Berbagai macam sumber daya yang ada dalam industri kesehatan menjadi aspek yang perlu dipahami proses pengelolaannya. Hal tersebut mencakup berbagai logistik farmasi seperti obat-obatan hingga beraneka ragam peralatan kesehatan
Prosedur audit dibutuhkan agar manajemen pengelolaan dapat berjalan dengan lancar mengingat banyaknya logistik kesehatan yang dikelola. Pengelolaan secara manual menggunakan dokumen fisik saat ini mulai ditinggalkan karena kerentanannya terhadap kerusakan dan kehilangan yang dapat dengan mudah terjadi.
Saat ini dengan kehadiran dokumen digital dan Tanda Tangan Elektronik atau TTE, proses pengarsipan menjadi lebih efektif dan efisien. Secara tidak langsung, hal ini juga dapat mempermudah proses audit obat dan berbagai alat kesehatan saat ini.
Artikel ini akan membedah tantangan-tantangan yang dihadapi dalam pengadaan berbagai macam logistik farmasi beserta alat kesehatan. Anda juga akan memahami peran krusial dari dokumen digital dalam proses audit obat-obatan dan alat kesehatan.
Tantangan yang Dihadapi dalam Pengadaan Logistik Farmasi dan Alat Kesehatan
Dalam upaya memasok logistik farmasi beserta alat-alat kesehatan, tentunya terdapat sederet prosedur rumit yang harus dilewati. Salah satunya adalah prosedur audit di mana proses ini harus dilakukan secara berkala.
Terdapat beberapa macam tantangan yang harus dihadapi dalam upaya penyediaan logistik farmasi dan alat kesehatan seperti yang akan dijelaskan dalam pembahasan di bawah ini.
1. Potensi Manipulasi Data
Dengan kebutuhan yang cukup tinggi akan penyediaan logistik farmasi, bukan tidak mungkin dapat memicu potensi dan risiko adanya manipulasi data. Tingginya tingkat kebutuhan akan logistik medis layaknya obat-obatan dan alat kesehatan bisa menyebabkan data pengiriman logistik medis tidak dapat dilakukan pelacakan.
Sulitnya melacak logistik medis dalam upaya penyediaan membuat pihak pemesan logistik farmasi dan alat kesehatan kesulitan untuk mencari tahu keaslian produk yang dipesan. Dengan kata lain, bisa saja pihak pemesan mendapatkan obat-obatan dan alat kesehatan yang palsu imbas dari adanya manipulasi data tersebut.
2. Kesalahan Kuantitas Produk
Tantangan berikutnya yang juga harus dihadapi dalam memasok logistik obat-obatan dan alat medis adalah risiko kesalahan kuantitas produk yang diinginkan. Terkadang pasokan produk yang dibutuhkan tidak sesuai harapan karena stok yang menipis.
Selain itu bisa juga pasokan tersedia terlalu banyak sehingga memicu adanya kerugian dalam jumlah yang tidak sedikit.
3. Batch Tidak Sesuai dengan Nomor Produk
Prosedur audit juga dibutuhkan untuk mencegah batch yang tidak sesuai dengan nomor produk yang menjadi tantangan berikut yang harus dihadapi dalam penyediaan produk farmasi dan alat kesehatan.
Seperti yang diketahui, ada banyak jenis obat dan alat medis yang dibedakan sesuai dengan batch dan nomor produknya. Memesan produk dengan batch yang tidak sesuai dengan nomor produk dapat menimbulkan bahaya yang cukup serius pada pasien atau pengguna obat dan alat kesehatan yang bersangkutan.
4. Risiko Kecurangan atau Fraud
Terakhir, tantangan yang bisa dialami ketika menyediakan logistik farmasi dan alat kesehatan adalah adanya risiko kecurangan atau fraud.
Dengan tingginya kebutuhan akan perlengkapan medis, tidak salah jika risiko fraud juga cukup besar. Contohnya, harga obat-obatan dan alat kesehatan yang dipatok melebihi harga yang seharusnya (mark-up harga).
Peran Dokumen Digital dalam Proses Audit Logistik Farmasi dan Alat Kesehatan
Prosedur audit untuk pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan akan menjadi lebih efektif dan efisien di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini dengan adanya penerapan dokumen digital.
Dokumen digital sendiri memiliki peran penting dalam audit logistik seperti obat-obatan dan alat kesehatan seperti yang dijelaskan berikut ini.
1. Proses yang Cepat dan Aman
Logistik medis seperti obat dan alat kesehatan diketahui memiliki permintaan yang cukup tinggi dalam industri kesehatan. Karena itu, mengapa kecepatan dan ketelitian sangat diperlukan.
Dokumen digital saat ini mempermudah proses sehingga menjamin kelancaran pengiriman produk. Selain itu, dari segi keamanan, fitur verifikasi data memungkinkan keamanan terjaga dan meminimalisir kebocoran data.
2. Potensi Manipulasi Data Berkurang Drastis
Di sisi lain, adanya dokumen digital juga membantu mengurangi potensi manipulasi data yang bisa dengan mudah terjadi saat proses audit menggunakan dokumen fisik.
Dokumen digital yang tersimpan dengan rapi di dalam cloud mencegah tindak manipulasi yang bisa dilakukan menggunakan dokumen fisik. Hal ini dikarenakan data dalam bentuk digital tidak dapat diubah atau dihapus tanpa adanya izin.
3. Pelacakan Batch dan Masa Kedaluwarsa Lebih Mudah
Peran penting selanjutnya dari dokumen digital dalam prosedur audit untuk penyediaan obat-obatan dan alat medis adalah kemudahan dalam pelacakan batch dan masa kedaluwarsa produk.
Dokumen digital memudahkan proses monitoring batch serta memberikan kemudahan dalam mengidentifikasi logistik medis yang masuk ke dalam masa kedaluwarsa. Hal ini dapat menjaga keamanan dan keselamatan orang-orang yang nantinya menggunakan obat-obatan dan alat kesehatan tersebut.
Peran TTE dalam Proses Audit Logistik Farmasi dan Alat Kesehatan
Selain dokumen digital, tanda tangan elektronik (TTE) juga memegang peranan penting dalam proses audit produk kesehatan. TTE adalah alat penting yang meningkatkan keamanan, efisiensi, dan keabsahan dalam rantai pasokan produk-produk yang sangat teregulasi ini.
Berikut beberapa peran penting TTE tersertifikasi dalam proses audit logistik farmasi dan alat kesehatan.
1. Menjamin Keaslian Approval Pengadaan
Dalam logistik farmasi, persetujuan (approval) pengadaan sangat krusial karena menyangkut mutu dan keamanan produk. TTE tersertifikasi memastikan bahwa persetujuan ini sah dan tidak dapat disangkal.
TTE tersertifikasi memberikan jaminan bahwa penandatangan adalah orang yang benar melalui proses verifikasi identitas dan sertifikat digital. Begitu dokumen ditandatangani secara elektronik, isi tidak dapat diubah tanpa meninggalkan jejak perubahan. Hal ini penting untuk mencegah manipulasi dokumen pengadaan obat dan alat kesehatan.
2. Menjadi Bukti Kuat dalam Proses Audit
Setiap TTE tersertifikasi memiliki jejak digital yang lengkap dan dapat diverifikasi secara forensik. Jejak ini memungkinkan auditor untuk dengan mudah melacak siapa yang menyetujui apa dan kapan, dari pengadaan hingga penerimaan barang.
TTE yang dikeluarkan oleh penyedia layanan tersertifikasi juga memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Dengan begitu, TTE tersertifikasi dapat menjadi bukti yang diterima di pengadilan dan oleh badan pengawas.
3. Mempercepat Proses dan Lebih Aman
Penggunaan TTE secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional sambil mempertahankan tingkat keamanan yang tinggi. Tidak perlu proses tanda tangan manual yang memakan waktu dan approval dapat dilakukan real-time dari mana saja.
TTE tersertifikasi menggunakan teknik enkripsi (cryptography) untuk melindungi data yang ditandatangani. Ini jauh lebih aman daripada tanda tangan basah yang rentan terhadap pemalsuan, atau dokumen fisik yang rentan hilang atau rusak.
Permudah Proses Audit Logistik Farmasi dan Alat Kesehatan dengan Ekosistem Privy
Banyak perusahaan yang mengira jika proses pengauditan merupakan proses yang rumit dan sulit, padahal hal tersebut tidak seperti yang dibayangkan. Dengan memanfaatkan dokumen dan tanda tangan elektronik, proses audit menjadi lebih singkat dan prosesnya jauh lebih cepat.
Prosedur audit juga menjadi semakin sederhana jika Anda mengadopsi langsung ekosistem Privy. Jika Anda membutuhkan dokumen dan tanda tangan elektronik yang mengikuti regulasi dan aturan hukum yang berlaku, Privy adalah jawabannya.
Pastikan proses administrasi dan transaksi bisnis Anda teratasi tanpa adanya masalah dan hambatan dengan menggunakan langsung ekosistem Privy. Hubungi Privy sekarang juga!
Frequently Asked Questions
- Mengapa dokumen kertas dalam audit mulai ditinggalkan?
Dokumen kertas rentan terhadap kerusakan, dapat hilang dengan mudah, dan sulit untuk ditelusuri, yang membuat prosedur audit menjadi kurang efektif dan efisien.
- Apa saja tantangan utama dalam pengadaan logistik obat saat ini?
Tantangan terbesar termasuk kemungkinan manipulasi data, risiko kesalahan dalam jumlah produk, serta ancaman kecurangan seperti penambahan harga yang tidak wajar.
- Bagaimana dokumen digital mengatasi masalah batch produk yang tidak sesuai?
Dokumen digital membuat proses pelacakan dan pemantauan batch serta tanggal kedaluwarsa produk lebih mudah dan akurat, sehingga menjaga keselamatan pasien.
- Bagaimana dokumen digital berkontribusi dalam mengurangi manipulasi data?
Dokumen digital disimpan di dalam blockchain atau cloud sehingga informasi tersebut tidak dapat diubah atau dihapus tanpa izin, yang memastikan keasliannya.
- Bagaimana TTE berpengaruh dalam prosedur audit obat dan alat kesehatan?
TTE tersertifikasi menjamin keaslian approval logistik farmasi, menjadi bukti kuat dalam audit, dan mempercepat proses dengan lebih aman.
