Berkat adanya inovasi teknologi, berbagai aspek bisnis mengalami banyak perubahan. Salah satu contohnya adalah proses penandatanganan MoU dan perjanjian resmi. Dengan memanfaatkan teknologi digital, proses ini dapat berjalan dengan lebih cepat, aman, serta ramah lingkungan.
Transformasi ini juga memberikan manfaat yang cukup besar untuk proses tersebut. Berikut ini ulasan lengkap mengenai manfaat dan bentuk-bentuk transformasinya.
Manfaat Transformasi Digital untuk MoU dan Perjanjian
Saat ini, para pelaku bisnis mulai memanfaatkan inovasi digital untuk melakukan proses penandatanganan surat perjanjian dan MoU. Jika Anda ikut memanfaatkan inovasi tersebut, Anda bisa mendapatkan beberapa manfaat, yaitu sebagai berikut.
1. Proses Penandatanganan Menjadi Lebih Cepat
Penandatanganan perjanjian yang dilakukan secara digital atau online jauh lebih cepat dibandingkan proses penandatanganan secara manual.
Kondisi ini bisa terjadi karena penandatanganan digital bisa dilakukan tanpa ada hambatan. Misalnya, proses pencetakan dokumen yang tidak lengkap dan pengiriman dokumen yang lambat.
Dengan proses penandatanganan yang lebih cepat memungkinkan Anda untuk bisa melakukan aktivitas bisnis lainnya.
2. Proses Penyimpanan Lebih Mudah
Penandatanganan MoU dan perjanjian secara digital akan memudahkan proses penyimpanan dokumen-dokumen penting. Surat atau dokumen penting yang digunakan dalam proses ini tidak perlu disimpan di lemari arsip atau di brankas.
Anda bisa menyimpannya secara otomatis di cloud atau di hardisk internal dan eksternal. Dokumen yang disimpan secara digital nantinya bisa diakses di mana saja dan kapan saja tanpa adanya batasan geografis.
3. Biaya Operasional Lebih Hemat
Perjanjian digital akan memberikan manfaat finansial untuk Anda. Biaya operasional yang dikeluarkan untuk mengurus proses perjanjian bisa berkurang sangat banyak. Hal ini karena tidak perlu mengeluarkan uang untuk membeli kertas dan mencetak surat perjanjian.
Selain itu, Anda juga bisa berhemat biaya pembelian tinta dan pengiriman surat. Dengan biaya yang murah, Anda jadi bisa memanfaatkan dana yang tersisa untuk kepentingan lainnya.
4. Limbah Operasional Kantor Berkurang Drastis
Limbah operasional perusahaan yang Anda jalankan bisa berkurang drastis apabila menggunakan dokumen MoU dan perjanjian digital.
Anda dapat mengurangi limbah operasional kantor berupa kertas yang menumpuk di ruangan dan beralih ke dokumen digital. Dengan berkurangnya limbah ini, lingkungan kantor dan sekitarnya menjadi lebih bersih.
5. Keamanan Data Menjadi Lebih Baik
Surat perjanjian berisikan informasi-informasi penting yang dapat dicuri dan disalahgunakan untuk merugikan pihak-pihak yang melakukan perjanjian. Pencurian informasi ini bisa diminimalisir dengan cara mengubah surat perjanjian dari manual ke digital.
Jika format suratnya digital, peluang pencurian, kehilangan atau kerusakan terbilang kecil. Apalagi kalau tempat penyimpanan yang digunakan sudah menggunakan sistem keamanan yang canggih.
6. Kesalahan Manusia Berkurang
Melakukan kesalahan saat membuat surat perjanjian atau melakukan penandatanganan dapat memberikan dampak yang sangat buruk untuk bisnis. Kesalahan seperti ini bisa diminimalisir dengan cara mengubah proses pembuatan dan penandatanganan surat menjadi digital.
Kalau prosesnya digital, Anda bisa lebih berhati-hati dalam membuat surat, kalaupun ada kesalahan bisa langsung diperbaiki di perangkat.
Bentuk Transformasi Digital dalam Penandatanganan MoU dan Perjanjian
Transformasi atau inovasi digital di dalam penandatanganan perjanjian memiliki bentuk yang berbeda-beda. Berikut ini beberapa contoh bentuk-bentuk transformasi digital, khususnya dalam penandatanganan MoU dan perjanjian.
1. Digitalisasi Dokumen
Digitalisasi dokumen merupakan konversi data fisik ke dalam data digital. Proses ini bisa dilakukan menggunakan perangkat lunak secara manual. Proses ini sudah membawa perubahan yang signifikan pada bidang bisnis.
Pelaku bisnis sekarang bisa lebih mudah melacak dokumen penting menggunakan perangkat komputer, smartphone dan laptop. Hal ini mempermudah pelaku bisnis untuk menjalankan dan mengelola bisnis mereka.
2. Tanda Tangan Elektronik (TTE)
Tanda tangan elektronik atau TTE merupakan tanda tangan yang dibuat secara digital. TTE terdiri dari informasi elektronik yang diletakkan dengan informasi elektronik lainnya. Tanda tangan ini dijadikan sebagai alat autentifikasi dan verifikasi untuk dokumen MoU dan perjanjian.
Penerapan tanda tangan elektronik sudah diakui oleh hukum karena sudah mempunyai sertifikasi yang dikeluarkan oleh Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Balai Sertifikasi Elektronik (BsRE).
3. Autentikasi Berbasis Identitas Digital
Autentikasi adalah cara termudah untuk memastikan bahwa pengguna yang mengakses data merupakan orang yang memberikan akses ke data tersebut. Dalam teknologi informasi, autentikasi sering dilakukan ketika ada seseorang mencoba mengakses aplikasi atau akun.
Proses ini melibatkan verifikasi terhadap kredensial atau bukti yang dimiliki pengguna. Bentuknya berupa informasi yang hanya diketahui oleh pengguna, seperti kata sandi, wajah atau sidik jari. Tujuan dari autentikasi ini adalah mencegah akses yang tidak diizinkan ke data sensitif atau ke sistem.
Tantangan Implementasi MoU dan Perjanjian Digital
Ada banyak sekali tantangan yang dihadapi ketika menerapkan perjanjian dan MoU digital, antara lain sebagai berikut.
1. Pemahaman dan Kemampuan yang Berbeda-beda
Berdasarkan undang-undang yang berlaku, dokumen MoU dan perjanjian digital hanya bisa dibuat oleh orang yang memahami hukum. Namun, banyak pelaku bisnis yang merasa kesulitan untuk menilai kemampuan dan pemahaman pihak-pihak yang terlibat terkait dengan undang-undang tersebut.
Jika pihak yang diajak bekerja sama ternyata tidak memahami, maka bisa timbul masalah hukum. Karena itu, perlu adanya pemahaman yang sama serta upaya untuk menerapkan perjanjian dan MoU digital.
2. Perbedaan Kebijakan dan Aturan Hukum
Adanya perbedaan kebijakan dan aturan hukum terkait dengan perjanjian digital juga menjadi salah satu tantangan berat untuk para pelaku bisnis.
Pihak-pihak yang diajak bekerja sama kadang tidak berada di wilayah dengan aturan yang sama, misalnya berada di luar negeri. Perbedaan aturan ini sering sekali mempersulit pelaku bisnis untuk menentukan waktu dan tempat penerimaan penawaran perjanjian.
Terapkan Transformasi Digital yang Aman Bersama Privy
Apabila Anda ingin menerapkan transformasi digital, sebaiknya gunakan penyedia layanan yang terpercaya, salah satunya adalah Privy. Penyedia layanan ini mempunyai banyak fitur canggih yang dapat digunakan pengguna yang ingin memakai tanda tangan elektronik.
Privy juga terintegrasi dengan ekosistem Microsoft Office, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Pengguna dapat langsung membubuhkan tanda tangan elektronik pada file Ms. Office tanpa harus berpindah aplikasi. Integrasi Privy dengan Ms. Office ini memudahkan proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
Salah satu contoh fitur yang bisa digunakan adalah fitur set signer placement. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menentukan lokasi penempatan tanda tangan. Dengan begitu, pengguna tidak perlu mencari halaman satu persatu untuk menemukan di mana tempat yang tepat untuk meletakkan tanda tangan.
Fitur lainnya adalah fitur multisign. Fitur ini dapat mempercepat proses penandatanganan surat MoU dan perjanjian dengan cepat. Hal ini dapat terjadi karena fitur ini memungkinkan pengguna untuk meletakkan tanda tangan di 10 halaman yang ada di dalam satu dokumen yang sama.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi https://docs.google.com/document/d/16Yo2o9WuGWktOx2mQiANw1Wac1F6Zeb1jEgNH9XtIpQ/edit?usp=sharinglegalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
Frequently Asked Questions
Apa saja manfaat transformasi digital untuk MoU dan perjanjian?
Manfaatnya adalah proses penandatanganan menjadi lebih cepat, proses penyimpanan lebih mudah, biaya operasional lebih hemat, limbah operasional kantor berkurang, keamanan data menjadi lebih baik, dan kesalahan manusia berkurang.
Apa saja bentuk transformasi digital?
Bentuk transformasi digital adalah tanda tangan elektronik, digitalisasi dokumen dan autentikasi.
Apa saja tantangan dalam implementasi MoU dan perjanjian digital?
Tantangan yang dihadapi adalah pemahaman dan kemampuan orang yang tidak sama dan perbedaan kebijakan dan aturan hukum.
Bagaimana cara menerapkan transformasi digital yang aman?
Caranya adalah memanfaatkan penyedia layanan terpercaya, seperti Privy, yang menyediakan fitur-fitur canggih untuk setiap pelayanan yang mereka sediakan.
