Penting untuk memahami bagaimana peraturan tanda tangan elektronik memengaruhi cara orang bertransaksi dan berinteraksi, terutama di era modern. Tanda tangan elektronik memiliki implikasi yang sangat nyata dalam dunia bisnis dan hukum.
Dalam artikel ini, Privy akan menjelajahi secara mendalam mengenai peraturan tanda tangan elektronik di Indonesia. Anda juga akan memahami cara kerjanya serta bagaimana penggunaan tanda tangan elektronik dengan tepat. Pelajari selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik (TTE)?
Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan pada dokumen elektronik sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Penggunaan TTE diakui secara sah sejalan dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) di Indonesia.
Klasifikasi Tanda Tangan Elektronik
Berdasarkan UU Pasal 60 PP PSTE, terdapat dua klasifikasi tanda tangan elektronik, yaitu:
1. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
TTE tersertifikasi adalah tanda tangan yang memenuhi persyaratan berikut:
- Memenuhi keabsahan kekuatan dan akibat hukum tanda tangan elektronik.
- Pembuatannya menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
- Menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia.
2. Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi
TTE yang tidak tersertifikasi adalah tanda tangan yang dibuat tanpa menggunakan perangkat atau jasa PSrE. Kekuatan hukumnya jauh di bawah TTE tersertifikasi dan cenderung rawan untuk dipalsukan atau disalahgunakan.
Peraturan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Peraturan hukum tanda tangan elektronik di Indonesia diatur dalam UU ITE. Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sah sepanjang memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan.
Konsep tanda tangan elektronik dalam UU ITE mencakup segala bentuk informasi elektronik yang dilekatkan pada dokumen, termasuk metode seperti Public Key Infrastructure (PKI) yang menggunakan teknologi kriptografi untuk mengamankan prosesnya.
Berikut dasar hukum yang menjadi landasan terkait peraturan tanda tangan elektronik di Indonesia:
- UU No. 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas UU ITE No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
- Pasal 1 angka 19 PP No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik.
- KM Kominfo No, 701 Tahun 2018 tentang Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada Pengabsahan salinan produk hukum Kemkominfo.
Baca Juga: Mengenal Fitur Audit Trail dalam Tanda Tangan Elektronik
Syarat Sah Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Meskipun e-Signature sudah umum digunakan, masih ada yang memilih tanda tangan fisik karena alasan keamanan dan kepercayaan. Namun Anda tidak perlu khawatir lagi, UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik telah mengatur syarat sah tanda tangan digital.
Berikut ini adalah beberapa syarat sah tanda tangan elektronik berdasarkan UU tersebut:
- Data pembuatan e-Signature hanya diketahui oleh pemilik atau penanda tangan.
- Hanya pemilik yang berhak menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.
- Seluruh perubahan setelah tanda tangan bisa terdeteksi.
- Perubahan informasi terkait tanda tangan elektronik dapat terdeteksi.
- Memiliki cara untuk mengidentifikasi pemilik tanda tangan elektronik.
- Memiliki cara untuk memastikan persetujuan pemilik terhadap informasi terkait.
Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik bekerja dengan cara menyematkan informasi elektronik yang unik pada dokumen digital, misalnya seperti sertifikat elektronik. Teknologi PKI, sebagai salah satu metode tanda tangan elektronik yang diakui secara hukum, melibatkan penggunaan sepasang kunci, yaitu kunci publik dan kunci privat.
Kunci publik digunakan untuk mengenkripsi informasi, sedangkan kunci privat digunakan untuk mendekripsi dan mengonfirmasi identitas pengguna. Proses ini memastikan keabsahan dan integritas dokumen yang ditandatangani.
Bagaimana Cara Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat dilakukan melalui berbagai platform dan layanan yang menyediakan fitur tersebut, termasuk Privy. Untuk membuat tanda tangan elektronik untuk bisnis dari Privy, Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut:
- Buat akun personal Privy: Anda dapat melakukannya dengan mendaftarkan diri di sini.
- Daftarkan perusahaan: Anda dapat mendaftarkan perusahaan Anda di sini. Beberapa informasi dan dokumen yang dibutuhkan antara lain nama perusahaan dan foto dari NPWP perusahaan.
- Menunggu verifikasi: Data Anda akan diverifikasi oleh tim Privy terlebih dahulu dalam waktu 1×24 jam kerja. Jika verifikasi sudah dilakukan, Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email yang didaftarkan.
Setelah berhasil membuat tanda tangan elektronik, Anda dapat menggunakannya untuk menandatangani dokumen elektronik. Untuk mempermudah proses penandatanganan dokumen elektronik, Anda dapat mengintegrasikan On Premise Privy ke sistem perusahaan. Melalui On Premise Privy, Anda dapat mengelola dokumen dengan lebih praktis dengan keamanan yang terjamin melalui Privy DMS.
Baca Juga: Penggunaan Tanda Tangan Elektronik dalam Perjanjian E-Commerce
Mengapa Bisnis Harus Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?
Dalam era digital yang makin maju, penggunaan tanda tangan elektronik memiliki banyak manfaat bagi bisnis. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa bisnis harus mempertimbangkan penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
1. Lebih Efisien
TTE tersertifikasi membuat proses transaksi dan penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara langsung dan dalam waktu singkat. Anda tidak perlu mencetak dokumen, mengirimkannya secara fisik, dan menunggu tanggapan atau tanda tangan balasan.
Proses yang lebih cepat ini juga memungkinkan bisnis untuk lebih responsif terhadap permintaan pelanggan atau peluang bisnis yang muncul dengan cepat.
2. Kecepatan Transaksi
TTE memungkinkan transaksi untuk diselesaikan dengan cepat, tanpa perlu menunggu dokumen fisik dikirimkan atau diterima oleh pihak lain. Dalam dunia bisnis yang serba cepat, kecepatan sering kali menjadi kunci untuk memenangkan kesepakatan atau memenuhi tenggat waktu yang ketat.
Dengan menggunakan TTE, bisnis dapat mempercepat proses transaksi dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kesepakatan.
3. Meningkatkan Produktivitas
TTE dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan meminimalkan proses manual yang terkait dengan penandatanganan dokumen fisik. Sebagai gantinya, bisnis dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan meningkatkan efisiensi dalam menjalankan operasional.
4. Menghemat Biaya
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen fisik. Biaya-biaya ini meliputi biaya kertas, toner printer, ongkos kirim, serta biaya penyimpanan fisik.
Bisnis pun dapat menghemat uang dan mengalokasikannya ke bagian lain dari operasi mereka yang lebih penting atau menguntungkan.
5. Memperkuat Keamanan
TTE dapat memberikan tingkat keamanan yang tinggi untuk dokumen dengan menggunakan teknologi enkripsi yang kuat. Sistem keamanan yang canggih dapat mencegah akses tidak sah atau perubahan yang tidak diinginkan pada dokumen.
Dengan begitu, Anda dapat melindungi bisnis dari risiko kebocoran data atau pemalsuan dokumen. Hal ini rasa aman bahwa dokumen bisnis yang ditandatangani terlindungi dengan baik.
6. Fleksibilitas dalam Penandatanganan
Tanda tangan elektronik memungkinkan penandatanganan dokumen dari mana saja dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Hal ini dapat memberikan fleksibilitas bagi bisnis untuk berkolaborasi secara efektif tanpa terbatas oleh batasan geografis dan waktu.
Bisnis pun dapat melakukan transaksi dengan mitra atau klien dari seluruh dunia tanpa perlu bertemu secara langsung atau mengirim dokumen secara fisik. Selain fleksibel, hal ini juga dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan.
Baca Juga: Tanda Tangan Elektronik untuk Keamanan Dokumen
7. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dengan proses yang lebih cepat dan lebih efisien.
Pelanggan akan menghargai kemudahan dan kecepatan dalam menyelesaikan transaksi, serta keamanan yang diberikan oleh tanda tangan elektronik. Hal ini dapat membantu memperkuat hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan loyalitas mereka terhadap bisnis.
8. Ramah Lingkungan
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat membantu mengurangi jejak karbon dengan mengurangi penggunaan kertas dan proses pencetakan.
Bisnis pun dapat membantu melindungi lingkungan dan berkontribusi pada upaya global untuk mengurangi limbah dan polusi. Hal ini juga mencerminkan komitmen bisnis terhadap praktik yang lebih berkelanjutan dan bertanggung jawab secara lingkungan.
Pembahasan di atas menunjukkan pentingnya penggunaan tanda tangan elektronik, terutama dalam ranah bisnis. Penggunaan TTE yang bijak dapat membantu bisnis meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memperkuat keamanan dalam proses operasional.
(gambar ada di web)
Oleh karena itu, mari segera beralih ke penggunaan tanda tangan digital untuk mendapatkan manfaat penuh dari teknologi ini. Tanda tangan digital dari Privy sudah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan Indonesia, terutama pasal 11 UU ITE.
Kami juga terdaftar sebagai jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) di bawah Kementerian Komunikasi dan Informatika, serta telah diakui oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan Bank Indonesia (BI).
Dengan demikian, dengan menggunakan tanda tangan digital dari Privy, bisnis dapat menjalankan operasi mereka dengan percaya diri dan yakin bahwa mereka memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang diperlukan.
Jangan ragu untuk bergabung dengan Privy dan manfaatkan layanan tanda tangan elektronik kami untuk membawa bisnis Anda ke level berikutnya dalam era digital yang berkembang pesat. Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!
