Nota Digital, Dokumen yang Mempermudah Transaksi Online

Jika Anda ingin lebih efisien dalam mencatat transaksi, nota digital bisa diandalkan. Beda dengan nota biasa, nota ini dalam bentuk digital yang bisa mempermudah penggunaan, dan lebih hemat biaya. Simak lebih lanjut seputar manfaat, cara membuat, dan contoh format nota digital.

Manfaat Nota Digital

Nota digital mampu memberikan banyak manfaat baik itu untuk konsumen maupun pengelola bisnis. Nota elektronik ini tidak perlu pencetakan apa pun karena akan dibagikan secara digital. Distribusi nota digital bisa melalui portal bisnis, email, atau media sosial.

Lalu, apakah informasi dalam nota digital berbeda dari nota biasa? Kurang lebih semua informasi sama. Dalam nota digital harus terdapat informasi lengkap terkait transaksi termasuk tanggal, kuantitas, harga, nama barang, dan detail lainnya. 

Berikut beberapa manfaat penggunaan nota digital untuk bisnis:

1. Meminimalisir Kesalahan Manusia

Memakai nota digital cenderung lebih akurat. Saat nota dicatat secara manual, lebih memungkinkan ada kekeliruan. Sistem nota digital mengandalkan integrasi canggih ke tools keuangan agar bisa lebih tepat informasi yang masuk ke nota.

2. Penggunaan Lebih Sederhana

Jika sudah dipahami dengan benar, penggunaan nota digital jauh lebih sederhana dan mudah daripada nota konvensional. Pengadaan nota elektronik juga efisien karena dibuat dalam lingkup digital. Beberapa sistem otomatis pada nota digital mampu mempercepat operasional bisnis atau perusahaan.

Pembuatan nota digital tidak perlu memakai tinta dan kertas. Anda juga tidak perlu mendistribusikan nota tersebut dengan berpindah tempat, cukup memakai gadget saja. Nota ini disimpan secara digital sehingga tidak perlu menyiapkan tempat khusus untuk menaruhnya.

3. Kemudahan Pelacakan

Melacak nota kertas memang mudah saja jika disimpan dengan baik. Tapi pengelolaan nota ini bisa saja keliru sehingga bisa rusak, hilang, atau tertukar. Berbeda dengan nota digital dengan sistem pelacakan mudah dan canggih. Pelacakan nota, faktur, dan invoice sangatlah penting.

Dengan akses lebih jelas ke nota digital, bisnis bisa lebih bijak mengambil keputusan dan mudah mengurus pekerjaan lainnya.

4. Menjaga Informasi Transaksi

Jika dilihat dari segi keamanan, nota digital cenderung lebih bisa diandalkan dengan teknologi perlindungan data. Tergantung dari platform yang Anda gunakan, nota digital bisa aman dari pencurian data dan data breach. 

Sementara dalam pengelolaan nota biasa, lebih banyak potensi risikonya baik saat pengiriman, penyimpanan, dan pembuatan.

5. Eco-Friendly

Manfaat terakhir adalah dukungan terhadap gaya hidup berkelanjutan dan eco-friendly. Tidak ada sama sekali kertas yang digunakan dalam penggunaan nota digital. Dari pihak perusahaan, mereka bisa menjadi lembaga yang turut peduli terhadap jejak karbon.

Cara Membuat Nota Digital

Membuat nota digital memang cukup jauh berbeda dengan nota biasa. Tapi mempelajari sistem nota digital tidak sesulit itu. Jika sudah dipahami caranya, jauh lebih efisien membuat dan menggunakan nota digital dari pada versi kertas. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

1. Buka Platform Pembuatan Nota Digital

Sebelum menggunakan platform nota digital, Anda harus pilih mana platform terbaik dan paket yang relevan. Cari tahu apa yang paling bisnis Anda butuhkan dalam memilih platform nota digital.

2. Tambahkan Informasi Bisnis

Apa saja informasi terkait bisnis atau perusahaan yang harus diinput? 

Mulai dari email, nomor telepon atau WhatsApp, alamat, dan nama bisnis. Beberapa informasi tersebut akan tertera pada setiap nota. Tambahkan juga logo bisnis yang berada di samping nama bisnis.

3. Lengkapi Detail Transaksi

Komponen utama lainnya dalam nota digital adalah informasi transaksi. Input mulai dari kuantitas, satuan, nama produk, harga, dan jumlah (total harga barang). 

Sekarang, penggunaan nota biasanya dilengkapi dengan metode atau jenis pembayaran. Misalnya pembayaran melalui kartu bank, transfer bank, tunai, atau e-wallet.

4. Distribusikan Nota Digital

Bisnis perlu mengirimkan nota digital ke pelanggan dan bisa dilakukan dengan sangat mudah asal presisi. Nota ini bisa didistribusikan melalui platform sosial yang sudah ditentukan sebelumnya. Lebih baik Anda pilih platform yang punya fitur integrasi distribusi file langsung ke berbagai opsi channel. 

5. Arsip Nota

Semua nota harus disimpan begitu juga dengan nota digital. Gunakan fitur integrasi penyimpanan dari platform yang digunakan. Setelah disimpan, nota bisa diakses dengan cepat dan mudah kapanpun dibutuhkan. Saat ada masalah pada transaksi, keuangan atau akuntansi, nota digital bisa dicek segera.

Untuk tips tambahan, aplikasi nota digital biasanya menyediakan template. Anda bisa menyesuaikan beberapa elemen agar sesuai bisnis dan kebutuhan transaksi.

Contoh Format Nota Digital

Bagaimana format nota digital? Baik itu nota digital maupun nota konvensional, punya format yang kurang lebih sama. Bedanya nota ini tidak tersedia secara fisik. Keuntungan dari nota digital adalah formatnya bisa disesuaikan lebih mudah dan fleksibel.

Berbeda dengan nota kertas yang sudah pasti tidak bisa diubah apapun setelah dibuat atau dibeli. Jika perusahaan butuh perubahaan pada nota setelah sudah dibuat, nota digital tetap bisa dimodifikasi dengan mudah melalui platform terkait. Format nota elektronik juga bisa berbeda-beda tergantung template yang dipilih. Umumnya berikut format umum nota digital:

Bagian atas:

Bagian tengah:

Bagian bawah:

Itulah komponen utama dalam nota digital yang umumnya menjadi keharusan dalam pencatatan transaksi profesional. Format di atas berlaku untuk nota konvensional maupun nota digital. Meski begitu, format ini bisa diubah sesuai dengan kebutuhan tambahan sesuai kebijakan perusahaan.

Gunakan TTE Tersertifikasi untuk Keamanan Nota Digital

Salah satu kebutuhan dalam penggunaan nota digital adalah tanda tangan elektronik yang tersertifikasi atau TTE tersertifikasi. Apa itu TTE tersertifikasi? Beberapa dari Anda mungkin sudah familiar dengan penggunaan tanda tangan secara digital.

Ya, tanda tangan seperti ini diperlukan untuk memastikan keabsahan dokumen digital. Begitu juga dengan nota digital yang membutuhkan tanda tangan baik itu dari penerima maupun pihak bisnis. Meski begitu, penggunaan tanda tangan elektronik biasa rentan akan risiko tertentu seperti pemalsuan.

Pihak yang tidak berhak bisa juga membubuhkan tanda tangan padahal bukan pihak tersebut yang dibutuhkan tanda tangannya. Solusi untuk risiko seperti ini adalah mengandalkan TTE tersertifikasi pada nota digital. Penggunaan TTE ini semakin penting untuk transaksi bernilai besar.

TTE tersertifikasi adalah sebuah sistem yang bukan hanya digunakan untuk membubuhkan tanda tangan elektronik. Sistem ini juga bisa menjaga setiap detail informasi di nota agar tidak dimanipulasi. Untuk implementasi TTE tersertifikasi yang efisien, aman, dan mudah, Anda bisa andalkan Privy.

Privy bisa memastikan Anda mengelola TTE tersertifikasi yang jelas legal dan aman untuk nota digital. Sebagai PSrE, platform Privy bisa memastikan implementasi TTE sesuai dengan standar hukum Indonesia. 

Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola. 

Mengapa Pilih Privy?

• Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
• Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
• Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.

Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!