Sering gunakan teknologi absen online? Simak panduan lengkap gunakan teknologi liveness detection untuk terapkan absensi digital yang aman dan anti titip absen!
Dewasa ini penerapan absensi digital menjadi pilihan terbaik di era kerja yang fleksibel dan berbasis remote working seperti saat ini. Kehadiran absen online pun menjadi teknologi yang diminati banyak kalangan, karena dinilai mempunyai banyak keunggulan seperti bisa diakses dari smartphone hingga minim kesalahan input data manual.
Namun sayangnya ada fenomena “titip absen” yang dilakukan oleh karyawan dengan cara melakukan berbagai manipulasi untuk menipu sistem absensi digital. Pahami bagaimana cara menerapkan sistem absen online yang efektif di artikel ini.
Tantangan Nyata Sistem Absen Online
Sebelum membahas tentang apa saja tantangan yang dihadapi dalam penerapan sistem absen secara online, penting untuk mengetahui apa saja alasan penggunaan sistem tersebut, yaitu:
- Sistem yang transparan karena semua karyawan bisa memantau riwayat kehadiran.
- Mempunyai tingkat akurasi yang tinggi sehingga minim kesalahan input data waktu masuk dan keluar karyawan.
- Kehadiran karyawan dapat dipantau secara live (langsung), khususnya untuk karyawan yang bekerja secara remote atau di lapangan.
- Data absensi terintegrasi dan terhubung langsung dengan sistem payroll dan HRIS.
- Tingkatkan efisiensi operasional perusahaan karena tak perlu adanya tenaga kerja untuk rekap data absensi secara manual.
Namun di balik alasan dan kemudahan tersebut juga terdapat tantangan nyata yang harus dihadapi, yaitu:
1. Masalah Teknis dan Konektivitas
Sering terjadi masalah pada sistem absensi online yang dikarenakan koneksi internet yang tak stabil, perangkat yang tidak kompatibel hingga sistem yang tak responsif. Biasanya hal ini terjadi jika lokasi kantor berada jauh dari pusat kota atau kantor belum mempunyai dukungan infrastruktur digital yang memadai.
2. Tren Titip Absen
Untuk titip absen online dilakukan dengan banyak cara. Salah satunya adalah karyawan berbagi akun (username dan password) yang dimilikinya pada rekan kerja lainnya untuk melakukan absen dari lokasi yang berbeda-beda.
3. Data yang Hilang atau Tidak Tersinkronisasi
Tantangan berikutnya adalah ketika data kehadiran karyawan tak tercatat dengan benar atau hilang. Biasanya terjadi karena adanya kesalahan input, gangguan kinerja sistem, hingga server yang alami gangguan.
4. Privasi dan Keamanan Data Karyawan
Penggunaan teknologi digital pun berisiko adanya peluang pencurian data karyawan. Terutama karena pada beberapa aplikasi absensi secara online membutuhkan adanya akses lokasi, foto, hingga data pribadi karyawan lainnya.
5. Manipulasi Lokasi Titik Absen
Beberapa karyawan memanfaatkan aplikasi pihak ketiga untuk memalsukan titik koordinat GPS mereka. Hal tersebut akan memberikan kesan mereka sudah berada di area kantor atau lokasi bekerja padahal sebenarnya berada di tempat lainnya.
6. Kurang atau Tidak Terintegrasi dengan Sistem Lainnya
Beberapa sistem absen online bekerja dengan berdiri sendiri dan tak terhubung dengan sistem lainnya, misalnya payroll. Hal tersebut tentunya membuat efisiensi operasional perusahaan pun tak maksimal.
7. Adanya Penolakan Karyawan
Tantangan yang terakhir adalah ketika ada penolakan dari karyawan karena mereka khawatir sistem tersebut menyulitkan mereka atau membuat mereka merasa diawasi dengan ketat. Terutama untuk karyawan yang tak terbiasa menggunakan sistem absensi canggih.
Solusi Penerapan Absen Online yang Efektif
Penggunaan sistem absen online memang memberikan banyak kelebihan dan kemudahan, namun tantangan yang dihadapi juga harus diatasi dengan baik. Berikut solusi untuk menerapkan absen online yang efektif:
1. Gunakan Teknologi Biometrik Wajah
Sistem absensi digital akan melakukan pemindaian biometrik wajah sehingga menutup peluang karyawan yang ingin berbagi akun. Hal tersebut dikarenakan setiap wajah karyawan mempunyai keunikan masing-masing yang tak bisa digantikan oleh teks password.
2. Manfaatkan Fitur Liveness Detection
Liveness detection adalah sebuah teknologi yang digunakan untuk memastikan orang yang ada di depan kamera adalah makhluk hidup yang nyata. Sistem ini umumnya akan meminta karyawan untuk melakukan gerakan secara acak, seperti menoleh, tersenyum hingga berkedip.
Hal itu akan secara otomatis menolak penggunaan foto atau rekaman video yang ditujukan untuk titip absen.
3. Terapkan Fitur GPS dengan Geofencing yang Akurat
Usahakan untuk menggunakan aplikasi absen online yang mempunyai fitur geofencing untuk membatasi radius lokasi di mana absen bisa dilakukan karyawan. Apabila titik koordinat GPS ponsel untuk absen ada di luar radius yang ditetapkan maka tombol absensi pun tak akan bisa digunakan.
4. Batasi Absensi untuk Perangkat Terdaftar
Langkah yang juga dapat dilakukan untuk menerapkan sistem absen online adalah membatasi perangkat yang terdaftar. Dalam artian, satu akun karyawan hanya bisa melakukan absensi dengan menggunakan satu perangkat yang terdaftar secara resmi.
5. Gunakan Platform yang Aman
Pastikan untuk menggunakan platform yang aman untuk membantu perusahaan memiliki sistem absensi secara online. Platform yang aman memiliki ciri berikut:
- Dilengkapi enkripsi data, proteksi server, serta sertifikasi keamanan untuk mencegah kebocoran dan penyalahgunaan data.
- Mendukung autentikasi berlapis, seperti kombinasi akun pribadi, OTP, atau biometrik. Hal ini membantu memastikan bahwa absensi dilakukan oleh orang yang benar dan mengurangi risiko kecurangan seperti titip absen.
- Memiliki riwayat pembaruan sistem dan dukungan teknis yang jelas. Update keamanan secara berkala dan monitoring sistem akan menjaga stabilitas aplikasi.
Teknologi Liveness Detection Privy untuk Sistem Absen Online
Teknologi liveness detection dari Privy didesain untuk bisa mendeteksi upaya penipuan identitas secara akurat.
Jangan biarkan produktivitas perusahaan terkendala hanya karena tren titip absen yang terjadi dan berisiko pada keamanan data. Pakai solusi identitas digital dan verifikasi biometrik dari Privy yang bisa memastikan data kehadiran karyawan benar-benar sah dan valid secara hukum.
Anda juga bisa memanfaatkan layanan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi yang aman dan sah secara hukum di Indonesia. Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan.
Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang
Frequently Asked Question
Apa cara terbaik untuk melakukan absensi?
Anda direkomendasikan untuk melakukan absensi tatap muka secara verbal, dengan menggunakan denah tempat duduk atau secara elektronik.
Apa yang dimaksud dengan praktik titip absen?
Praktik titip absen adalah aktivitas meminta bantuan orang lain untuk mencatatkan kehadiran (absen) pada saat seseorang tak hadir, biasanya dilakukan untuk absen kelas untuk pelajar atau karyawan. Praktik ini mencerminkan ketidakjujuran dan berpotensi sebagai bibit korupsi kecil karena termasuk tindak memalsukan kehadiran.
Bagaimana cara kerja absensi online?
Untuk menggunakan absen online biasanya melibatkan proses login ke aplikasi absensi, mengaktifkan fitur GPS kemudian memilih tombol “Check-In” atau “Check-Out” dan ikuti instruksi tambahan seperti selfie atau scan QR-Code sesuai sistem yang digunakan.
Apa manfaat dari penggunaan sistem absensi online?
Manfaat utama dari sistem absensi online adalah untuk mendapatkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan. Selain itu juga untuk mengotomatisasi pencatatan kehadiran karyawan.
