Panduan mengecek keabsahan dokumen elektronik dengan risiko pemalsuan yang merugikan finansial, mengurangi kredibilitas, hingga terkena hukum pidana. Dokumen elektronik bisa memudahkan Anda untuk segera menggunakannya tanpa perlu menunggu dokumen fisik yang biasanya membutuhkan prosedur yang rumit dan cukup lama.
Meski begitu, dokumen elektronik hadir dengan risiko pemalsuan yang mengancam keabsahannya. Anda perlu mengetahui bagaimana cara memeriksa dan memastikan keabsahan dokumen elektronik dengan tepat.
Berikut rangkuman secara tuntas berbagai risiko dari pemalsuan berkas digital dan cara untuk menjaga keabsahan dokumen elektronik. Anda juga bisa menemukan beberapa panduan yang bisa diterapkan untuk menjaga keaslian dari berkas-berkas digital tersebut.
Risiko Pemalsuan Dokumen Elektronik
Tindakan pemalsuan dokumen tentu rentan akan berbagai macam risiko yang cukup fatal, tidak terkecuali pemalsuan akan dokumen elektronik.
Berikut risiko dari pemalsuan dokumen dan berkas digital yang perlu diperhatikan:
1. Kerugian Secara Finansial
Pemalsuan berkas digital akan memberikan dampak kerugian yang cukup signifikan, salah satunya adalah kerugian secara finansial. Terlebih jika dokumen digital tersebut disalahgunakan oleh orang atau pihak yang tidak bertanggung jawab untuk bertransaksi secara ilegal.
Perusahaan atau perorangan yang terkena dampak dari pemalsuan dokumen elektronik juga akan terkena imbas akibat kerugian finansial. Bahkan tidak menutup kemungkinan perusahaan dapat mengalami pailit atau kebangkrutan. Ini menjelaskan betapa mengerikannya efek yang ditimbulkan akibat dokumen digital yang dipalsukan.
2. Mengurangi Kredibilitas, Reputasi, dan Kepercayaan
Pemalsuan dokumen elektronik dapat berdampak pada berkurangnya kredibilitas dan reputasi bisnis, serta kepercayaan klien. Meski menjadi korban, pemalsuan dokumen elektronik dapat berdampak pada kerja sama dengan rekan bisnis.
Hal ini karena Anda dianggap tidak mampu menjaga dokumen dan berkas penting dengan baik. Klien atau rekan bisnis pun akan mempertanyakan reputasi Anda dan meragukan kepercayaan yang telah diberikan. Kondisi tersebut dapat berujung pada pembatalan kerja sama.
3. Terkena Hukum Pidana
Pelaku yang melakukan pemalsuan dokumen elektronik bisa terkena sanksi sesuai hukum yang berlaku. Jika terbukti bersalah, pelaku bisa dikenakan hukuman pidana baik berupa denda maupun kurungan.
Cara Mengecek Keabsahan Dokumen Elektronik
Berbagai risiko pemalsuan dokumen menjadi pengingat penting untuk memastikan validitas dokumen digital yang digunakan. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengecek keabsahan dokumen elektronik:
1. Pemeriksaan Melalui Website Resmi Komdigi
Anda dapat mengecek keabsahan dokumen melalui situs resmi Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi). Melalui situs tersebut, Anda bisa memeriksa hal-hal berikut:
- Status keaslian tanda tangan elektronik (TTE).
- Nama penandatangan.
- Informasi timestamp.
- Keterangan apakah dokumen tersebut telah diubah atau tidak.
2. Pemeriksaan Menggunakan Aplikasi PDF Reader
Langkah lain yang bisa Anda lakukan adalah memeriksa keabsahan dokumen elektronik melalui aplikasi PDF Reader. Berikut caranya:
- Instal aplikasi PDF Reader.
- Buka dokumen elektronik melalui aplikasi tersebut.
- Cek informasi detail dokumen, terutama keabsahan tanda tangan elektronik.
3. Pemeriksaan Dokumen Melalui Privy
Selain kedua cara di atas, Anda bisa mengecek keabsahan dokumen elektronik dengan memastikan tanda tangan elektroniknya tepercaya melalui Privy. Privy dapat mendeteksi identitas penanda tangan pada TTE yang tertera pada dokumen elektronik, sehingga keasliannya dapat dipastikan.
Berikut langkah-langkah mengecek keabsahan dokumen melalui Privy:
- Kunjungi halaman verifikasi dokumen Privy.
- Unggah dokumen yang ingin Anda verifikasi.
- Tunggu beberapa saat dan halaman akan menampilkan isi dokumen.
- Pada bagian atas dokumen, terdapat informasi yang menunjukkan apakah dokumen tersebut memiliki TTE yang sah. Detail informasi tersebut juga akan menampilkan jika terdapat perubahan pada dokumen.
Tips Menjaga Keaslian Dokumen Elektronik
Terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan supaya Anda bisa menjaga keaslian dokumen elektronik, yaitu:
1. Pastikan Dokumen Digital Tidak Bisa Diakses Sembarang Orang
Salah satu upaya yang bisa Anda lakukan demi menjaga keaslian dokumen digital adalah dengan memastikan dokumen tersebut tidak mudah untuk diakses oleh sembarang orang.
Gunakan izin khusus sehingga hanya orang tertentu yang dapat mengakses ke dalam dokumen tersebut. Melakukan hal ini dapat mengurangi risiko pemalsuan pada dokumen digital yang Anda miliki.
2. Lacak Aktivitas yang Terjadi Terkait dengan Dokumen Digital
Menjaga keaslian dokumen digital bisa Anda lakukan dengan melacak setiap aktivitas yang terjadi terutama yang berkaitan dengan dokumen digital tersebut.
Dengan rutin melakukan pemeriksaan dan pelacakan aktivitas pada dokumen tersebut, Anda bisa memastikan jika tidak ada yang mengakses ke dalam dokumen. Anda juga bisa memantau siapa saja yang berupaya mengubah atau merevisi dokumen elektronik. Hal ini membantu Anda menjaga keaslian berkas digital tersebut.
3. Mencadangkan Dokumen Digital
Langkah terakhir yang bisa Anda coba terapkan adalah dengan mencadangkan dokumen digital. Gunakan platform penyimpanan dokumen digital yang aman dan tidak mudah diakses oleh sembarang orang.
Anda juga bisa menggunakan pengamanan ekstra, misalnya dengan menambahkan sistem verifikasi multifaktor.
Verifikasi Dokumen Elektronik Lebih Aman Bersama Privy
Mengelola dan menjaga keabsahan dokumen elektronik memang menjadi tantangan tersendiri, terutama di era digital seperti sekarang. Berbagai kemudahan penggunaan dokumen elektronik hadir dengan risiko pemalsuan dan penyalahgunaan.
Karena itu, pastikan untuk menjaga dokumen elektronik dengan langkah yang tepat. Jika dokumen tersebut membutuhkan kekuatan hukum yang sah, Anda dapat menggunakan TTE tersertifikasi dan e-meterai.
Gunakan layanan TTE tersertifikasi dan e-meterai dari penyelenggara resmi, seperti Privy. Privy adalah PSrE yang telah terdaftar dan diakui oleh Komdigi, serta digunakan oleh lebih dari 68 juta pengguna.
Untuk memastikan keabsahan dokumen elektronik, Anda juga dapat menggunakan layanan verifikasi dokumen di Privy. Langkahnya sangat mudah, Anda hanya perlu mengunggah dokumen melalui link ini.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan solusi pengelolaan dokumen digital yang tepercaya!
Frequently Asked Questions
Apa kelebihan menggunakan dokumen digital dibandingkan dokumen fisik?
Penggunaan dokumen elektronik jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dokumen fisik, terlebih dari segi waktu dan proses pengiriman.
Di mana cara praktis memeriksa validitas dari dokumen elektronik?
Anda bisa melakukan pemeriksaan keabsahan dokumen elektronik melalui website resmi Komdigi atau platform khusus seperti Privy.
Mengapa mencadangkan dokumen elektronik asli diperlukan?
Langkah ini penting agar Anda memiliki cadangan dokumen jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya penyalahgunaan oleh oknum tidak bertanggung jawab. Mencadangkan dokumen juga membantu Anda membandingkan dokumen asli dan cadangan untuk memastikan tidak ada perubahan.
