Digitalisasi dokumen turut mengubah cara masyarakat menggunakan meterai. Jika dulu meterai identik dengan tempelan bergambar Garuda di atas kertas, kini berbagai dokumen elektronik dapat menggunakan e-Meterai sebagai pengganti meterai tempel. Lantas, apa itu e-Meterai dan bagaimana cara menggunakannya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Baca juga: Kapan Dokumen Digital Wajib Menggunakan e-Meterai?
Apa Itu e-Meterai?
e-Meterai adalah meterai resmi berbentuk elektronik yang dibubuhkan pada dokumen digital. Ciri khusus dari e-Meterai ini adalah unsur pengaman sesuai dengan ketentuan Pemerintah Republik Indonesia. Penggunaannya diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai serta Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2021.
e-Meterai berfungsi sebagai bukti pengenaan bea meterai atas dokumen elektronik, sekaligus memastikan bahwa dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum yang sah. Bea meterai yang dikenakan sebesar Rp10.000,00 sama seperti meterai tempel. Satu-satunya pihak berwenang yang menerbitkan e-Meterai di Indonesia adalah Peruri, yang kemudian didistribusikan secara resmi, salah satunya melalui Privy.
Perbedaan e-Meterai dan Meterai Tempel
Sebenarnya, perbedaan e-Meterai dan meterai tempel sangat jelas. Meterai tempel umumnya berbentuk kertas kecil yang ditempelkan langsung di atas dokumen kertas sebelum dibubuhi tanda tangan. Sementara itu, e-Meterai adalah meterai berbentuk elektronik yang dibubuhkan pada dokumen digital tanpa wujud fisik sama sekali.
Karena berbahan kertas, meterai tempel lebih rentan sobek, hilang, atau dipalsukan menggunakan kertas tiruan. Sebaliknya, e-Meterai telah dilengkapi dengan tiga lapisan keamanan, yaitu fitur overt seperti QR code unik, fitur covert yang hanya terbaca oleh alat khusus, dan fitur forensic yang hanya dapat diidentifikasi oleh sistem Peruri.
Selain komponen pembuatannya, perbedaan berikutnya juga terletak pada posisi penempatannya. Anda perlu mebubuhkan sebagian meterai tempel di bawah tanda tangan pihak yang berwenang. Hal ini berbanding terbalik dengan e-Meterai yang justru tidak boleh tertutup tanda tangan elektronik agar kode QR-nya tetap dapat dibaca oleh sistem. Dengan begitu, tanda tangan umumnya ditempatkan bersebelahan dengan tanda tangan digital.
Di antara perbedaan-perbedaan tersebut, baik meterai tempel maupun e-Meterai keduanya setara di mata hukum. E-Meterai memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai fisik, sepanjang diterbitkan oleh distributor resmi yang bekerja sama dengan Peruri, sesuai dengan Pasal 5 Ayat (1) UU No. 11 Tahun 2008.
Cara Kerja e-Meterai
Ketika pengguna membeli e-Meterai melalui distributor resmi seperti Privy, pengguna dapat mengunggah dokumen digital ke sistem penyedia layanan. Setelah itu, Anda hanya perlu menempatkan e-Meterai pada posisi yang dipilih, biasanya di dekat nama pihak yang menandatangani dokumen.
Setiap e-Meterai bersifat unik dan hanya dapat digunakan satu kali pada satu dokumen. Setelah dibubuhkan, dokumen tidak boleh lagi diubah karena perubahan apa pun akan membuat sistem mendeteksi ketidaksesuaian dan e-Meterai menjadi tidak valid. Oleh karena itu, pastikan dokumen sudah final sebelum e-Meterai dibubuhkan.
Fungsi e-Meterai pada Dokumen Digital
Fungsi utama e-Meterai adalah bukti pengenaan Bea Meterai atas dokumen elektronik yang menandakan dokumen telah memenuhi kewajiban perpajakan sesuai UU Bea Meterai. Selain itu, e-Meterai juga memperkuat keabsahan hukum dokumen digital, menjadikannya alat bukti yang kuat jika terjadi sengketa karena keasliannya dapat diverifikasi kapan saja melalui sistem resmi Peruri.
Fungsi lain yang tidak kalah penting dari e-Meterai adalah mendukung transformasi menuju paperless office di berbagai sektor. Dengan e-Meterai, proses pengesahan dokumen tidak lagi memerlukan kertas fisik maupun perjalanan ke kantor pos. Hal semacam itu tentu dapat mempercepat alur kerja sekaligus mengurangi jejak karbon yang timbul dari penggunaan kertas, perjalanan menuju kantor pos, dan pengantaran surat ke tujuan.
Contoh Dokumen Digital yang Butuh e-Meterai
Berdasarkan PP Nomor 86 Tahun 2021 Pasal 3 Ayat 2, dokumen digital yang membutuhkan e-Meterai antara lain nota kesepahaman (MoU), surat pernyataan, surat rekomendasi, surat berharga, akta notaris dan salinannya, akta PPAT, dokumen lelang, berita acara, serta dokumen transaksi bisnis lainnya seperti kontrak kerja sama dan perjanjian jual beli.
Sebaliknya, dokumen yang tidak memerlukan meterai antara lain ijazah, SKCK, slip gaji, dokumen dana pensiun, dan bukti pembayaran tunjangan kerja. Selain itu, Anda juga tidak perlu membubuhkan meterai digital pada surat yang berkaitan dengan hubungan kerja maupun kegiatan sosial dan keagamaan.
Cara Verifikasi Keaslian e-Meterai
Dengan kemudahan yang ditawarkan, tidak heran jika Anda khawatir meterai digital itu palsu. Padahal, sebenarnya e-Meterai telah memiliki tiga lapisan fitur keamanan, yaitu fitur overt yang bisa dilihat langsung (lambang Garuda, tulisan “METERAI ELEKTRONIK”, dan QR code unik), fitur covert yang hanya terbaca dengan scanner khusus, serta fitur forensic yang hanya dapat diidentifikasi menggunakan teknologi khusus.
Ada beberapa cara untuk memverifikasi keasliannya. Pertama, melalui signature panel di aplikasi pembaca PDF yang menampilkan status “Signed by Meterai Elektronik” beserta kode unik dan riwayat pengeditan dokumen. Kedua, Anda bisa mengunjungi situs resmi Verifikasi PDF dari Privy melalui browser atau mengunduh aplikasinya. Setelah itu, Anda hanya cukup mengunggah dokumen PDF yang ingin diverifikasi, dan sistem akan segera menampilkan status keaslian e-Meterai di dalamnya.
Baca juga: Fungsi, Jenis, dan Contoh Surat Pernyataan Bermeterai di Bidang HR
Dapatkan e-Meterai Resmi di Privy
Setelah membaca penjelasan di atas, kini Anda tahu bahwa Privy merupakan distributor resmi e-Meterai, sehingga keaslian setiap e-Meterai yang dibeli melalui platform ini pun terjamin. Tak sampai di sana saja, Privy juga menawarkan fitur tanda tangan elektronik tersertifikasi bernama Privy Sign, sehingga pengguna dapat menandatangani dan membubuhkan meterai pada satu dokumen dalam satu ekosistem terintegrasi.
Cara membelinya pun cukup mudah karena Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkah berikut:
- Lakukan registrasi atau login ke melalui aplikasi Privy.
- Lakukan pembelian personal plan jika belum aktif.
- Top up saldo e-Meterai dengan mengeklik tombol “Top Up e-Meterai.”
- Masukkan jumlah yang ingin dibeli.
- Selesaikan pembayaran melalui virtual account, QRIS, kartu kredit, atau GoPay.
- Pilih workflow, lalu unggah dokumen berformat PDF, JPG, PNG, atau Word.
- Pilih opsi “Sign with E-Meterai.”
- Tempatkan e-Meterai pada posisi yang diinginkan.
- Bubuhkan tanda tangan elektronik.
- Klik “Lanjutkan”dan tunggu hingga status dokumen berubah menjadi “Completed”.
Itulah penjelasan lengkap seputar apa itu e-Meterai, perbedaannya dengan meterai tempel, cara kerja, fungsi, contoh dokumen yang bisa dibubuhi meterai digital, hingga cara memverifikasi keaslian meterai. Pada dasarnya, e-Meterai hadir sebagai solusi digital yang memudahkan masyarakat dan perusahaan untuk mengesahkan dokumen elektronik tanpa mengurangi kekuatan hukumnya.
Jika Anda sedang mencari kemudahan tersebut, dapatkan e-Meterai resmi dengan membelinya melalui platform resmi seperti Privy!
