Disposisi adalah instruksi atau arahan dari pimpinan terhadap suatu dokumen atau surat agar diproses oleh unit atau pihak tertentu. Transformasi disposisi di era digital semakin banyak digunakan oleh perusahaan, termasuk pada industri logistik.
Penggunaan disposisi digital semakin populer karena menawarkan berbagai manfaat serta proses penerapan yang relatif mudah. Melalui sistem ini, pengelolaan dan distribusi informasi dalam dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai manfaat disposisi digital serta cara implementasinya dalam industri logistik.
Apa Itu Disposisi Digital?
Disposisi digital adalah proses pemberian arahan, instruksi, atau penugasan terhadap suatu dokumen atau informasi secara elektronik melalui sistem digital, tanpa menggunakan dokumen fisik atau kertas.
Implementasi disposisi digital biasanya dilakukan melalui aplikasi manajemen dokumen, sistem persuratan elektronik, atau platform workflow perusahaan.
Dengan disposisi digital, pimpinan atau pihak yang berwenang dapat meneruskan dokumen, memberikan instruksi, serta menentukan tindak lanjut kepada unit atau karyawan tertentu secara online.
Peran Disposisi Digital dalam Industri Logistik
Dalam industri logistik, disposisi manual biasanya dilakukan dalam berbagai proses operasional, antara lain:
- Persetujuan klaim kargo.
- Validasi surat jalan.
- Persetujuan pembelian armada.
- Otorisasi pembayaran kepada vendor.
Proses ini umumnya dilakukan dengan menggunakan dokumen atau catatan fisik yang dibuat dan ditandatangani secara langsung oleh pimpinan atau pejabat yang memiliki wewenang.
Sementara itu, disposisi digital merupakan bentuk modernisasi dari proses persetujuan yang sebelumnya dilakukan secara manual. Dalam sistem ini, persetujuan atau instruksi diberikan melalui aplikasi berbasis cloud atau platform perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan.
Melalui proses digital ini, penggunaan kertas tidak lagi diperlukan karena seluruh dokumen sudah tersedia dalam bentuk digital.
Selain membuat proses kerja lebih efisien, digitalisasi disposisi juga dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen selama proses pengiriman. Disposisi digital juga meningkatkan keamanan dalam pengelolaan dokumen perusahaan.
Manfaat Disposisi Digital untuk Industri Logistik
Berikut beberapa manfaat disposisi digital untuk industri logistik:
1. Mempercepat Waktu Proses
Disposisi digital memungkinkan proses kerja berlangsung jauh lebih cepat. Tanpa sistem ini, berbagai proses dalam industri logistik berpotensi berjalan lebih lambat.
Misalnya, persetujuan klaim invoice pengiriman, validasi surat jalan, atau permintaan pembelian suku cadang dapat memakan waktu hingga beberapa hari jika masih dilakukan secara manual.
Namun, ketika proses tersebut sudah menggunakan sistem digital, waktu pemrosesan bisa menjadi jauh lebih singkat. Manajer atau pimpinan tidak perlu lagi menunggu dokumen fisik seperti surat pengiriman atau permintaan pembelian. Hal ini karena dokumen tersebut dapat langsung dikirim dan diakses melalui komputer maupun perangkat seluler.
Dengan diterimanya dokumen secara lebih cepat oleh pimpinan, keputusan juga dapat segera diambil. Hal ini membantu operasional logistik berjalan lebih lancar, sehingga truk pengiriman dapat berangkat tepat waktu dan barang bisa sampai ke tujuan dengan lebih cepat.
2. Menghemat Biaya Operasional
Biaya yang timbul dari penggunaan administrasi berbasis kertas terbilang cukup besar. Misalnya, membeli tinta printer, kertas, perawatan mesin fotokopi, dan pengiriman dokumen. Jika masih menggunakan sistem manual, biaya operasional bisa sangat tinggi.
Berbeda dengan disposisi digital, di mana seluruh proses dilakukan secara elektronik. Mulai dari pembuatan dokumen hingga pengiriman semuanya dikelola melalui teknologi digital. Dengan cara ini, banyak biaya operasional yang bisa dihemat, sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan.
3. Meringankan Pekerjaan
Manfaat lain dari digitalisasi disposisi adalah meringankan beban kerja karyawan. Dengan menggunakan sistem ini, karyawan di perusahaan logistik dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Banyak proses kerja yang dapat berjalan otomatis berkat teknologi canggih.
Manajer gudang dan kepala operasional pun tidak perlu lagi turun ke lapangan untuk mengecek stok atau memantau bongkar muat barang. Dengan disposisi digital, seluruh tim bisa melakukan pemantauan dan pengecekan langsung melalui perangkat yang terhubung ke internet.
Hal ini membuat manajer dan pimpinan lebih fleksibel dalam mengambil keputusan, karena tidak harus selalu berada di kantor.
4. Meningkatkan Keamanan Data
Keamanan data dan dokumen jauh lebih terjamin ketika menggunakan disposisi digital. Dengan sistem ini, Anda tidak perlu khawatir kehilangan dokumen fisik atau kerusakan akibat hama, bencana alam, atau faktor lingkungan lainnya.
Semua dokumen yang sudah berbentuk digital tersimpan dengan aman di perangkat, sehingga tetap terlindungi dalam kondisi apapun.
Selain itu, server tempat penyimpanan dokumen biasanya dilengkapi dengan sistem keamanan berlapis dan enkripsi tingkat tinggi.
Sistem ini membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang, umumnya mereka yang memiliki username dan password resmi. Dengan demikian, dokumen perusahaan tetap aman dan terkontrol.
5. Mempermudah Pelacakan Status
Salah satu permasalahan yang sering dialami perusahaan logistik dengan disposisi manual adalah sulit melacak status dokumen. Karena alurnya masih manual, manajer harus menanyakan secara langsung apakah dokumen sudah dibuat, atau sudah sampai ke pihak yang dituju.
Solusinya adalah mengganti disposisi manual dengan sistem digital. Dengan dokumen yang berbentuk digital, pelacakan menjadi jauh lebih mudah.
Setiap pihak yang memiliki hak akses dapat melihat status terkini dokumen, misalnya berapa lama dokumen dalam perjalanan atau siapa yang sedang meninjau dokumen tersebut. Sistem ini membantu mempercepat proses operasional dan membuat bisnis berjalan lebih efisien.
Implementasi Disposisi Digital di Industri Logistik
Mengimplementasikan disposisi digital bukanlah hal yang sederhana, karena membutuhkan beberapa tahapan agar sistem yang digunakan benar-benar dapat mendukung dan mempermudah operasional bisnis.
Berikut tahapan implementasi disposisi dalam industri logistik:
1. Memetakan Alur Persetujuan
Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi dokumen-dokumen yang memerlukan disposisi. Setiap dokumen harus memiliki alur yang jelas dan terstruktur.
Misalnya, dokumen delivery order dengan nilai di atas batas tertentu harus mendapatkan disposisi langsung dari pimpinan perusahaan sebelum diproses lebih lanjut.
2. Integrasi dengan Sistem Lain
Setelah alur dokumen ditentukan, langkah berikutnya adalah mengintegrasikan sistem disposisi digital dengan sistem lain yang sudah digunakan, misalnya Warehouse Management System (WMS) atau Transportation Management System (TMS).
Melalui integrasi ini, setiap kali staf menginput data, sistem akan secara otomatis mengirimkan permintaan disposisi ke pimpinan tanpa perlu proses manual tambahan.
3. Pelatihan dan Uji Coba
Pelatihan menjadi langkah penting karena staf senior yang terbiasa bekerja dengan dokumen kertas mungkin kesulitan menggunakan sistem digital. Lakukan pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kemampuan staf dalam memanfaatkan teknologi modern.
Selain itu, lakukan uji coba sistem secara bertahap di satu cabang atau gudang terlebih dahulu, kemudian evaluasi setiap permasalahan yang muncul agar sistem bisa berjalan lebih lancar saat diterapkan secara menyeluruh.
Perkuat Keabsahan Disposisi dengan TTE Tersertifikasi
Meskipun disposisi digital menawarkan banyak manfaat, masih ada perusahaan yang ragu menggunakannya karena khawatir soal kekuatan hukumnya. Sebenarnya, kekhawatiran ini tidak perlu karena dokumen digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen bertanda tangan basah, asalkan menggunakan tanda tangan elektronik (TTE) yang sudah tersertifikasi.
Cara terbaik untuk memastikan disposisi digital diakui secara sah adalah dengan menggunakan TTE tersertifikasi. Salah satu pilihan yang terpercaya adalah tanda tangan elektronik dari Privy, yang sudah diakui oleh OJK dan KOMDIGI. Dengan menggunakan TTE ini, disposisi digital Anda akan memiliki status hukum yang sah dan diakui resmi.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan layanan tanda tangan elektronik yang tepercaya!
Frequently Asked Questions
Apa saja manfaat disposisi digital pada industri logistik?
Menghemat biaya operasional, mempercepat waktu proses, meningkatkan keamanan data, meringankan pekerjaan, dan mempermudah pelacakan status.
Bagaimana cara implementasi disposisi digital di industri logistik?
Memetakan alur persetujuan, mengintegrasikan dengan sistem lain, dan melakukan pelatihan serta uji coba.
Apa saja permasalahan yang dihadapi perusahaan logistik ketika menggunakan disposisi manual?
Permasalahannya adalah kesulitan dalam mengecek status dokumen.
Bagaimana cara memperkuat keabsahan disposisi digital?
Caranya adalah dengan menggunakan TTE tersertifikasi dari PSrE resmi, seperti Privy.
