Saat harus menulis informasi penting dan confidential di dokumen Word, mana yang lebih aman: menguncinya dengan password biasa atau membubuhkan tanda tangan elektronik?
Keduanya sama-sama berfungsi sebagai pengaman dokumen meskipun dengan cara kerja yang berbeda. Lantas, di tengah maraknya kasus kebocoran data, pemalsuan identitas, hingga phishing, metode mana yang paling efektif untuk melindungi dokumen Word? Supaya bisa memilih dengan tepat, mari pahami dulu perbedaannya.
Mengenal Cara Kerja Enkripsi Password Dokumen Word
Enkripsi password pada dokumen Word bekerja dengan mengunci seluruh isi file dengan algoritma kriptografi. Setelah Anda memberikan password pada dokumen dan memilih opsi “encrypt with password”, sistem akan mengubah password tersebut menjadi kunci enkripsi. Kunci inilah yang “mengacak” seluruh isi dokumen Anda menjadi kode yang tidak terbaca. Dokumen tersebut hanya bisa dibuka kembali apabila Anda memasukkan password yang benar.
Dari segi keamanan, metode password sebetulnya cukup kuat, sebab hanya pemilik password yang dapat mendekripsi dan membukanya. Namun, keamanan dokumen tetap bergantung pada seberapa kuat dan seberapa rahasia password tersebut. Jika password lemah, mudah ditebak, dibagikan kepada orang lain, atau dicuri melalui phishing, dokumen Word tetap berisiko diakses oleh pihak tidak berwenang.
Mengenal Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Berbeda dari password yang hanya mengunci akses masuk ke dokumen, tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki cara kerja yang lebih kompleks menggunakan Public Key Infrastructure (PKI). Sistem ini memiliki sepasang kunci, yaitu kunci privat (private key) yang hanya diketahui oleh pemilik tanda tangan serta kunci publik (public key) yang dapat diakses siapa pun.
Ketika dokumen Word ditandatangani, sistem akan melakukan hashing, yakni mengubah isi file menjadi deretan karakter unik menggunakan algoritma dan private key. Proses hashing menghasilkan hash digest yang fungsinya mirip dengan sidik jari digital.
Saat pihak lain menerima dokumen yang sama, ia akan menggunakan public key penandatangan untuk memverifikasi hash tersebut. Apabila hasilnya cocok dengan hash digest di dokumen, identitas penandatangan pun terkonfirmasi.
Mekanisme inilah yang membuat e-sign memiliki integritas data. Sebab, jika isi dokumen diubah walaupun hanya satu karakter setelah ditandatangani, nilai hash akan berubah sehingga tanda tangan dinyatakan tidak valid. Dengan kata lain, tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat memberi jaminan bahwa dokumen berasal dari penanda tangan yang sah.
Perbandingan Tanda Tangan Elektronik dan Password untuk Keamanan Dokumen Word
Baik password dan e-sign sama-sama berfungsi untuk melindungi dokumen Word. Namun, keduanya memiliki mekanisme dan tujuan yang berbeda. Agar lebih jelas, simak detail perbandingannya berikut ini:
-
Tingkat keamanan
Password dokumen Word menggunakan enkripsi AES-256 yang relatif kuat. Meski begitu, keamanannya masih bergantung pada kerahasiaan dan tingkat kompleksitas password. Begitu password bocor atau berhasil ditebak, siapa pun akan bisa mengakses dan menyalahgunakan dokumen tersebut tanpa jejak.
Sementara itu, e-sign tersertifikasi mengandalkan kriptografi dengan pasangan kunci publik dan privat yang diverifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Alhasil, keamanannya tidak bergantung pada satu password yang bisa dicuri atau ditebak.
-
Perlindungan terhadap perubahan isi
Password hanya mengatur siapa yang bisa membuka dokumen Word. Begitu file dibuka, isinya bisa saja diubah atau dihapus tanpa riwayat perubahan yang jelas. Sebaliknya, e-sign tersertifikasi dirancang untuk mampu mendeteksi perubahan. Apabila ada perubahan sekecil apa pun setelah dokumen ditandatangani, tanda tangan akan otomatis menjadi tidak valid sehingga perubahan bisa langsung terdeteksi.
-
Audit trail
Audit trail atau jejak audit adalah catatan kronologis yang merekam seluruh aktivitas pada suatu dokumen. Password tidak memiliki audit trail karena ia hanya berfungsi sebagai kunci masuk. Anda jadi tidak bisa mengetahui siapa yang pernah membuka, mengedit, atau membagikan dokumen tersebut.
Hal tersebut berbeda dari tanda tangan elektronik tersertifikasi. Setiap proses tanda tangan selalu tercatat melalui sertifikat elektronik berisi data identitas penanda tangan, waktu penandatanganan, hingga proses verifikasi dokumen. Dari sinilah tercipta audit trail yang dapat dipantau kapan pun.
-
Kekuatan hukum
Di Indonesia, password dokumen Word tidak memiliki dasar hukum khusus sebagai alat bukti sah. Sebaliknya, penggunaan e-sign telah diatur dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Regulasi ini menegaskan bahwa tanda tangan elektronik yang tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sah sehingga bernilai setara dengan tanda tangan basah.
-
Risiko kehilangan
Jika password dokumen Word hilang atau Anda lupa, file akan sulit dibuka karena Microsoft sendiri tidak menyimpan atau memiliki akses ke password tersebut. Akibatnya, dokumen bisa berisiko terkunci permanen. Di sisi lain, e-sign tersertifikasi relatif lebih aman dari risiko tersebut. Seban, sertifikat elektronik dan kunci privat diamankan langsung oleh PSrE resmi, sehingga proses pemulihannya cenderung lebih terstruktur.
-
Kemudahan pengguna
Penggunaan password memang mudah dan praktis. Anda hanya perlu membuka dokumen Word, mengetikkan password, dan selesai. Sedangkan, e-sign tersertifikasi memerlukan proses verifikasi identitas saat registrasi awal. Namun, setelah itu penggunaannya justru lebih efisien karena penandatanganan dokumen digital bisa dilakukan kapan saja dan dari mana saja, sehingga tidak harus bertemu langsung.
Tanda Tangan Elektronik dan Password, Mana yang Anda Butuhkan?
Anda tidak harus memilih salah satu untuk mengamankan dokumen Word. Password dan tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki fungsi yang berbeda sehingga penggunaannya justru saling melengkapi. Password bekerja sebagai lapisan keamanan pertama dengan membatasi akses untuk membuka dokumen, sedangkan e-sign elektronik tersertifikasi menjamin integritas dokumen dan memastikan identitas penanda tangan telah terverifikasi.
Karena itu, sebaiknya berikan password untuk melindungi dokumen Word selama tahap penyusunan dan sebelum dikirimkan kepada orang lain. Kemudian, tambahkan e-sign tersertifikasi ketika dokumen sudah final dan siap disahkan. Dengan demikian, dokumen Anda akan lebih aman dari akses tidak berwenang sejak awal, sekaligus mempunyai bukti hukum yang kuat begitu penandatanganan selesai.
Mencari Layanan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi?
Apabila Anda membutuhkan solusi keamanan yang juga memiliki kekuatan hukum, Privy merupakan pilihan tepat. Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) telah mencatat Privy sebagai salah satu PSrE resmi di Indonesia. Setiap tanda tangan elektronik yang Anda bubuhkan melalui Privy akan diakui dan sah secara hukum.
Selain itu, tanda tangan tersebut juga didukung oleh sertifikat elektronik yang diterbitkan setelah proses verifikasi identitas pengguna. Hal ini penting untuk menyediakan audit trail sebagai bukti proses penandatanganan, sehingga integritas dokumen tetap terjaga karena tidak dapat diubah tanpa terdeteksi.
Tentunya, e-sign dari Privy juga bisa digunakan pada dokumen Word, sebab Privy sudah terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office, termasuk Excel dan PowerPoint. Artinya, Anda bisa membubuhkan e-sign yang sah secara hukum pada dokumen digital Microsoft Office tanpa perlu berpindah aplikasi.
Jangan biarkan dokumen Word confidential Anda hanya bergantung pada satu password. Tingkatkan keamanan dokumen dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Privy. Temukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dengan membandingkan paket Privy. Anda juga bisa menghubungi tim sales Privy untuk mengonsultasikan kebutuhan Anda secara lebih rinci.
