Tanda tangan merupakan tanda yang memberikan bukti bahwa orang yang membubuhkannya pada sebuah surat menyetujui dan menyadari secara penuh isi surat tersebut. Di banyak negara, seperti Indonesia, bukti ini berbentuk coretan khas seseorang yang tidak dapat ditiru oleh orang lain. Jenis tanda tangan ini memiliki kekuatan hukum yang kuat dalam berbagai transaksi dan dokumen resmi.
Namun, di banyak negara lainnya, khususnya Asia Timur, bukti ini berupa stempel yang bertuliskan nama orang tersebut. Selain itu, bentuk tanda tangan digital memiliki kekuatan yang sama dalam konteks elektronik dan mulai diakui secara luas di era digital ini.
Metode verifikasi dokumen ini sebenarnya sudah ada sejak sebelum masehi. Namun, tanda tangan berupa coretan khas seseorang baru dikenal di negeri ini sejak zaman pemerintahan kolonial Hindia Belanda. Sejak saat itu, metode ini terus digunakan di Indonesia untuk melakukan verifikasi dokumen.
Sama seperti hal-hal administratif lainnya, tanda tangan juga berkembang seiring dengan perkembangan teknologi. Jika sebelumnya hanya ada tanda tangan basah yang dibubuhkan langsung di atas kertas, kini sudah ada tanda tangan elektronik.
Terlepas dari apapun bentuknya, tanda tangan masih merupakan alat verifikasi dokumen yang sah hingga saat ini. Lantas manakah yang harus Anda pilih, apakah tanda tangan basah atau elektronik? Simak perbedaan keduanya berikut ini.
Pengertian Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah adalah tanda tangan yang dibubuhkan di atas dokumen secara langsung oleh pihak yang bersangkutan menggunakan tinta. Hingga saat ini masih banyak orang yang lebih mempercayai keabsahan dokumen yang disahkan menggunakan metode ini dibandingkan dengan digital signature.
Kelebihan utama tanda tangan basah adalah tingkat keterpercayaannya yang tinggi, sebab untuk membubuhkannya, para pihak perlu bertemu secara langsung. Selain itu, untuk membubuhkannya, seseorang juga tidak perlu menggunakan listrik atau internet.
Adapun kekurangannya adalah tanda tangan basah mudah dipalsukan. Misalnya tentu Anda pernah beberapa kali titip absen kepada teman Anda sewaktu kuliah bukan?
Hal ini karena hingga beberapa tahun kebelakang, presensi kuliah masih menggunakan metode ini. Selain itu, proses penandatanganan dokumen menggunakan metode ini juga kurang praktis karena para pihak harus mencetak dokumennya terlebih dahulu.
Pengertian Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik adalah metode pembubuhan tanda tangan terbaru. Dengan metode ini, Anda bisa menempelkan gambar tanda tangan Anda ke atas dokumen menggunakan aplikasi khusus. Penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) yang sah dan lebih aman adalah TTE tersertifikasi.
Berbeda dengan tanda tangan elektronik biasa, TTE tersertifikasi dilengkapi dengan sertifikat elektronik. Sertifikat ini bisa dipindai menggunakan aplikasi, sehingga keabsahan dokumen tersebut bisa terjamin.
Tidak bisa dipalsukan karena adanya sertifikat merupakan salah satu di antara beberapa kelebihan TTE tersertifikasi. Selain itu, dengan teknologi ini Anda juga bisa membubuhkan tanda tangan ke dokumen yang belum Anda cetak, mengirimkan salinannya kepada orang lain dan relatif lebih hemat waktu.
Kekurangannya adalah untuk membubuhkan tanda tangan ini, Anda memerlukan koneksi internet yang stabil. Selain itu, tidak semua orang bisa menggunakan tanda tangan elektronik. Umumnya generasi muda dan kaum yang lebih melek teknologi yang menggunakan aplikasi tanda tangan elektronik ini.
Perbedaan Tanda Tangan Basah dan Digital
Tanda tangan basah dan elektronik memiliki berbagai perbedaan, mulai dari metode pembubuhan hingga dampaknya pada lingkungan. Berikut perbedaan antara tanda tangan basah dan elektronik yang perlu Anda ketahui.
1. Metode pembubuhan
Tanda tangan basah dibubuhkan ke atas sebuah dokumen secara langsung. Jadi ketika Anda mendapatkan dokumen digital, Anda harus mencetaknya terlebih dahulu baru menandatanganinya. Di sisi lain, tanda tangan elektronik dapat dibubuhkan ke sebuah dokumen digital secara langsung dan tidak perlu mencetaknya.
2. Sertifikat Elektronik
Tidak dapat dipungkiri bahwasanya saat ini banyak masyarakat yang masih meragukan keabsahan dan validitas tanda tangan elektronik. Hal ini karena tanda tangan elektronik tidak dibubuhkan langsung di depan mata para pihak. Untuk mengatasi hal ini sekaligus mencegah pemalsuan, tanda tangan elektronik dilengkapi dengan sertifikat elektronik.
Sertifikat ini berisi data-data penting mengenai tanda tangan tersebut, mulai dari siapa yang menandatangani dan kapan proses penandatanganan berlangsung. Sertifikat ini bisa dilihat menggunakan aplikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang resmi.
3. Efisiensi
Tanda tangan basah akan lebih efisien jika Anda bisa bertemu dengan para pihak secara langsung dan tidak perlu memindai (scan) dokumen tersebut. Adapun tanda tangan elektronik akan lebih efisien jika Anda tidak bisa bertemu dengan para pihak secara langsung, sedangkan dokumen tersebut harus disahkan melalui tanda tangan.
4. Keamanan dan Autentikasi
Tanda tangan basah dapat dengan mudah dipalsukan dengan cara meniru bentuk tanda tangan. Sebaliknya, tanda tangan elektronik tersertifikasi menggunakan teknik enkripsi yang kompleks untuk memastikan keamanan dan autentikasi.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi melibatkan penggunaan kunci publik dan kunci privat. Aspek keamanan tersebut memastikan bahwa tanda tangan hanya dapat dibubuhkan oleh pemilik kunci privat.
5. Legalitas dan Pengakuan Hukum
Legalitas tanda tangan elektronik di berbagai yurisdiksi semakin diakui. Banyak negara yang sudah mengesahkan undang-undang yang mengatur penggunaan tanda tangan elektronik.
Misalnya, di Indonesia, tanda tangan elektronik diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Di sisi lain, tanda tangan basah sudah lama diakui secara hukum dan tidak memerlukan regulasi tambahan untuk validitasnya.
6. Dampak Lingkungan
Penggunaan tanda tangan basah sering kali memerlukan pencetakan dokumen. Hal ini berdampak pada penggunaan kertas dan tinta. Penggunaannya juga membutuhkan konsumsi energi untuk mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.
Sementara itu, TTE tersertifikasi membantu mengurangi dampak lingkungan. TTE dapat mengurangi kebutuhan akan kertas dan tinta. Tak hanya itu, penggunaan TTE juga meminimalkan jejak karbon dari pengiriman dokumen fisik.
7. Validasi dan Verifikasi
Verifikasi tanda tangan basah sering kali memerlukan kehadiran fisik untuk membandingkan tanda tangan yang ada di dokumen dengan contoh tanda tangan asli. Sebaliknya, TTE tersertifikasi dapat diverifikasi secara elektronik menggunakan perangkat lunak. Terdapat sertifikat elektronik yang terkait dengan TTE sehingga membuat proses verifikasi lebih cepat dan efisien.
Contoh Penggunaan Tanda Tangan Basah dan Elektronik
Penggunaan tanda tangan basah dan elektronik berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan serta jenis dokumen. Hal ini berarti tanda tangan elektronik tidak secara total menggantikan tanda tangan basah. Dalam kasus tertentu, metode pengesahan dokumen yang pertama masih diterapkan, khususnya untuk dokumen yang membutuhkan saksi.
1. Contoh Penggunaan Tanda Tangan Basah
Penggunaan tanda tangan basah diperlukan untuk dokumen-dokumen yang memerlukan bukti fisik asli atau legalitas formal. Tanda tangan basah juga dibutuhkan untuk kebutuhan dokumen yang belum mendukung sistem digital.
Berikut ini beberapa contoh dokumen yang membutuhkan tanda tangan basah:
a. Akta Jual Beli Tanah dan Bangunan
Akta Jual Beli (AJB) tanah dan/atau bangunan umumnya harus ditandatangani langsung pada dokumen fisik. Hal ini karena AJB harus disahkan di depan dua orang saksi di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) secara langsung untuk menerapkan prinsip kehati-hatian.
b. Buku atau Surat Nikah
Sama seperti AJB tanah dan bangunan, proses penandatanganan buku atau akta nikah juga membutuhkan saksi. Tidak hanya petugas KUA saja, dalam Agama Islam, saksi juga dibutuhkan sebagai syarat sahnya sebuah pernikahan. Karena itu, penandatanganan buku atau surat nikah perlu dilakukan langsung dengan tanda tangan basah.
c. Surat Keterangan Sehat
Surat keterangan sehat harus Anda peroleh setelah Anda melakukan serangkaian pemeriksaan di klinik, puskesmas atau rumah sakit terdekat. Surat ini harus ditandatangani secara langsung oleh dokter yang bersangkutan.
d. Surat Kontrak Kerja
Surat kontrak kerja berisi kesepakatan tertulis antara perusahaan dan karyawan, sehingga umumnya perlu ditandatangani secara langsung. Tanda tangan basah pada surat kontrak kerja menjadi bukti tertulis bahwa kedua belah pihak telah menyetujui isi perjanjian kerja.
c. Surat Kuasa
Tanda tangan basah pada surat kuasa dibutuhkan sebagai tanda bahwa pemberi kuasa benar-benar memberikan wewenang pada pihak lain. Selain tanda tangan basah, surat kuasa juga biasanya harus disertai dengan meterai agar memiliki kekuatan hukum.
2. Contoh Penggunaan Tanda Tangan Elektronik
Penggunaan tanda tangan elektronik diperlukan untuk dokumen atau transaksi yang dilakukan secara digital. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dibutuhkan untuk validasi identitas secara online tanpa harus menandatangani dokumen fisik.
Berikut ini beberapa contoh dokumen yang dapat disahkan dengan tanda tangan elektronik:
a. Legalisir Ijazah dan Transkrip
Penandatanganan dokumen ini tergantung dengan kebijakan masing-masing kampus dan fakultas. FEB UGM misalnya, memungkinkan alumni untuk memilih pengajuan legalisir dengan tanda tangan basah atau elektronik.
b. Surat Rekomendasi
Anda ingin mendaftar beasiswa dan membutuhkan surat rekomendasi dari dosen atau atasan tapi tidak bisa bertemu langsung? Kini Anda tidak perlu khawatir, sebab Anda bisa meminta mereka untuk membubuhkan tanda tangan elektronik di atas dokumen tersebut dan tetap sah.
c. Pembayaran Elektronik
Anda dapat menggunakan TTE tersertifikasi untuk memverifikasi identitas pengguna ketika melakukan pembayaran elektronik, misalnya e-commerce dan dompet digital. TTE tersertifikasi telah terenkripsi dan terikat pada Sertifikat Elektronik sehingga dapat mengurangi risiko penyalahgunaan dan penipuan.
d. Transaksi Perbankan Digital
Selain pembayaran elektronik, TTE tersertifikasi berfungsi untuk mengamankan transaksi perbankan digital. Anda dapat menggunakan TTE ketika melakukan pembukaan rekening, pengajuan pinjaman, hingga perintah transfer dana khusus secara online.
e. SPT Tahunan
SPT Tahunan adalah surat pemberitahuan daftar harta yang harus dilaporkan oleh wajib pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Kini, proses pembuatan SPT Tahunan bisa dilakukan secara online. Untuk penandatangannya, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy karena kini DJP telah bekerjasama dengan Privy dalam hal pelaporan pajak.
Memilih Antara Tanda Tangan Basah atau Elektronik
Penjelasan di atas menunjukkan bahwa baik tanda tangan basah maupun elektronik memiliki penggunaannya masing-masing. Pastikan Anda menggunakan tanda tangan yang tepat sesuai kebutuhan dan jenis dokumen. Untuk dokumen digital, pastikan Anda menggunakan tanda tangan elektronik yang sudah tersertifikasi agar sah dan terjamin legalitasnya.
Privy Sign kini hadir sebagai solusi tanda tangan digital untuk dokumen elektronik Anda. Dengan aplikasi ini, Anda tidak perlu mencetak dokumen untuk membubuhkan tanda tangan di atasnya.
Anda cukup mengunggah dokumen dan menempelkan tanda tangan Anda di dokumen tersebut. Tidak perlu khawatir soal keabsahannya, sebab Privy sudah diakui sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) oleh KOMINFO.
Ingin meningkatkan tahu lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
