Verifikasi dokumen digital adalah proses verifikasi menyeluruh terhadap berbagai elemen dalam sebuah dokumen dan mendukung terbangunnya digital trust. Dokumen digital menjadi bagian penting dalam kebutuhan bisnis saat ini, terlebih dengan berkembangnya teknologi. Kemudahan dan efisiensi yang diberikan membuat dokumen digital banyak digunakan. Meski begitu, dokumen digital tidak lepas dari risiko keamanan.
Hal ini yang membuat langkah verifikasi memegang peran penting dalam memastikan keamanan dan keabsahan dokumen. Lalu, apa itu verifikasi dokumen digital?
Verifikasi dokumen digital adalah proses verifikasi menyeluruh terhadap berbagai elemen dalam sebuah dokumen, mencakup siapa pembuatnya hingga perubahan data di dalamnya. Melalui proses verifikasi yang tepat, Anda bisa menjaga keamanan dan mencegah tindak pemalsuan atau penyalahgunaan dokumen digital.
Verifikasi dokumen digital juga berperan penting dalam proses membangun digital trust, yang signifikan untuk kelangsungan bisnis. Bagaimana caranya? Temukan jawabannya pada pembahasan berikut!
Mengapa Verifikasi Dokumen Digital Dibutuhkan?
Banyak bisnis yang kini sudah menerapkan digitalisasi dan menggunakan dokumen elektronik, namun belum paham pentingnya proses verifikasi. Padahal tanpa verifikasi, suatu dokumen digital susah untuk dipercaya.
Anda tidak bisa tahu dokumen tersebut membuat informasi yang kredibel dan absah dibuat oleh yang berwenang atau tidak tanpa diverifikasi. Verifikasi digital semakin penting sekarang ini mengingat banyaknya manipulasi dokumen yang merugikan, baik untuk individu maupun perusahaan.
Salah satu fungsi utama verifikasi adalah untuk memastikan dokumen terkait itu asli. Dokumen digital harus dijaga agar tidak ada yang sembarang menyusun atau mengubahnya. Terutama dokumen-dokumen penting seperti ijazah, kontrak kerja, dan dokumen identitas.
Tanpa integritas tinggi, dokumen tersebut susah untuk dipercaya. Verifikasi dokumen digital juga bisa membantu mencegah data pribadi disalahgunakan. Dokumen bisa divalidasi tanpa harus menyebar maupun mencuri informasi sensitif.
Lebih dari itu, verifikasi dokumen diperlukan atas dasar regulasi. Terutama bagi institusi profesional, sangat penting untuk memiliki standar pengelolaan dokumen yang memenuhi syarat hukum. Hal ini berlaku untuk hampir semua sektor, mulai dari perbankan, pendidikan, logistik, hingga kesehatan.
Komponen Utama Verifikasi Dokumen Digital
Dalam menunjang fungsinya, verifikasi dokumen digital memiliki beberapa komponen utama. Komponen-komponen tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen benar, pengirimnya sah, dan proses dapat ditelusuri secara transparan.
Berikut beberapa komponen utama dalam proses verifikasi dokumen digital:
1. Verifikasi Identitas
Verifikasi identitas proses verifikasi yang memastikan bahwa pihak yang mengakses atau menandatangani dokumen memang orang yang berhak. Tujuannya untuk mencegah penyalahgunaan identitas dan mencegah pemalsuan dokumen.
Proses verifikasi identitas bisa menggunakan sistem keamanan yang diketahui pengguna, antara lain:
-
- Kata sandi/password.
- Kode OTP.
- Verifikasi data biometrik.
- Face recognition.
2. Prinsip Non-Repudiation
Prinsip non-repudiation adalah jaminan bahwa pihak pengelola dokumen tidak bisa menyangkal hasil dari tindakan atas dokumen tersebut. Bentuk tindakan tersebut umumnya berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen digital.
Prinsip non-repudiation memastikan bahwa identitas pengguna “terikat” dengan dokumen. Langkah ini penting untuk menjaga keabsahan dan memberikan kekuatan hukum pada sebuah dokumen digital. Jadi, dokumen bisa menjadi barang bukti untuk keperluan hukum di kemudian hari.
Penerapan prinsip non-repudiation dapat didukung oleh penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi. TTE tersertifikasi memiliki sertifikat elektronik yang terenkripsi dan teknologi kriptografi untuk menjaga keabsahan dokumen.
Bagi organisasi yang terbiasa bertransaksi secara digital, non-repudiasi bisa menjadi pengaman agar dokumen terikat erat pada identitas bersangkutan. Penerapan non-repudiasi bisa mencegah kehilangan reputasi, penipuan, risiko sengketa dan sebagainya.
3. Status Tanda Tangan
Status tanda tangan elektronik menjadi komponen penting dalam verifikasi dokumen digital. TTE yang dikeluarkan oleh PSrE resmi memiliki sertifikat elektronik yang berinduk pada KOMDIGI RI.
Sertifikat elektronik adalah dokumen yang diterbitkan oleh PSrE dan berfungsi sebagai alat verifikasi yang sah secara hukum. Sertifikat elektronik tersebut menjadi penanda bahwa:
- TTE yang dibubuhkan tidak mengalami perubahan (intact).
- Identitas penanda tangan terverifikasi.
- Didukung fitur Long Term Validation (LTV), yang memastikan TTE bisa terverifikasi dalam jangka panjang.
- Memiliki timestamp waktu penandatanganan dokumen.
Peran Verifikasi Dokumen Digital dalam Membangun Digital Trust
Langkah verifikasi digital yang tepat berperan penting dalam membentuk fondasi keamanan dan kepercayaan pengguna. Berikut beberapa peran verifikasi dokumen digital dalam membangun dan meningkatkan digital trust:
1. Meningkatkan Kepercayaan
Verifikasi dokumen digital membantu meningkatkan kepercayaan, terutama dengan rekan bisnis atau pengguna layanan. Masing-masing pihak akan merasa lebih aman dalam berinteraksi dan bertransaksi berdasarkan dokumen yang terverifikasi.
Untuk konteks bisnis, verifikasi dapat mengurangi keraguan pengguna terhadap layanan yang digunakan. Pengguna akan merasa lebih aman dalam berbagi data pribadi, dan menilai layanan tersebut kredibel.
2. Mendorong Penggunaan Layanan Digital
Proses verifikasi dokumen yang mudah dan aman akan mendorong penggunaan layanan digital. Berbeda dengan proses verifikasi manual, verifikasi digital memotong lebih banyak waktu dan tenaga.
Verifikasi secara otomatis membuat proses pemeriksaan identitas, onboarding pengguna, hingga transaksi digital menjadi lebih cepat. Hal ini memberikan efisiensi baik bagi bisnis sebagai penyedia layanan maupun konsumen sebagai pengguna.
3. Dasar Kepastian Hukum
Dengan verifikasi dokumen yang optimal, pihak terkait bisa mencegah permasalahan hukum dan kehilangan reputasi. Terlebih lagi dengan regulasi terkait dokumen dan data pribadi yang sudah semakin ketat.
Jika Anda tidak segera menyiapkan sistem verifikasi yang optimal untuk dokumen Anda, akan lebih sulit untuk menangani masalah hukum jika terjadi di masa depan.
Menyediakan sistem verifikasi dokumen digital bisa mencegah tuntutan atau sanksi hukum karena Anda patuh terhadap regulasi data dan dokumen digital.
4. Dasar Pengambilan Keputusan
Verifikasi dokumen yang tepat dan cepat akan mempermudah Anda dalam mengambil keputusan bisnis. Dokumen digital yang terverifikasi memberikan data valid yang menjadi dasar pengambilan keputusan penting dan proses evaluasi bisnis.
Dengan begitu, keputusan bisnis yang diambil berdasarkan dokumen terverifikasi akan lebih akurat dan minim risiko.
5. Pencegahan Kejahatan Siber
Verifikasi juga bisa mencegah kejahatan siber, seperti penipuan, pemalsuan, atau manipulasi dokumen digital. Jika tidak diantisipasi dengan benar, hal tersebut bisa merugikan secara finansial. Risiko tersebut juga bisa mengganggu reputasi bisnis atau bahkan berujung pada konsekuensi hukum.
Kelola Dokumen Digital Lebih Mudah dan Aman Bersama Privy
Bersama Privy, Anda bisa mengelola dokumen digital lebih aman dan mudah. Mengelola dokumen digital sering kali penuh risiko baik itu dari potensi penipuan atau pemalsuan. Privy adalah solusi integrasi manajemen dokumen dengan verifikasi identitas canggih dan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Amankan dokumen digital Anda agar tidak berpotensi masalah hukum dan kehilangan reputasi dengan verifikasi dokumen Privy. Privy membantu proses pengelolaan dan verifikasi dokumen secara aman dan sah secara hukum.
Mulai dari tanda tangan digital hingga verifikasi identitas, semua dilakukan secara terintegrasi dan mudah diakses kapan saja. Penggunaan layanan ini membuat dokumen digital menjadi lebih kredibel dan terlindungi.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan solusi pengelolaan dokumen digital yang tepercaya!
