Surat izin keramaian adalah salah satu syarat umum penyelenggaraan acara. Dengan surat ini, pihak kepolisian bisa turut mendukung dengan menyediakan penjagaan dan langkah-langkah keselamatan.
Jika Anda ingin mengurus surat izin ini, Anda harus tahu apa saja kategori serta formatnya, berikut penjelasan lengkap untuk itu.
Apa Itu Surat Izin Keramaian?
Jika Anda sedang merencanakan acara terutama yang berskala besar, surat izin keramaian diperlukan. Surat izin keramaian merupakan persyaratan resmi dari kepolisian agar sebuah acara yang berpotensi menimbulkan kerumunan dapat berlangsung dengan aman, tertib, dan terkendali.
Dokumen ini juga menjadi dasar bagi pihak kepolisian untuk menyiapkan pengamanan sesuai tingkat risiko acara. Adanya surat izin keramaian berguna untuk mengantisipasi berbagai risiko pada penyelenggaraan acara dan pihak kepolisian akan mempertimbangkan tingkat risiko untuk menentukan tingkat keamanan.
Untuk acara berskala besar, biasanya dibutuhkan jumlah personil lebih banyak. Acara besar juga biasanya mengandalkan sarana kepolisian lebih kompleks untuk menghindari hal yang tidak diinginkan. Surat izin ini dibutuhkan oleh pihak penyelenggara acara sebelum acara dilaksanakan.
Surat izin keramaian merupakan dokumen yang mampu memastikan kondisi acara tetap kondusif dan aman. Prosedur izin keramaian diatur dalam Peraturan Kapolri No. 10 Tahun 2009 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Publik di Lingkungan Polri.
Syarat administrasi dapat sedikit berbeda antar wilayah karena mengikuti kebijakan Polda/Polres setempat. Penting juga untuk dipahami bahwa tidak setiap pengajuan surat izin ini disetujui oleh pihak kepolisian.
Pihak acara hanya bisa mengajukan surat ini lalu menunggu keputusan dari pihak kepolisian. Jika risiko dinilai terlalu tinggi atau ada hambatan serius lainnya, surat izin bisa saja tidak disetujui.
Surat permohonan keramaian harus jelas ditandatangani oleh pihak terkait, mencakup fakta sejujur-jujurnya, dan informasi yang lengkap.
Kategori Surat Izin Keramaian
Kondisi acara bisa sangat beragam, ada yang dalam skala besar, membutuhkan pengamanan tambahan, atau perlakuan khusus lainnya. Maka dari itu surat izin keramaian biasanya dibagi menjadi beberapa kategori.
Berikut beberapa kategori umum surat izin keramaian:
1. Kategori Biasa (Skala Kecil dan Besar)
Apa saja acara yang termasuk dalam kategori biasa untuk permohonan izin keramaian? Konser musik atau pentas seni merupakan contoh contohnya yang umum diselenggarakan di banyak daerah. Tapi, tingkat keramaian untuk acara musik bisa berbeda juga, mulai dari 300 orang hingga 1000 orang.
Jika acara hanya mendatangkan dari 300 sampai 500 massa, itu termasuk skala kecil. Sedangkan untuk acara yang diperkirakan didatangi oleh 1000 orang, itu termasuk skala besar.
Syarat untuk izin keramaian skala besar bisa saja lebih kompleks dibandingkan skala kecil. Misalnya, mencantumkan siapa identitas penyelenggara, proposal acara, dan izin lokasi.
Sedangkan untuk keramaian biasanya berskala kecil, biasanya hanya butuh fotokopi identitas pihak penyelenggara dan surat keterangan yang ditandatangani oleh kelurahan terkait.
2. Kategori Demonstrasi
Kategori ini juga biasa disebut dengan penyampaian pendapat secara publik, yang umumnya dilakukan oleh instansi atau organisasi. Sama dengan kategori biasa, izin keramaian ini tertera pada undang-undang. Lalu apa saja yang dimaksud dengan penyampaian pendapat melalui publik ini?
Beberapa contohnya adalah mimbar publik, rapat umum, pegawai, dan unjuk rasa. Ada syarat-syarat tertentu yang perlu diperhatikan untuk menyampaikan pendapat publik.
Salah satunya adalah memastikan tidak ada barang yang dibawa yang dapat membahayakan publik. Jika acara ini ingin dibatalkan, paling lambat harus 24 jam yang sebelumnya.
Selebihnya, pihak kepolisian akan mempersiapkan keamanan dan melindungi mereka yang mengikuti acara tersebut. Jika dalam penyelenggaraan penyampaian pendapat ini ada yang tidak sesuai dengan aturan, pihak acara bisa diberikan sanksi atau harus bertanggung jawab.
Ada beberapa informasi yang harus disiapkan sebelum penyampaian pendapat publik. Informasi tersebut termasuk jumlah peserta, waktu, tujuan, durasi pelaksanaan, penanggung jawab, dan alat peraga jika ada.
3. Kategori Penggunaan Kembang Api
Jika acara terkait menggunakan kembang api, maka dibedakan menjadi kategori khusus. Karena menggunakan bahan peledak, dibutuhkan koordinasi lapangan yang optimal, antisipasi keamanan, dan pemberitahuan ke warga sekitar.
Dalam mengurus izin keramaian ini, diperlukan beberapa informasi penting terkait acara. Mulai dari jenis produk (kembang api) yang digunakan, durasi acara, penanggung jawab, pihak yang menyalakan kembang api, izin lokasi, dan jumlah kembang api.
Selain memastikan beberapa informasi tersebut, pihak acara juga memerlukan surat rekomendasi sesuai Polsek di lokasi terkait.
Format Surat Izin Keramaian
Bagi Anda yang ingin mengurus surat izin keramaian, Anda harus tahu bagaimana formatnya secara umum. Berikut contoh format yang bisa menjadi panduan untuk membuat surat perizinan keramaian:
(Alamat): Lokasi berlangsungnya acara secara mendetail
(Tanggal Acara Berlangsung)
Kepada,
Yang Terhormat
(Nama Kepala/ Pengurus Kelurahan atau Kecamatan)
(Alamat Kantor Kelurahan atau Kecamatan)
(Kota, Kode Pos)
Dengan hormat,
Saya, (nama penulis surat), mengajukan izin keramaian untuk acara yang akan diselenggarakan pada (tanggal acara berlangsung) di (alamat atau lokasi acara terkait). Tujuan acara ini adalah untuk (tema/visi/maksud acara).
Berikut detail informasi terkait acara ini:
Nama Acara:.…………..
Tanggal:.………………..
Waktu:…………………..
Lokasi:………………….
Penjelasan Acara:
(Penjelasan lanjutan seputar acara. Bisa dituliskan juga kegiatan-kegiatan saat acara atau detail lain yang sekiranya dibutuhkan)
Langkah-Langkah Keamanan Acara:
(Tulis apa saja langkah antisipasi keamanan agar acara bisa berlangsung tertib, dan memastikan keselamatan peserta. Misalnya antisipasi kondisi darurat, pengamanan di lokasi, penjagaan terhadap risiko tertentu, dan mekanisme lalu lintas).
Dokumen Tambahan:
Rundown Acara
Dokumen Perencanaan Acara (Persiapan Acara, Mekanisme Parkir, Langkah Keamanan)
Surat Izin Lokasi
Surat Rekomendasi atau Persetujuan Kepolisian
Saya dan tim acara memahami pentingnya keamanan dan keselamatan selama acara berlangsung. Kami bersedia untuk menghormati dan mematuhi setiap persyaratan yang berlaku. Kami juga bersedia untuk menyediakan informasi lainnya terkait acara jika dibutuhkan.
Kami berharap pihak berwenang meninjau izin keramaian ini agar acara bisa berlangsung. Berikut kami lampirkan dokumen yang diperlukan untuk peninjauan surat izin keramaian. Jika ada dokumen atau informasi lain yang harus diberikan, bisa langsung diinformasikan ke kami.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat kami,
(Nama Penulis Surat)
(Tanda Tangan Penulis Surat)
Itulah format umum yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuat surat izin keramaian. Tentunya beberapa informasi di atas bisa disesuaikan dengan tujuan dan kondisi acara yang akan diselenggarakan.
Jika Anda ingin mengurus izin ini secara digital, Anda harus memastikan setidaknya tanda tangan yang tersertifikasi. Dengan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi, surat izin tersebut bisa dipastikan legal dan absah.
Kelola Dokumen dan Surat Penting dengan Privy
Agar surat permohonan keramaian disetujui, seluruh hal yang diinformasikan harus sesuai fakta dan lengkap. Mekanisme atau peraturan untuk izin keramaian bisa saja berbeda antar wilayah sehingga Anda perlu mempelajarinya. Bagi Anda yang ingin membuat dokumen izin keramaian atau dokumen penting lainnya, Anda bisa menggunakan platform Privy.
Aplikasi ini bisa membantu Anda mengelola berbagai surat penting secara aman dan efisien. Anda bisa dengan mudah membubuhkan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi pada dokumen penting melalui platform Privy.
Anda tidak perlu mengandalkan dokumen fisik apa pun jika sudah tersedia dokumen versi digitalnya. Jika pada surat penting Anda harus dibubuhkan meterai, Anda juga tidak perlu khawatir. Privy juga bisa Anda gunakan untuk membubuhkan meterai elektronik yang berlandaskan hukum.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang layanan Privy? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan dokumen digital yang terpercaya!
