Tanda tangan elektronik adalah jenis tanda tangan yang tidak memerlukan alat tulis dan kertas untuk melakukannya, tetapi tetap memiliki nilai yang sah di mata hukum. Banyak bisnis baru menyadari pentingnya Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi setelah mengalami masalah, seperti dokumen tercecer atau proses persetujuan yang berlarut-larut. Padahal, ada tanda-tanda yang bisa dikenali sejak dini sebelum kerugian terjadi. Berikut lima tanda yang perlu Anda waspadai.
Baca juga: Tanda Tangan Elektronik Membantu Akurasi Pelacakan Audit Trail di Excel
Tanda-tanda Bisnis Butuh Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Tanda tangan adalah hal krusial yang dapat menentukan masa depan bisnis Anda. Berikut ciri-ciri bahwa bisnis Anda mulai membutuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
1. Volume dokumen terus meningkat
Ketika jumlah kontrak, perjanjian, atau formulir yang perlu ditandatangani terus bertambah, proses manual seperti mencetak, menandatangani, dan memindai menjadi sesuatu yang kurang efisien. Setiap tahap manual ini menambah beban administratif dan memperlambat alur kerja tim. Semakin besar volume dokumen, semakin besar pula risiko dokumen tercecer, tertukar, atau tersimpan dalam versi yang salah, yang pada akhirnya bisa memicu kesalahan fatal dalam transaksi bisnis.
2. Tim bekerja dari berbagai lokasi
Model kerja jarak jauh dan hybrid kini dijalankan di banyak perusahaan. Oleh karena itu, tidak heran bila karyawan, mitra, dan klien akhirnya tersebar di berbagai kota bahkan negara. Itulah mengapa proses tanda tangan manual yang mengharuskan pertemuan tatap muka atau pengiriman dokumen fisik tidak lagi relevan.
Namun, dengan adanya tanda tangan elektronik tersertifikasi, Anda jadi bisa menandatangani dokumen kapan saja dan di mana saja. Hal ini tentu dapat memperlancar operasional bisnis meski tim Anda mungkin berada di area yang berbeda-beda. Sehingga, kondisi finansial perusahaan pun dapat terjamin.
3. Mulai sering terjadi keterlambatan closing deal
Proses tanda tangan manual yang bergantung pada pengiriman fisik dokumen kerap memperlambat penutupan transaksi, terutama ketika pihak yang terlibat berada di lokasi berbeda. Padahal, kecepatan proses persetujuan berdampak langsung pada siklus penjualan, arus kas, dan kepercayaan klien terhadap profesionalisme bisnis Anda. TTE tersertifikasi mempercepat proses ini karena verifikasi identitas dan persetujuan dokumen dapat diselesaikan hampir seketika, tanpa harus menunggu dokumen berpindah tangan secara fisik.
4. Kesulitan melacak status dokumen
Tanpa sistem yang terpusat, bisnis sering kehilangan jejak dokumen yang sudah ditandatangani, menunggu persetujuan, atau bahkan belum diterima oleh pihak terkait. Situasi ini memaksa tim menghabiskan waktu untuk menindaklanjuti status dokumen secara manual melalui email atau telepon. Platform TTE tersertifikasi umumnya dilengkapi dengan dashboard real-time yang memudahkan pemantauan status setiap dokumen dari satu tempat, sehingga tidak ada lagi dokumen yang terlupakan atau terlambat ditindaklanjuti.
5. Kebutuhan akan kepatuhan dan jejak audit
Ketika auditor atau regulator mulai meminta bukti sah atas dokumen elektronik yang digunakan perusahaan, TTE tersertifikasi menjadi hal yang sangat dibutuhkan oleh pemilik bisnis. Sebab, sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, dapat menjadi dokumen yang sulit disangkal.
Hal tersebut dapat menghasilkan jejak audit yang lengkap, meliputi kapan dokumen dikirim, dibuka, dan ditandatangani. Bukan hanya itu, jejak audit juga dapat memberikan identitas penandatangan dan timestamp untuk setiap aktivitas. Dengan begini, bisnis dapat menunjukkan bukti kepatuhan kapan pun dibutuhkan.
Solusi Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dari Privy
Privy merupakan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) RI. Dengan begitu, Anda bisa benar-benar yakin bahwa setiap tanda tangan elektronik yang diterbitkan memiliki kekuatan hukum yang sah.
Privy menjawab kelima tantangan di atas, yakni mendukung penandatanganan massal untuk volume dokumen tinggi, memungkinkan penandatanganan dari mana saja bagi tim yang tersebar, mempercepat verifikasi identitas untuk mempercepat closing deal, menyediakan dashboard real-time untuk memantau status dokumen, serta mencatat jejak audit lengkap yang siap diakses saat auditor atau regulator memintanya.
Baca juga: Memilih Penyedia Tanda Tangan Elektronik Legal dan Tepercaya
Mengenali tanda-tanda di atas sedini mungkin akan membantu bisnis Anda menghindari masalah dokumen yang berdampak pada operasional maupun kepatuhan hukum. Saatnya beralih ke tanda tangan elektronik tersertifikasi yang aman dan efisien. Temukan bagaimana Enterprise Plan Privy bisa membantu kelancaran operasional bisnis Anda melalui link berikut!
