Administrasi bisnis secara digital mampu memberikan berbagai manfaat terutama dari segi efisiensi. Dengan berkembangnya tren pasar dan teknologi bisnis, penting bagi perusahaan untuk bertransformasi dengan administrasi digital. Simak lebih lanjut seputar peran penting administrasi digital dalam bisnis dan keunggulannya.
Apa Itu Administrasi Bisnis Digital?
Berbeda dari administrasi biasanya, administrasi secara digital berarti memanfaatkan teknologi digital untuk mengelola operasional. Salah satu contoh umumnya adalah memakai aplikasi atau platform dengan fungsi bisnis tertentu.
Anda mungkin pernah menemukan tools untuk marketing online, itu adalah salah satu contoh administrasi secara digital. Anda juga bisa menggunakan tools untuk menganalisis data, memberi layanan ke pelanggan, mengatur supply chain, dan mempermudah proses penjualan.
Secara umum, fungsi penerapan administrasi digital ini adalah untuk produktivitas, efisiensi, dan relevansi dengan tren bisnis. Bagi pelaku bisnis dan perusahaan, penting untuk memulai transformasi administrasi ke digital dari sekarang.
Caranya bisa dengan implementasi penyimpanan cloud, tanda tangan elektronik tersertifikasi, dan sistem otomatisasi. Dengan beberapa teknologi tersebut, maka kebutuhan administrasi bisa selesai lebih cepat dan efisien.
Transformasi ini mungkin tidak mesti langsung akurat karena butuh adaptasi dan pelatihan. Penerapan administrasi digital secara konsisten bisa mengurangi potensi kesalahan manusia dan menghemat waktu.
Pentingnya Administrasi Digital untuk Bisnis
Cakupan administrasi digital dalam mengelola bisnis cukup luas. Implementasi ini bisa bermanfaat untuk mengurus legalitas, proyek kerja sama, dan pengadaan barang. Antara satu implementasi digital biasanya berintegrasi juga dengan yang lain.
Misalnya, distribusi dokumen secara digital agar lebih efisien. Dokumen digital tertentu biasanya membutuhkan tanda tangan untuk memastikan itu dokumen resmi. Tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi bisa diandalkan untuk membuat dokumen tersebut resmi.
Begitu juga dengan sistem otomatisasi seperti untuk layanan pelanggan, pengumpulan data, dan penjualan. Sistem ini bisa meningkatkan efisiensi sehingga operasional bisnis tidak membutuhkan terlalu banyak usaha, biaya, dan waktu.
Berikut untuk lebih jelasnya contoh umum administrasi digital untuk bisnis:
1. Tanda Tangan Elektronik
Sekarang, tim perusahaan dan vendor tidak perlu bertemu di satu lokasi yang sama untuk pengadaan barang. Meresmikan dokumen procurement bisa melalui TTE atau tanda tangan elektronik yang tersertifikasi. TTE tersertifikasi bisa memberi kejelasan siapa yang menandatangani dokumen tersebut dan menunjang keamanan data dokumen.
2. Software Manajemen Data
Tim administrasi bisnis tidak perlu menggunakan buku note dan alat tulis mereka untuk mencatat dan menyimpan data bisnis. Keseluruhan data perusahaan bisa disimpan secara digital melalui platform tertentu sehingga lebih mudah dan aman dikelola.
3. e-Meterai
Memiliki fungsi mirip dengan TTE, e-meterai ini bisa menjelaskan keresmian atau otoritas suatu dokumen bisnis. Meski dalam bentuk digital, tapi meterai ini punya nilai hukum yang jelas. Penggunaan e-meterai secara legal tertera pada Undang-Undang dan peraturan pemerintah.
4. e-Certificate
Sama dengan e-meterai, e-certificate adalah sertifikasi yang bersifat digital tapi punya landasan hukum dan kejelasan verifikasi yang kuat. Biasanya platform sertifikasi elektronik memiliki fungsi integrasi ke sumber data kependudukan.
Keunggulan Sistem Administrasi Digital
Semakin banyak perusahaan yang gencar menerapkan administrasi bisnis digital. Administrasi ini punya keunggulan tertentu yang tidak atau kurang bisa ditemukan dalam administrasi konvensional.
Berikut untuk lebih jelasnya apa saja poin keunggulan yang ada pada sistem administrasi digital:
1. Sistem yang Terpadu
Sistem yang terpadu adalah administrasi digital memungkinkan sinkronisasi lebih optimal seperti untuk mengelola surat menyurat atau dokumen. Setiap dokumen penting bisa berada di tempat yang aman secara digital.
Tak hanya itu, terdapat pula audit trail yang membantu pihak terkait melacak dan mengetahui setiap perubahan yang terjadi terhadap dokumen tersebut. Jika ada masalah terkait dokumen, bisa lebih mudah dilacak tanpa harus mengecek secara fisik.
Transparansi itu sendiri menjadi aspek penting untuk menjaga lingkungan kerja yang penuh kepercayaan. Jika pengelolaan dokumen digital dilakukan secara aman dan optimal, maka manipulasi bisa dihindari secara efektif.
2. Efisiensi Biaya dan Waktu
Digitalisasi administrasi bisnis biasanya lebih hemat biaya dan waktu. Dalam pengurusan dokumen, pendekatan digital membuat perusahaan tidak terlalu bergantung pada penggunaan kertas, tinta printer, dan alat tulis. Begitu juga ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan dokumen sekarang tergantikan dengan drive eksternal atau cloud storage.
Meski untuk memulainya butuh biaya untuk platform tertentu, tapi ke depannya bisa menghemat biaya administrasi. Dari segi penggunaan waktu, administrasi digital jauh lebih efisien. Pendekatan ini mampu memangkas banyak waktu dari ketik-mengetik, kategorisasi dokumen, dan tugas arsip lainnya.
Platform digital mampu membuat pengarsipan berjalan secara lebih otomatis. Meski ada peran dari manusia, biasanya hanya sedikit saja sebagai operator platform.
3. Menunjang Mobilitas Kerja
Ketersediaan file digital membuat tugas-tugas bisa dikerjakan lebih leluasa. Meski tim kerja berada di lokasi berbeda atau tidak sedang berada di kantor, mereka tetap bisa produktif. Perlu dipilih platform yang punya aksesibilitas tinggi agar setiap tim terkait punya akses mudah dan cepat ke platform tersebut.
Platform administrasi digital juga biasanya dilengkapi fungsi penyimpanan cloud sehingga tidak bergantung pada drive fisik.
4. Perlindungan Data Optimal
Memanfaatkan akses digital dalam mengurus administrasi bisnis bukan malah meningkatkan potensi pencurian data. Ancaman kejahatan digital memang cukup tinggi tapi jika manajemen data dilakukan secara optimal, ancaman tersebut tidak perlu dikhawatirkan. Tim yang bertugas mengurus administrasi digital harus melakukan pelatihan terlebih dahulu.
Platform yang digunakan untuk mengelola data administrasi harus terlindungi dengan enkripsi dan fitur keamanan ketat lainnya. Informasi kredensial jangan sampai tersebar luas, batasi akses informasi tersebut untuk menghindari kehilangan data. Untuk mengantisipasi semisal data dicuri atau hilang, siapkan juga backup data.
5. Potensi Kesalahan Lebih Rendah
Digitalisasi dalam administrasi cenderung mengurangi peran dari sumber daya manusia. Secara tidak langsung, kemungkinan tugas administrasi salah karena manusia bisa berkurang signifikan. Otomatisasi bisa diterapkan dalam legalisir dokumen, input data, validasi, dan sebagainya.
Permudah Administrasi Digital Bisnis Bersama Privy
Bagi perusahaan yang ingin mulai mengimplementasi administrasi bisnis digital, bisa gunakan Privy sebagai sumber daya yang bisa diandalkan.
Privy menyediakan platform fungsional yang mampu mempermudah berbagai urusan administrasi perusahaan. Privy menawarkan kemudahan administrasi melalui penyimpanan dokumen yang aman, verifikasi identitas ketat, dan manfaat lainnya.
Bagi Anda yang membutuhkan akses tanda tangan lebih aman, efisien, dan resmi, Privy bisa membantu itu. Melalui platform Privy, Anda bisa melengkapi dokumen dengan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
Platform yang menyediakan fungsi administrasi menyeluruh ini juga akan mempermudah Anda untuk mengurus procurement/ pengadaan barang-barang. Dokumen kontrak bisa disetujui antar vendor secara lebih efisien karena satu sama lain tidak perlu berada di lokasi yang sama.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
