Di dunia bisnis modern, fokus dan efisiensi jadi salah satu kunci keberhasilan. Sudah banyak perusahaan yang menyerahkan sebagian dari tugas operasionalnya ke pihak ketiga lewat sistem outsourcing. Tentunya surat kerja sama outsourcing dibutuhkan agar kerja sama berjalan lancar dan berkekuatan hukum.
Surat tersebut tidak hanya sekedar formalitas, namun landasan hukum untuk melindungi kedua pihak baik perusahaan pengguna jasa maupun penyedia tenaga kerja. Adanya surat ini dapat menghindari risiko konflik kontrak, kesalahpahaman, bahkan tuntutan hukum.
Artikel ini akan membahas dengan lebih lengkap terkait fungsi, cara pembuatan, dan format penulisan surat kerja sama outsourcing.
Fungsi Surat Kerja Sama Outsourcing
Surat ini tidak hanya sekedar formalitas namun ada beberapa fungsi utama yang perlu Anda ketahui, yaitu sebagai berikut:
1. Landasan Hukum Kerja Sama
Berhubung dengan adanya PP Nomor 35 Tahun 2021 yang mengatur perihal outsourcing atau alih daya, surat ini menjadi bukti tertulis di antara pengguna jasa dan penyedia layanan jika terjadi kesepakatan. Isinya terkait hak, kewajiban, lingkup kerja, jangka waktu, sampai mekanisme penyelesaian perselisihan.
Tanpa adanya surat tertulis tersebut, kedua pihak akan menghadapi risiko ketidakjelasan. Bahkan surat ini dapat menjadi dasar hukum dalam mengatur kewajiban, hak, dan mekanisme dalam penyelesaian sengketa.
2. Pengaturan Lingkup Kerja
Mendokumentasikan hal-hal seperti apa, kapan, serta bentuk kerja sama dapat mengurangi risiko dari tumpang tindih tugas ataupun kebingungan operasional. Format dari surat kerja sama outsourcing mencakup identitas perusahaan dan penyedia layanan, jenis layanan, durasi, sampai standar kerjanya.
3. Mendukung Tata Kelola dan Profesionalisme
Mempunyai surat kerja sama ini menunjukan bahwa perusahaan menjalankan proses bisnis dengan profesional dan terdokumentasi. Jadi, perusahaan tidak hanya menggunakan layanan dari penyedia jasa, namun memiliki dokumentasi legal secara lengkap.
Jadi, surat kerja sama ini merupakan sebuah alat strategis yang berguna mengatur hubungan diantara perusahaan pengguna dan penyedia jasa.
Fungsinya mencakup dasar hukum, hak dan kewajiban, pengaturan tugas, dan mekanisme penyelesaian konflik. Surat kerja sama tersebut pun menjadi sebuah pondasi untuk outsourcing dengan aman dan efektif.
Siapa yang Perlu Membuat Surat Kerja Sama Outsourcing?
Mengetahui siapa yang wajib menyusun surat ini bisa membantu Anda dalam merencanakan lebih baik. Berikut pihak-pihak yang memerlukan surat kerja sama ini dan waktu penggunaannya.
1. Pihak yang Terlibat
Pihak yang terlibat disini adalah perusahan pengguna jasa (pihak pertama) dan penyedia jasa outsourcing (pihak kedua).
3. Pihak yang Menyusun
Pihak outsourcing akan menyiapkan draft awal, lalu perusahaan penggunaan jasa akan memberikan input supaya lingkup dan standarnya sesuai kebutuhan. Setelah disepakati, maka keduanya menandatangani surat kerja sama outsourcing secara manual maupun elektronik.
2. Waktu Dibutuhkannya Surat
Surat kerja sama outsourcing dibutuhkan pada waktu-waktu berikut:
- Ketika memutuskan menyerahkan sebagian aktivitas bisnis (non-inti) kepada pihak luar.
- Anda sebagai pihak yang menyediakan layanan ingin menetapkan kerja sama memakai model outsourcing.
- Kerja sama mencakup pada durasi tertentu, pembayaran, standar kerja, evaluasi, sampai ke pemutusan kerja sama.
Cara Membuat Surat Kerja Sama Outsourcing
Beberapa langkah praktis ini akan membantu di dalam menyiapkan surat kerja sama dengan struktur yang tepat.
1. Pembukaan dan Identifikasi Para Pihak
Bagian ini mencakup pembuatan tanggal, nomor surat (jika berlaku), identitas lengkap kedua pihak: nama perusahaan, alamat, dan jabatan penandatangan.
2. Latar Belakang Kerja Sama
Jelaskan kenapa kerja sama dilakukan seperti perusahaan ingin berfokus ke inti bisnis dan memilih layanan ini.
3. Ruang Lingkup Kerja (Scope of Work)
Jelaskan layanan ataupun tugas dari penyedia layanan dengan spesifik, seperti jumlah tenaga kerja, jenis layanan, area kerja, dan jam operasional.
4. Hak dan Kewajiban Para Pihak
Cantumkan hak serta kewajiban masing-masing pihak supaya selama kerja sama berlangsung tidak ada yang merasa dirugikan.
5. Durasi dan Mekanisme Perpanjangan/Pemutusan
Cantumkan hal-hal seperti periode kerja sama, syarat perpanjangan, dan syarat pemutusan.
6. Pembayaran dan Kompensasi
Rincian dari mekanisme pembayaran seperti termin, jumlah, bank, lembur, pajak, dan kondisi yang lain.
7. Kerahasiaan dan Hak Kekayaan Intelektual
Ketika layanan mengakses data rahasia perusahaan, maka penting dalam mencantumkan pasal kerahasiaan.
8. Evaluasi Kinerja dan Supervisi
Tentukan bagaimana kinerja dari penyedia jasa akan dievaluasi serta konsekuensinya ketika tidak memenuhi standar.
9. Penyelesaian Perselisihan
Cantumkan mekanisme ketika terjadi sengketa yaitu dengan cara musyawarah, mediasi, arbitrase, maupun pengadilan.
10. Penutup dan Tanda Tangan
Akhiri dengan pernyataan jika dibuat dua rangkap serta ditandatangani oleh pihak terkait dengan keterangan tanggal dan tempat.
Format Garis Besar Surat Kerja Sama Outsourcing
Untuk memastikan validitas hukum dan konsistensi administrasi, format surat kerja sama outsourcing perlu mengikuti struktur berikut:
- Kop Surat dan Judul Dokumen
- Pembukaan dan Latar Belakang
- Isi Perjanjian
- Hak dan Kewajiban Pihak Terkait
- Sanksi dan Penyelesaian Sengketa
- Penutup dan Tanda Tangan Elektronik
Jaga Keamanan Surat Kerja Sama dengan Tanda Tangan Elektronik dari Privy
Setelah menyusun surat kerja sama ini, aspek penting selanjutnya yaitu memastikan jika surat tersebut aman, sah hukum, serta mudah dikelola dengan cara digital. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy berguna untuk memberi keabsahan dan legalitas surat tersebut.
Terdapat beberapa alasan kenapa Anda perlu memakai layanan dari Privy, yaitu:
- Validitas hukum
- Efisiensi operasional
- Jejak audit (audit trail)
- Keamanan dokumen terjamin
- Layanan profesional
Tidak hanya menyusun surat kerja sama outsourcing secara lengkap dan jelas, Anda juga harus mengamankan dokumen memakai metode modern yang sah secara hukum. Jika tertarik menggunakan layanan dari Privy, bisa langsung kunjungi situs resminya.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
Frequently Asked Questions
Apakah semua kerja sama outsourcing perlu dibuat surat secara tertulis?
Walaupun di dalam regulasi tidak selalu mengharuskan dalam bentuk “surat” akan tetapi hal ini tetap disarankan menjadi bukti tertulis yang sifatnya mengikat.
Berapa durasi kerja sama outsourcing yang umum digunakan?
Durasi kontrak outsourcing umumnya maksimal 2 tahun sesuai praktik umum industri, dengan ketentuan perpanjangan yang didefinisikan secara eksplisit.
Apakah dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk surat kerja sama ini?
Bisa dan sangat disarankan terlebih menggunakan layanan penyedia tanda tangan elektronik yang tersertifikasi seperti dari Privy.
Apa yang harus lakukan ketika terjadi perselisihan dalam kerja sama outsourcing?
Pastikanlah jika surat kerja sama outsourcing sudah mencantumkan mekanisme penyelesaian perselisihan, contohnya lewat musyawarah, mediasi, ataupun arbitrase sebelum nantinya dibawa ke pengadilan.
