Kombinasi antara e-stamp atau e-stempel dan tanda tangan elektronik (TTE) menjadi kunci untuk dokumen yang sah dan aman. Keduanya menjadi fondasi esensial untuk memastikan legalitas dokumen digital. Simak lebih lanjut seputar e-stempel dan TTE pada pembahasan berikut.
Manfaat e-Stempel & TTE untuk Legalitas Dokumen
TTE dan e-stempel merupakan inovasi yang bisa memberikan banyak manfaat untuk bisnis atau perusahaan. Berikut beberapa manfaat TTE dan e-stempel yang perlu Anda ketahui:
1. Meminimalisir Biaya
Anda tidak perlu membeli perlengkapan stempel tradisional, maupun alat tulis dan kertas untuk membubuhkan tanda tangan. Karena legalitas dokumen bersifat digital, maka tidak ada sama sekali pencetakan fisik. Biaya yang dihemat bisa dipakai untuk aspek bisnis lain.
2. Lebih Sedikit Effort
Karena serba digital, lebih sedikit juga usaha yang tim lakukan. Dokumen tidak perlu dipindahkan secara manual karena bisa dikirim via digital atau online. Memberi stempel dan tanda tangan elektronik juga sangat mudah menggunakan platform tertentu.
Karena lebih sedikit effort untuk mengurus legalitas dokumen, tim bisa lebih fokus ke tugas-tugas lain.
3. Green-Industry
Sudah banyak bisnis yang mengedepankan prinsip ramah lingkungan. Semakin banyak juga konsumen yang sadar akan pentingnya hal ini sehingga mereka cenderung suka dengan perusahaan green-industry. Karena tidak lagi sering menggunakan dokumen kertas, maka bisa mengurangi limbah secara signifikan.
4. Keamanan Tinggi
Dari pada mengurus dokumen kertas yang penuh risiko seperti mudah rusak, hilang atau tertukar, lebih baik gunakan dokumen digital. TTE dan e-stamp sudah terintegrasi dengan sistem keamanan andal. Sertifikasi ini bekerja dengan enkripsi dan kode-kode unik yang memastikan dokumen asli tanpa ada manipulasi.
Kejahatan siber saat ini sangat marak dan Anda tidak perlu khawatir dengan adanya lapisan keamanan tersebut. Hanya yang punya hak saja yang jelas mendapatkan akses ke dokumen jika sudah dibubuhi
5. Canggih dan Mudah Diakses
Sertifikasi digital serba canggih dan bisa mudah digunakan memakai berbagai perangkat. Platform sertifikasi digital biasanya mendukung mobile-friendly jadi efektif digunakan melalui tablet atau smartphone.
Asalkan mendapatkan akses platform dan tersedia jaringan internet, Anda bisa memberi stempel dan tanda tangan kapan saja.
Meskipun dalam versi digital, tetap ada undang-undang yang menjelaskan kekuatan hukum tanda tangan dan stempel elektronik.
Jadi, dokumen digital tetap bisa memenuhi kebutuhan regulasi meski tidak dicetak fisik. Fungsi dokumen digital juga tidak dibatasi jika sudah dibubuhi TTE tersertifikasi dan e-stempel.
7. Membantu Tugas-Tugas Lain
Jika dokumen sudah dipastikan legal dengan TTE dan stempel yang dibubuhkan, bisa mempercepat tugas departemen lain. Kecepatan pengelolaan dokumen ini bisa menghindari delay antar tugas. Tidak perlu ada pertemuan untuk transfer dokumen dan tata kelola dokumen manual lain yang cenderung ribet.
8. Menunjang Tren Digitalisasi
Perusahaan yang ingin berkompetisi dalam digitalisasi, penting untuk segera menerapkan solusi sertifikasi digital. Bukan hanya untuk perusahaan swasta, lembaga pemerintahan, lembaga pendidikan dan pebisnis juga penting memulai tren ini.
Peran e-Stempel dalam Legalitas Dokumen Digital
Seperti cap fisik, e-stempel digunakan untuk melengkapi proses legalitas dokumen digital dengan memperjelas identitas institusi atau organisasi resmi yang terlibat. Dengan begitu, penerima dokumen mengenali asal dan otoritas penerbit dokumen.
PSrE adalah pihak yang berhak mengeluarkan e-stempel ini. Stempel elektronik umumnya dibekali sertifikat digital dengan kode tertentu agar lebih valid.
Anda bisa menggunakan e-stempel untuk:
- Dokumen laporan keuangan.
- Kontrak perjanjian.
- Surat pernyataan.
Peran TTE dalam Legalitas Dokumen Digital
TTE juga sarat akan hukum dan telah dijelaskan pada Undang-Undang, dimana TTE berperan untuk memperjelas siapa yang menandatangani dokumen digital. Sistem tanda tangan ini terintegrasi dengan database kependudukan resmi.
Jika ada manipulasi dalam dokumen yang telah dibubuhkan TTE, maka akan terdeteksi. TTE yang tidak tersertifikasi bisa dibuat siapa pun dan itu tidak memiliki kekuatan hukum. Berbeda dengan TTE tersertifikasi melalui bantuan dari platform PSrE yang valid dan sah.
Perbedaan Fungsi: E-Stempel vs E-Meterai vs TTE Tersertifikasi
Sekarang kita akan mempelajari bedanya e-stamp, e-meterai dan TTE tersertifikasi. Berikut penjelasannya:
1. E-Stempel
Stempel digital atau e-stempel berfungsi untuk mengesahkan dokumen atas nama tertentu misalnya perusahaan. Tetap ada informasi utama stempel pada umumnya seperti logo, nama brand, dan nomor registrasi.
E-stempel juga bisa terintegrasi dengan kode QR untuk efisiensi verifikasi dan keamanan lebih ketat.
2. E-Meterai
Stempel dan meterai itu dua hal yang berbeda. E-meterai atau meterai digital biasa dipakai untuk kwitansi atau kontrak digital.
Fungsinya untuk memastikan perusahaan mematuhi pajak dan beroperasi sesuai regulasi. E-meterai semakin penting digunakan untuk dokumen yang tinggi akan syarat hukum.
3. TTE Tersertifikasi
Fungsi TTE tersertifikasi adalah memastikan integritas dokumen melalui keaslian penandatangan. Basis hukum TTE tersertifikasi ini sama saja seperti tanda tangan basah, tapi dalam versi lebih praktis.
Saat ada permasalahan hukum, TTE ini tetap bisa diandalkan untuk menyelesaikannya.
Alur Penggunaan e-Stempel dan TTE
Anda juga perlu tahu bagaimana alur penggunaan TTE tersertifikasi dan e-stamp. Berikut penjelasannya.
1. Stempel Elektronik
Anda bisa membuka platform PSrE untuk membubuhkan stempel elektronik. Pastikan pilih platform yang punya fitur lengkap dan mudah digunakan. Anda nantinya akan memilih mana stempel yang sudah dibuat lalu cukup taruh di lokasi yang dibutuhkan dalam dokumen digital.
Platform nantinya akan menyematkan e-stempel termasuk informasi seperti metadata dan tanda waktu. Informasi tersebut dibutuhkan untuk menjamin keamanan dokumen.
2. Penggunaan TTE
Untuk membubuhkan TTE tersertifikasi, Anda juga perlu memilih PSrE resmi lalu menggunakan platform mereka. Salah satu PSrE yang telah resmi terdaftar adalah Privy.
Untuk mengajukan TTE, Anda perlu melakukan verifikasi identitas seperti selfie KTP, video call, atau penyesuaian dengan database Dukcapil. Setelah pendaftaran, Anda bisa mengakses aplikasi PSrE untuk membubuhkan TTE di dokumen.
Gunakan TTE Tersertifikasi dari Penyedia Layanan Resmi
Fungsi dari TTE tersertifikasi begitu krusial di era serba digital ini. Dokumen digital memang lebih praktis digunakan tapi percuma jika tidak bisa dipastikan asli. Tanda tangan biasanya menjadi cara agar suatu dokumen sah dan layak disebarkan ke pihak terkait.
Karena dokumen digital tidak berbentuk fisik, dibutuhkan tanda tangan digital juga. Bukan hanya membuat tanda tangan melalui aplikasi lalu copy-paste saja ke dokumen. Tapi Anda memerlukan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang bisa didapatkan melalui platform PSrE.
Privy merupakan PSrE resmi yang diawasi oleh Komdigi dan menyediakan berbagai solusi legalitas dokumen digital termasuk TTE tersertifikasi. TTE tersertifikasi dari Privy bisa memastikan keabsahan dokumen dan memberikan kekuatan hukum. Platform Privy juga menyediakan fitur keamanan mutakhir seperti enkripsi untuk menjaga alur data tetap aman.
Privy menyediakan beberapa paket yang bisa menyesuaikan kebutuhan anda. Dengan Privy, Anda bisa lebih mudah dan aman membubuhkan TTE tersertifikasi yang bisa menyempurnakan fungsi e-stamp.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang!
