Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik dengan Mudah dan Praktis

Pernahkah Anda ketika dulu masih kuliah harus menunggu di depan ruangan dosen selama berjam-jam hanya untuk meminta tanda tangan halaman pengesahan? Kini Anda tidak perlu melakukan itu lagi. Perkembangan teknologi kini memungkinkan Anda untuk membuat tanda tangan elektronik secara cepat dan praktis. 

Setelah ditandatangani, dokumen tersebut kemudian bisa langsung Anda kirimkan kepada dosen, atasan atau pihak lain yang berkepentingan. Selama dokumen tersebut belum ditandatangani, Anda tidak perlu menunggunya seperti saat menunggu dosen keluar ruangan. 

Saat ini, sudah ada banyak aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk membuat tanda tangan elektronik. Berikut ini tata cara membuat tanda tangan elektronik untuk masing-masing aplikasi. 

1. PrivySign

PrivySign adalah penyedia layanan tanda tangan online resmi terbaik di Indonesia. Platform ini memiliki 3 jenis akun, yaitu akun pribadi, akun enterprise dan akun yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk akun pribadi, gratis biaya langganan dan hanya dikenakan biaya Rp3.500 untuk setiap tanda tangan. 

Kelebihan menggunakan aplikasi ini adalah, Anda bisa mengunggah file dalam format PDF, Docx, Pptx, Xlsx, dan jika Anda membutuhkan tanda tangan orang lain, Privy memungkinkan Anda untuk menghubungi orang lain tersebut dalam satu aplikasi saja. 

Lalu bagaimana cara tanda tangan elektronik di Privy? Berikut ini langkah-langkahnya:

a. Menggunakan Aplikasi Privy

Berikut cara membuat tanda tangan elektronik via aplikasi mobile Privy:

1. Unduh aplikasi Privy di Google Play Store atau App Store.
2. Masukkan Privy Id dan password lalu klik continue.
3. Pilih dokumen yang akan ditandatangani di menu pending. 
4. Klik insert signature. 
5. Geser tanda tangan Anda ke lokasi yang tepat.
6. Klik tombol continue.
7. Klik tombol yes.
8. Masukkan kode OTP yang telah dikirim ke nomor handphone Anda atau Anda bisa menggunakan mekanisme verifikasi biometrik yang tersedia di handphone Anda. 
9. Klik continue. 
10. Dokumen sudah ditandatangani.

b. Menggunakan Website Privy

Berikut cara membuat tanda tangan elektronik via aplikasi desktop Privy:

1. Buka website Privy di PC atau laptop Anda. 
2. Masukkan ID dan password lalu klik continue.
3. Klik upload dokumen untuk mengunggah file yang ingin ditandatangani atau pilih file yang sudah ada sebelumnya di menu draft. 
4. Pilih apakah Anda ingin menandatanganinya saja, menandatangani sekaligus membagi dokumen tersebut dengan orang lain atau membagikannya saja. 
5. Setelah dokumen berhasil diunggah, klik “sign document”. 
6. Geser tanda tangan Anda ke lokasi yang tepat lalu klik gambar centang. 
7. Masukkan kode OTP yang telah dikirim ke nomor handphone Anda. 
8. Klik sign.
9. Selesai.

2. PDF

Nah, jika Anda ingin membuat tanda tangan elektronik tanpa aplikasi, salah satu cara yang bisa digunakan adalah melalui SmallPDF.

Anda bisa menggunakan website Smallpdf yang merupakan salah satu website untuk tanda tangan online. Begini caranya:

1. Buka website smallpdf.com. 
2. Klik e-sign PDF pada menu tools. 
3. Unggah dokumen yang perlu ditandatangani. 
4. Klik gambar “your signature add”. 
5. Gambar tanda tangan Anda menggunakan alat di bidang yang tersedia, lalu klik create. 
6. Geser gambar tersebut ke tempat yang tepat. 
7. Selesai. 

Membuat tanda tangan elektronik di website ini memang gratis, namun kekurangannya adalah pada sistem kolaborasinya. Berbeda dengan Privy yang bisa menambahkan beberapa penerima dokumen dan menentukan status masing-masing pihak yang diberi akses.

Di Privy, sebagai penerima dokumen, Anda dapat berperan sebagai:

• Signer = Penerima yang bertugas untuk menandatangani dokumen
• Reviewer = Penerima yang bertugas untuk mengecek isi dokumen
• Approver = Penerima yang bertugas menyetujui isi dokumen

Bahkan, di Privy Anda juga bisa mengatur urutan penanda tangan jika penandatanganan dokumen harus berdasarkan hirarki atau urutan tertentu. Caranya adalah dengan mengubah mekanisme tanda tangan menjadi “Serial”.

Kemudian, tahan dan geser urutan penerima dokumen sesuai dengan hierarki yang diinginkan. Barulah Anda bisa mengklik “Share Document” untuk dibagikan. Agar lebih lebih jelas, Anda dapat melihat visualisasi langkah-langkah kolaborasi tanda tangan elektronik di Privy melalui link berikut ini.

3. Microsoft Word

Berikut cara membuat tanda tangan elektronik melalui MS Word:

1. Gambar tanda tangan Anda di atas kertas kosong.
2. Foto tanda tangan tersebut. Jika mengambil tanda tangan dari foto online, tips-nya adalah selalu simpan menggunakan format PNG untuk menghapus background. Dengan cara ini, Anda tidak perlu scan untuk membuat tanda tangan elektronik di Word.
3. Buka dokumen word yang akan ditandatangani. 
4. Klik insert.
5. Pilih menu picture.
6. Pilih “This Device”. 
7. Masukkan foto yang telah diambil di atas.
8. Letakkan foto tersebut pada posisi yang tepat. 
9. Atur kecerahan dengan memilih menu correction di bagian kiri atas.
10. Buat latar belakang foto tersebut menjadi transparan dengan memilih menu color, lalu pilih menu “Set Transparent Color”.

4. Google Docs

Cara membuat tanda tangan elektronik via Google Docs cukup mudah. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Buka akun Google Anda. 
2. Pilih menu Docs. 
3. Buka dokumen yang akan ditandatangani. 
4. Klik menu insert. 
5. Pilih menu “Drawing”. 
6. Gambar tanda tangan Anda pada bidang yang tersedia. 
7. Klik save and close. 
8. Letakkan gambar tersebut di tempat yang tepat.
9. Selesai. 

5. WPS Office

WPS Office juga merupakan aplikasi yang sering digunakan untuk menulis dokumen selain Google Docs dan Microsoft Word.

Sama dengan keduanya, aplikasi ini juga bisa dipakai untuk membuat tanda tangan elektronik secara gratis. Berikut ini caranya:

1. Buka aplikasi WPS Office.
2. Pilih dokumen yang akan ditandatangani.
3. Pilih menu insert atau sisipkan. 
4. Klik tanda tangan baru.
5. Di aplikasi ini, Anda bisa memilih untuk membuat tanda tangan dengan menggambarnya langsung, atau mengunggah file yang sudah jadi. Jika Anda memilih untuk menggambarnya secara langsung, maka Anda bisa mengklik menu handwritten.
6. Gambar tanda tangan Anda menggunakan alat di bidang yang tersedia.
7. Klik OK.
8. Sesuaikan lokasi tanda tangan.
9. Selesai.

Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik Barcode

Sebagai opsi lain, Anda juga bisa membuat tanda tangan elektronik dalam bentuk barcode. Untuk penggunaan resmi, disarankan menggunakan aplikasi Privy agar menjamin keabsahan.

Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

• Buka aplikasi Privy yang bisa diunduh melalui Apple Store atau Google Play Store.
• Setelah membuat akun, unggah dokumen yang diinginkan ke dalam aplikasi.
• Setelah itu, masukkan kode OTP yang Anda diterima di ponsel Anda. Lalu, tunggu sistem memverifikasi data Anda.
• Jika sudah terverifikasi, pilih fitur tanda tangan untuk QR code di aplikasi
• Masukkan data yang dibutuhkan, di antaranya seperti nama lengkap, nomor telepon, email, atau lain sebagainya.
• Setelah semua informasi sudah dimasukkan, tanda tangan QR code tadi sudah bisa digunakan di dokumen.

Legalitas Penggunaan Tanda Tangan Elektronik

Menurut Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, dan Pasal 59 ayat (3) Peraturan Pemerintah tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE), tanda tangan elektronik akan dinilai legal atau sah apabila:

1. Data pembuatan tanda tangan elektronik tersebut hanya dimiliki dan dikuasai oleh si Penanda Tangan.
2. Semua perubahan data dan informasi mengenai tanda tangan elektronik terkait yang terjadi setelah waktu penandatanganan dokumen tersebut dapat diketahui. 
3. Terdapat cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangan dokumen tersebut.
4. Terdapat cara tertentu untuk memastikan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi dalam dokumen elektronik terkait. 

Ini artinya, menandatangani dokumen secara digital adalah tindakan yang legal. Namun, sebaiknya Anda tidak menandatanganinya menggunakan aplikasi seperti PDF, Google Docs, Microsoft Word dan WPS Office, sebab:

1. Tidak ada cara untuk membuktikan kalau penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi yang ada di dalam dokumen tersebut.
2. Tidak ada cara untuk mengidentifikasi siapa penanda tangan dokumen tersebut. 
3. Aplikasi seperti PDF, Google Docs, Microsoft Word dan WPS Office juga bisa diakses oleh semua orang, sehingga tanda tangan elektronik di aplikasi ini lebih mudah dipalsukan. 

Membuat tanda tangan elektronik melalui PDF, Google Docs, Microsoft Word dan WPS Office memang gratis, namun tidak ada jaminan keamanan dan legalitasnya. Pastikan Anda membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang resmi, salah satunya Privy.

TTE tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sah dan sama kuatnya dengan tanda tangan basah. Penggunaan TTE tersertifikasi juga menjamin keaslian dokumen dan mencegah pemalsuan dokumen serta penyalahgunaan identitas.

Ketika Anda menandatangani dokumen di Privy, akan ada Sertifikat Enkripsi. Sertifikat ini berisi data mengenai siapa pembuat dan penanda tangan dokumen tersebut, serta waktu penandatanganan.

Privy juga menjaga keamanan dokumen melalui password, kode OTP, hingga biometrik. Sistem keamanan ini memastikan bahwa tanda tangan elektronik tersebut memang dibuat oleh pemilik akun terkait. 

Cara Mengecek Keabsahan Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik memiliki risiko pemalsuan dan penyalahgunaan, sehingga Anda perlu mengecek keabsahannya. Anda dapat mengecek keabsahan TTE tersertifikasi melalui berbagai cara, mulai dari Kominfo hingga Privy. Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Verifikasi Melalui Situs Kominfo 

Kominfo menyediakan layanan untuk verifikasi keabsahan TTE pada dokumen digital. Anda hanya perlu mengunggah dokumen ke https://tte.komdigi.go.id/verifyPDF dan biarkan sistem menganalisis dokumen tersebut. 

Jika TTE tersebut sah, situs akan menampilkan detail verifikasi mulai nama pemilik hingga status TTE. Situs tersebut juga akan menampilkan waktu penandatanganan dan nama PSrE yang menerbitkan Sertifikat Elektronik.

Anda pun dapat mengecek apakah platform PSrE yang akan digunakan untuk membuat TTE sudah terdaftar resmi di Kominfo atau belum. Cek daftarnya di https://tte.komdigi.go.id/listpsrenew dan ketik nama PSrE yang akan Anda gunakan.

2. Verifikasi dengan Bantuan Adobe Reader 

Selain melalui situs Kominfo, Anda juga dapat mengecek keabsahan TTE tersertifikasi melalui aplikasi Adobe Reader versi terbaru. Buka dokumen PDF melalui aplikasi tersebut, lalu cek menu Signature Properties.

Pada menu tersebut, Anda dapat melihat status TTE apakah sudah valid atau belum. Anda juga bisa melihat siapa penanda tangan dan waktu pembubuhan.

3. Verifikasi Melalui Privy

Anda dapat mengecek keabsahan TTE tersertifikasi dengan mudah melalui website Privy. Unggah dokumen yang ingin dicek ke https://verification.privy.id/, lalu situs akan menampilkan status TTE. Jika TTE tersebut valid, situs akan menampilkan detail informasi TTE tersertifikasi.

Sebagai salah satu PSrE terkemuka di Indonesia, Privy menawarkan solusi komprehensif untuk mendukung digitalisasi administrasi Anda melalui layanan tanda tangan elektronik. Dengan lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan lebih dari 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan, Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.

Mengapa Pilih Privy?

• Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
• Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
• Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.

Ingin tahu lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!