Procurement fraud adalah salah satu potensi kerugian terhadap suatu organisasi, perusahaan, atau bisnis. Sebenarnya apa itu procurement fraud? Pembahasan kali ini akan mengulas pengertian procurement fraud, jenis kasusnya, dan dampaknya terhadap bisnis.
Apa Itu Procurement Fraud?
Procurement adalah keseluruhan prosedur pengadaan barang untuk bisnis atau perusahaan. Sebelum barang diolah, dikemas, dan dijual akan melalui proses pengadaan terlebih dahulu. Sayangnya, pada tahap ini terdapat risiko procurement fraud yang akan merugikan perusahaan.
Lalu, sebenarnya apa itu procurement fraud? Procurement fraud adalah tindakan curang atau menyimpang dalam pengadaan (procurement) barang/jasa untuk keuntungan pihak tertentu. Terjadinya fraud ini bisa terjadi pada tahap tertentu, misalnya pembayaran, evaluasi, atau pemilihan tender.
Contoh lebih jelasnya seperti nepotisme dalam menentukan partner atau tender padahal kurang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan perusahaan. Data-data tertentu bisa saja dimanipulasi agar mendapatkan lebih banyak dana tapi tidak dipakai untuk pengadaan yang tepat.
Berbagai tindak kecurangan dalam pengadaan barang atau jasa tentunya akan merugikan perusahaan. Karena itu, perlu adanya antisipasi agar tindakan tersebut dapat dicegah dan dihindari sedari awal.
Modus Umum Procurement Fraud
Prosedur pengadaan cukup kompleks dan banyak proses yang terlibat, sehingga cukup banyak jenis kasus procurement fraud. Akan lebih mudah untuk mendeteksi kecurangan tersebut jika Anda tahu apa saja modus umumnya.
Untuk lebih memahami procurement fraud, simak beberapa contoh paling umum berikut ini:
1. Pemalsuan Dokumen untuk Pemilihan Tender
Modus procurement fraud satu ini adalah memalsukan dokumen terkait kualifikasi tender yang akan dipilih. Pelaku bisa saja menentukan syarat tertentu yang lebih tidak bisa terpenuhi oleh vendor lainnya. Pelaku biasanya sudah bekerja sama dengan vendor tertentu agar bisa lolos pemilihan tender tersebut.
Pengaturan tidak adil seperti ini bukan hanya mengurangi kompetisi dan kualitas saja, tapi banyak dampak buruk lainnya. Bisa saja sebenarnya perusahaan tidak perlu membayar terlalu mahal untuk produk yang mereka dapatkan. Kasus seperti ini biasa dinamakan juga dengan kolusi, yang terjadi bukan hanya di bagian pengadaan namun juga aspek bisnis lainnya.
2. Kenaikan Harga Tidak Wajar
Adanya kenaikan harga tidak wajar bisa menjadi salah satu bentuk procurement fraud. Pelaku bisnis tentu tahu jika ada harga tidak wajar, terutama ketika berselisih jauh dengan harga pasar saat itu.
Dampak kenaikan harga atau mark up tidak wajar ini kurang lebih sama, yaitu perusahaan harus membayar lebih mahal untuk hasil yang kurang maksimal. Perusahaan harus lebih rajin dalam membandingkan harga agar terhindar dari praktik curang seperti ini.
Kasus ini juga cenderung bisa terjadi saat ada orang dalam perusahaan yang bekerja sama dengan vendor tertentu. Keuntungan dari harga yang “menggelembung” itu dibagi dua, yaitu untuk vendor pilihan dan orang dalam tersebut.
3. Transaksi Palsu
Salah satu modus procurement fraud yang juga cukup umum adalah transaksi palsu. Transaksi palsu bisa terjadi saat faktur yang digunakan tidak sesuai dengan yang sebenarnya terjadi.
Misalnya, faktur pembelian ada tapi sebenarnya barang tidak benar-benar dikirimkan ke perusahaan. Maka dari itu, sangat penting pemantauan atau audit terhadap rantai pasok barang.
4. Pembelian Barang/Layanan untuk Pribadi
Modus procurement fraud yang juga perlu diantisipasi adalah pembelian barang atau layanan untuk keperluan pribadi. Transaksi dan barang atau layanan tersebut memang benar-benar ada, namun tujuannya bukan untuk operasional bisnis. Hal ini perlu diantisipasi karena memungkinkan celah untuk mengakali transaksi yang sebenarnya bukan keperluan bisnis, namun pribadi.
Dampak Procurement Fraud untuk Bisnis
Dampak dari procurement fraud bisa dalam skala besar maupun kecil, tergantung dari dana atau nilai yang dicurangi. Bisnis bisa menjaga anggaran tetap optimal baik dari segi pemasukan maupun pengeluaran jika mampu mencegah fraud tersebut.
Berikut beberapa dampak procurement fraud yang perlu Anda pahami:
1. Memperburuk Citra Perusahaan
Jika citra atau reputasi brand menjadi buruk karena aktivitas fraud, hal itu bisa berpengaruh ke sudut pandang pelanggan. Mereka bisa saja merasa enggan untuk loyal atau berprasangka buruk terhadap brand tersebut.
Citra buruk tersebut bukan hanya akan berdampak pada konsumen, namun juga mitra dan stakeholder yang terkait lainnya. Investor bisa saja berpikir dua kali atau bahkan ragu untuk kembali memakai dana mereka karena kasus procurement fraud yang terjadi.
2. Kehilangan Dana
Kerugian finansial dari kasus procurement berarti perusahaan kehilangan dana dalam jumlah tertentu. Padahal perusahaan sudah mengalokasikan sejumlah dana untuk membayar sejumlah barang, tapi malah barangnya tidak ada. Meskipun ada, bisa saja barang tersebut bukan memberi manfaat bagi perusahaan, tapi justru untuk individu tertentu.
Sama halnya dengan kasus mark-up yang menyebabkan perusahaan kehilangan dana karena tidak mendapatkan hasil yang sesuai. Jika nilai yang dikorbankan terlalu besar, perusahaan akan kesulitan untuk membuat kondisi finansial stabil kembali.
3. Pengurangan Performa
Sebenarnya berbagai kasus dalam internal perusahaan maupun eksternal bisa menghambat performa operasional. Tapi skalanya bisa berbeda tergantung dari tingkat kerugian akibat kasus tersebut. Dalam konteks procurement fraud, setidaknya ada aspek tertentu yang mengalami penurunan performa seperti pengiriman.
Penyelesaian proyek bisa tertunda, baik karena barang yang ternyata tidak sampai sesuai rencana, atau barang yang sampai ternyata berkualitas rendah. Jika barang terkait tidak sesuai standar, maka tim harus bertanggung jawab untuk mencari penggantinya. Kondisi seperti ini bisa menghambat operasional dan bisa saja berdampak pada aspek lainnya.
Cegah Procurement Fraud dengan Langkah yang Tepat
Memahami procurement fraud sangatlah penting agar bisa mencegah agar tindakan seperti ini tidak terjadi. Berikut beberapa upaya pencegahan procurement fraud yang bisa diterapkan oleh perusahaan:
1. Audit Optimal
Perusahaan perlu berinvestasi terhadap kualitas audit baik dari fasilitas maupun sumber daya manusia. Meski harus mengerahkan waktu lebih banyak, tapi hal ini penting karena bertujuan untuk menjaga kualitas pengadaan secara menyeluruh.
Lakukan audit dari bagian paling umum sampai ke yang spesifik sekali pun. Semakin optimal proses audit, maka segalanya akan lebih transparan dan lebih mudah tahu aspek mana yang perlu dibenahi.
2. Riset Menyeluruh Terkait Calon Mitra
Kecurangan pengadaan terkadang terjadi dalam kerja sama dengan mitra atau vendor dan bisa merugikan perusahaan. Karena itu, penting untuk riset seputar calon mitra secara menyeluruh dan mendalam.
Cek apakah vendor terkait tersebut benar-benar bisnis/perusahaan sesungguhnya atau ternyata fiktif. Pahami juga ulasan dari para pelanggan terkait vendor tersebut dan periksa apakah ada rekam jejak buruk atau tidak. Jangan lupa untuk sesuaikan pemilihan vendor dengan visi-misi perusahaan.
3. Digitalisasi Administrasi
Langkah yang tak kalah pentingnya untuk mencegah procurement fraud dan tindakan kecurangan lainnya yang mengancam bisnis adalah digitalisasi administrasi. Digitalisasi administrasi akan memudahkan bisnis memantau dan mengontrol proses pengadaan. Anda pun bisa mengetahui di titik mana kemungkinan procurement fraud terjadi dan melakukan tindakan pencegahan.
Digitalisasi administrasi juga perlu dibarengi dengan teknologi verifikasi yang aman, seperti tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi. Adanya TTE tersertifikasi membuat dokumen tidak bisa dipalsukan, sehingga mengurangi risiko fraud. Pastikan Anda menggunakan platform PSrE yang berkualitas, terpercaya, dan terjamin keamanannya, seperti Privy.
Privy adalah penyedia tanda tangan elektronik, termasuk e-meterai, yang sudah tersertifikasi dan diakui oleh hukum. Anda dapat menggunakan e-meterai yang terjamin keamanan dan legalitasnya dengan nyaman bersama Privy. Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan.
Privy juga memungkinkan Anda untuk menambahkan stempel, segel, dan e-meterai untuk mempermudah administrasi dokumen. Terdapat beberapa fitur lainnya di platform Privy yang bisa menunjang bukan hanya keamanan administrasi tapi juga potensi kolaborasi.
Ingin mengoptimalkan administrasi dan meningkatkan efektivitas bisnis Anda? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
