resmi
Di bawah ini adalah satu contoh format surat undangan resmi yang bisa Anda jadikan referensi:
- TEKNOLOGI CIPTA KARYA
Jl. Gatot Subroto No.55, Jakarta Timur
Telp: (021) 666-4321 | Email: info@cipta-karya.com
Nomor : 123/TCK/INV/II/2026
Lampiran : 1 (satu) berkas agenda
Perihal : Undangan Rapat Strategi Tahunan Perusahaan
Yth. Bapak Muhammad Ilham
Direktur Operasional PT.Sinergi Utama
Jl. Jend.Sudirman No.11, Jakarta Utara
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya masa fiskal tahun 2025 dan dimulainya perencanaan strategis perusahaan untuk tahun 2026, kami bermaksud mengundang Bapak untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
Hari/Tanggal : Senin, 9 Maret 2026
Waktu : Pukul 09.00 WIB – selesai
Tempat : Ballroom Hotel Grand Hyatt, Jakarta
Agenda : Pembahasan Perencanaan Strategis dan Penandatanganan Kerjasama
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak tepat pada waktunya. Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama dari Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 28 Februari 2026
Hormat kami,
(Tanda Tangan & Stempel Perusahaan)
Agus Santosa, Ph.D
CEO PT.Teknologi Cipta Karya
Kelola Surat dan Dokumen Lainnya Lebih Mudah Bersama Privy
Itulah penjelasan lengkap tentang surat undangan resmi. Perlu diingat bahwa surat undangan secara resmi tersebut merupakan sebuah representasi dari lembaga, organisasi atau perusahaan Anda.
Maka surat undangan secara resmi wajib dibuat dengan menggunakan struktur yang benar dan sistematis untuk menjaga citra secara profesional serta memastikan isi pesan tersampaikan dengan maksimal.
Kini, proses pengiriman undangan resmi dan pengelolaan dokumen yang terkait bisa dilakukan secara efisien dan aman secara digital. Privy menyediakan layanan untuk mengirimkan serta mencantumkan tanda tangan digital yang tersertifikasi pada dokumen digital yang penting milik Anda.
Dengan layanan Privy, proses surat menyurat dan kebutuhan pengarsipan yang membutuhkan waktu serta tenaga bisa diselesaikan secara efektif dan efisien. Kelola surat undangan resmi dan tanda tangan digital Anda dengan mudah serta cepat hanya di Privy!
Frequently Asked Questions
Apa saja bagian dari format surat yang resmi?
Kepala surat, nomor surat, tanggal, bulan dan tahun surat, lampiran, hal atau perihal, alamat, salam pembuka hingga isi surat.
Apa saja contoh surat yang resmi?
Contoh surat yang resmi diantaranya adalah Surat Undangan, Surat Pemberitahuan, Surat Permohonan, Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat Perintah dan Surat Kuasa. Surat-surat tersebut digunakan untuk keperluan formal oleh organisasi, instansi atau perorangan dengan ciri khas menggunakan kop surat, nomor surat, bahasa baku dan cap dinas untuk keabsahan.
Apa saja ciri surat undangan yang bersifat resmi?
Menggunakan bahasa yang baku dan efektif, struktur formal dengan kop surat, nomor dan perihal serta pencantuman stempel atau cap instansi untuk legalitas.
Sebutkan apa saja 4 jenis format surat?
Gaya blok penuh, gaya semi blok, gaya blok modifikasi, dan gaya semi blok modifikasi. Untuk gaya blok penuh menyelaraskan semua teks ke margin sebelah kiri tanpa adanya indentasi paragraf.
