Penggunaan bea meterai pada dokumen digital harus memenuhi ketentuan yang berlaku, agar terhindar dari kesalahan yang membuat meterai tidak sah. Saat ini, bea meterai tidak hanya dipakai pada dokumen fisik saja tetapi juga digunakan pada dokumen digital. Supaya dokumen yang dibubuhi materi ini bisa sah di mata hukum maka harus bisa menggunakannya dengan benar sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku.
Agar bisa menggunakan meterai ini dengan baik sebaiknya pelajari ketentuan penggunaannya berikut ini.
Kesalahan Umum Penerapan Bea Meterai pada Dokumen Digital
Sebelum membahas bagaimana ketentuan dan cara penggunaan meterai, Anda harus mempelajari terlebih dahulu kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan. Berikut beberapa kesalahan umum yang terjadi saat menerapkan bea meterai pada dokumen digital:
1. Menganggap Dokumen Digital tidak Perlu Pakai Meterai
Banyak yang beranggapan dokumen digital tidak harus menggunakan meterai. Anggapan seperti ini tidak sepenuhnya salah karena ada beberapa jenis dokumen digital yang memang tidak membutuhkan e-meterai.
Contoh dokumennya adalah surat pribadi dan dokumen internal perusahaan. Dokumen-dokumen seperti ini akan tetap bisa digunakan meskipun tidak dibubuhi meterai. Namun, terdapat dokumen yang memerlukan e-meterai, seperti surat perjanjian atau surat kontrak kerja.
Dokumen seperti ini wajib dibubuhi meterai agar memiliki kekuatan hukum dan dianggap sah oleh instansi terkait. Jika ingin membubuhi meterai di dokumen digital sebaiknya kunci dokumen digital setelah diberi bea meterai.
Kalau dokumen digital belum dikunci maka bisa diedit setelah ditempeli meterai dan dianggap tidak sah.
2. Menggunakan e-Meterai Palsu atau Tidak Terverifikasi
Penggunaan e-meterai palsu juga masih marak dilakukan. Biasanya orang-orang yang menggunakan meterai seperti ini tidak mengetahui bahwa materi yang digunakan bukan meterai asli atau terverifikasi.
Jika meterai yang digunakan merupakan materi palsu maka dokumen yang dibubuhi meterai dianggap tidak resmi atau tidak sah.
Agar terhindar dari meterai palsu sebaiknya beli meterai di sumber yang terpercaya. Selain itu, Anda juga harus melakukan verifikasi e-meterai sebelum ditempelkan.
Verifikasi ini bisa dilakukan melalui situs resmi atau instansi terkait. Proses verifikasi ini harus dilakukan untuk memastikan bahwa meterai yang digunakan asli dan dokumen yang dibubuhi meterai sudah sah.
3. Tidak Mencantumkan Meterai Saat Proses Pembubuhan TTE
Kesalahan lain yang juga sering dilakukan adalah tidak mencantumkan meterai ketika proses pembubuhan tanda tangan elektronik. Kesalahan ini bisa menyebabkan dokumen bisa diedit dan dianggap tidak sah. Seharusnya meterai harus ditempelkan setelah dokumen digital ditandatangani.
Meterai berfungsi sebagai alat untuk menguji dokumen dan memastikan bahwa tidak ada lagi perubahan setelah dokumen ditandatangani. Posisi meterai saat ditempelkan juga harus diperhatikan karena posisi meterai juga mempengaruhi keabsahan dokumen.
4. Menggunakan Meterai Berulang untuk Banyak Dokumen
Kesalahan terakhir yang dilakukan adalah memakai meterai secara berulang kali untuk banyak dokumen. Kesalahan ini termasuk kesalahan yang fatal karena penggunaan meterai tidak boleh dilakukan lebih dari satu kali. Jika meterai sudah ditempelkan, berarti meterai sudah dipakai dan tidak bisa dipakai lagi untuk dokumen lain.
Kalau sampai menggunakan meterai yang sama maka dokumen-dokumen yang dibubuhi meterai akan tidak sah. Selain itu, perhatikan juga jenis meterai yang digunakan, pastikan untuk menggunakan jenis meterai yang tepat sesuai dengan jenis dokumen.
Ketentuan Bea Meterai untuk Dokumen yang Ditandatangani Secara Elektronik
Setelah memahami kesalahan dalam pemakaian meterai, selanjutnya Anda harus memahami ketentuan penggunaan bea meterai untuk dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik. Berikut beberapa ketentuan yang harus dipatuhi:
1. Perhatikan Posisi Meterai pada Dokumen
Pastikan posisi meterai tidak tumpang tindih dengan tanda tangan digital. Peletakan meterai yang tumpang tindih biasanya berlaku pada dokumen manual bukan digital.
Untuk meterai elektronik atau e-meterai, posisikan tanda tangan dan e-meterai secara berdampingan. Contohnya meletakkan tanda tangan elektronik di bagian kanan dan meterai di bagian kiri.
Usahakan juga tanda tangan tidak mengenai meterai agar kode QR di meterai bisa terbaca.
2. Gunakan Dokumen Sesuai Ketentuan
Selain itu, pastikan juga bahwa dokumen yang dibubuhi tanda tangan dan meterai sudah memenuhi ketentuan. Ketentuannya adalah dokumen harus berformat PDF dengan ukuran maksimal 4 MB.
Kalau ukuran dan tipenya sudah tepat, Anda tidak perlu lagi mengubah ukuran dokumen yang sudah diberi meterai. Kalau dokumen diubah biasanya meterai tidak bisa dibaca secara sempurna oleh sistem.
3. Bubuhkan Tanda Tangan Elektronik dengan Tepat
Langkah yang juga penting adalah membubuhkan tanda tangan elektronik (TTE) dengan tepat pada dokumen. Caranya dengan memberikan tanda tangan terlebih dahulu pada dokumen sebelum membubuhi e-meterai.
Setelah ditandatangani, Anda bisa membubuhi e-meterai dengan posisi sesuai dengan ketentuan yang disebutkan.
Gunakan e-Meterai dan TTE dari Penyedia Layanan Resmi
Jika Anda ingin menggunakan e-meterai dan TTE, pastikan untuk menggunakannya dari penyedia resmi yang sudah diakui di Indonesia. Berikut tips untuk menggunakan e-meterai dan TTE yang resmi:
1. Cek Legalitas Penyedia
Mengecek legalitas penyedia layanan merupakan hal yang wajib dilakukan karena masih banyak penyedia yang legalitasnya tidak jelas. Penyedia yang resmi atau legal biasanya sudah mempunyai izin usaha dan sudah diawasi oleh otoritas terkait.
Selain itu, penyedia juga selalu mendapatkan testimoni dan review positif dari pelanggan-pelanggannya.
2. Cek Keaslian meterai
Setelah memastikan legalitas penyedia, selanjutnya tinggal mengecek keaslian e-meterai yang mereka sediakan. Untuk mengetahui asli dan tidaknya meterai maka yang harus dilakukan adalah mengecek keberadaan kode unik berupa nomor seri.
Meterai yang asli biasanya mempunyai kode unik, gambar Garuda Pancasila dan tulisan meterai elektronik menggunakan huruf kapital.
Selain memiliki tanda-tanda tersebut, tarif bea meterai juga terlihat pada meterai. meterai asli akan memiliki keterangan tarif dengan tulisan “SEPULUH RIBU RUPIAH” (huruf kapital).
Kini Anda bisa menggunakan e-meterai yang aman dengan mudah bersama Privy. Privy juga menyediakan layanan TTE tersertifikasi yang telah diakui dan sah secara hukum di Indonesia.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 71 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang!
Frequently Asked Questions
- Apa saja kesalahan umum dalam menggunakan bea meterai?
Kesalahan yang umumnya dilakukan adalah menganggap dokumen digital tidak membutuhkan meterai, menggunakan meterai palsu, tidak mencantumkan meterai ketika menandatangani dokumen, dan menggunakan meterai berulang kali.
- Bagaimana cara penggunaan bea meterai di dokumen yang ditandatangani secara elektronik?
Caranya adalah membubuhkan meterai pada bagian samping kiri tanda tangan elektronik.
- Bagaimana cara memilih penyedia layanan bea meterai?
Caranya adalah mengecek kualitas penyedia dan keaslian bea meterai.
- Apa saja ciri-ciri bea meterai digital asli?
Ciri-cirinya adalah mempunyai kode unik, memiliki gambar Garuda Pancasila, dan ada tulisan meterai elektronik dengan huruf kapital.
