Pernahkah Anda ragu saat harus menyetujui kontrak bernilai besar hanya melalui file PDF yang masuk melalui email? Anda mungkin sering bertanya-tanya tentang kekuatan hukum dari persetujuan semacam ini.
Faktanya, Anda memang tidak wajib membubuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi pada semua contoh dokumen digital untuk urusan sepele sehari-hari. Namun, saat Anda mengelola kesepakatan yang berisiko secara finansial atau mengikat secara hukum, Anda mutlak membutuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk menjamin legalitasnya di mata hukum.
Contoh Dokumen Digital yang Butuh Tanda Tangan Elektronik
Beberapa dokumen yang mengikat semua pihak secara hukum dan memiliki dampak finansial langsung mengharuskan Anda menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Penggunaan otentikasi resmi pada dokumen ini melindungi Anda dari risiko sengketa hukum dan potensi pemalsuan di masa depan.
1. Perjanjian kerahasiaan (NDA)
Perjanjian kerahasiaan atau Non-Disclosure Agreement (NDA) berfungsi sebagai benteng hukum yang melindungi informasi privat bisnis Anda dari kebocoran. Anda sangat membutuhkan sistem penandatanganan elektronik untuk mengesahkan formulir NDA agar proses negosiasi bisnis maupun kolaborasi pengembangan produk dapat berjalan dengan perlindungan hukum yang kuat. Dokumen ini memastikan mitra Anda tidak akan membagikan rahasia dagang perusahaan ke kompetitor.
2. Kontrak kerja sama bisnis
Kontrak kerja sama bisnis mencakup seluruh perjanjian kemitraan yang mengikat dua perusahaan atau lebih untuk menjalankan suatu proyek bersama. Penggunaan tanda tangan elektronik pada dokumen kontrak membuat proses persetujuan berjalan jauh lebih cepat karena Anda tidak perlu lagi repot bertukar tumpukan dokumen fisik antarperusahaan. Anda bisa langsung mengeksekusi kesepakatan bisnis secara sah tanpa terhambat oleh jarak geografis pihak-pihak yang terlibat.
3. Kontrak kerja karyawan
Kontrak kerja merekam hak dan kewajiban profesional antara perusahaan dan talenta yang baru direkrut. Anda bisa memangkas waktu rekrutmen dengan mengirimkan kontrak kerja secara elektronik, sehingga kandidat terbaik Anda bisa segera menerima tawaran pekerjaan dan memulai peran baru mereka. Penerapan sistem pengesahan digital ini juga mempermudah tim HR Anda mengumpulkan seluruh berkas administrasi karyawan dalam satu wadah penyimpanan terpusat yang aman.
4. Dokumen procurement
Dokumen procurement atau pengadaan meliputi kontrak vendor pendukung, Purchase Order (PO), hingga perjanjian tingkat layanan (SLA). Tindakan menandatangani dokumen kontrak vendor secara digital membuat alur pengadaan dan suplai barang operasional menjadi jauh lebih sederhana. Alhasil, pihak vendor dapat segera menyalurkan layanan dan produk mereka tepat waktu tanpa harus menunggu Anda menyelesaikan birokrasi dokumen fisik yang berbelit-belit.
5. Dokumen keuangan dan perbankan
Berkas administrasi perbankan mencakup ragam perjanjian kredit, dokumen pembukaan rekening bank baru, hingga penutupan rekening. Institusi perbankan umumnya mewajibkan Anda menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi untuk dokumen-dokumen ini karena transaksinya menuntut tingkat keamanan yang lebih ketat. Kecepatan Anda menandatangani dokumen pinjaman secara elektronik juga langsung mempercepat proses persetujuan kredit, sehingga perusahaan bisa mencairkan dana yang mereka butuhkan tanpa penundaan.
Serahkan Kebutuhan Tanda Tangan Elektronik kepada Privy
Coba Anda periksa kembali agenda pekerjaan hari ini, apakah Anda sering mengesahkan kelima kategori dokumen di atas? Jika iya, berhenti menyetujui dokumen tersebut menggunakan gambar scan tanda tangan biasa karena cara ini sangat rentan dipalsukan. Beralihlah ke Privy untuk memastikan kekuatan hukum dokumen bisnis Anda.
Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) berinduk yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital, Privy menerbitkan sertifikat elektronik tingkat tertinggi (level 4). Artinya, tanda tangan elektronik tersertifikasi Anda memiliki keabsahan hukum setara persis dengan tanda tangan basah.
Karena keamanan dokumen Anda adalah prioritas, Privy menggunakan infrastruktur keamanan tingkat tinggi (PKI) dengan audit trail otomatis. Selesaikan operasional harian Anda lebih cepat dengan fitur bulk sign, e-meterai, e-stamp, dan e-seal hanya dalam beberapa klik via browser maupun aplikasi smartphone.
Memilih perangkat pengesahan yang tepat akan menentukan validitas dan kelancaran laju bisnis Anda. Jadi, jangan biarkan masa depan perusahaan Anda terancam oleh risiko pemalsuan dokumen. Temukan dan pelajari paket layanan Privy yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda melalui tautan berikut, lalu mulailah bertransaksi secara aman, mudah, dan legal hari ini!
