Pada era digital saat ini, proses administrasi dan bisnis kantor mengalami perubahan yang sangat signifikan. Perusahaan tidak lagi tergantung dengan dokumen fisik, namun mulai beralih menggunakan dokumen digital dan tanda tangan elektronik.
Integrasi tanda tangan elektronik dan dokumen digital mampu meningkatkan produktivitas dan bisa mempercepat aktivitas bisnis. Apabila Anda ingin mengadopsi cara kerja cerdas seperti ini, pahami pembahasan berikut agar tahu bagaimana cara memaksimalkannya.
Pentingnya Integrasi Dokumen Digital dan TTE
Banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan integrasi tanda tangan elektronik dan dokumen digital untuk membantu proses bisnis. Hal ini karena integrasi tersebut dapat menghemat waktu dalam memproses dokumen dan surat-surat penting perusahaan.
Anda sudah tidak perlu lagi menandatangani dokumen secara manual karena bentuk dokumennya sudah digital. Anda bisa memanfaatkan tanda tangan elektronik (TTE) untuk menandatangani dokumen digital. Setelah itu, Anda dapat mengirim atau menyimpannya di cloud atau penyimpanan internal perangkat.
Anda pun tidak perlu takut dengan kebocoran data jika menggunakan TTE tersertifikasi dari PSrE resmi, seperti Privy. TTE yang sudah memperoleh sertifikasi dari Kominfo akan menjamin keamanan dan legalitas isi dokumen.
Cara Kerja Cerdas di Era Digital
Berikut beberapa cara kerja cerdas di era digital melalui integrasi dokumen digital dan TTE.
1. Memilih Platform yang Tepat
Ketika hendak menggunakan TTE, pastikan Anda menggunakan platform terpercaya dan resmi diakui oleh aturan di Indonesia. Anda harus mengecek izin dan sertifikasi yang sudah dimiliki oleh platform.
Usahakan platform yang dipilih sudah mempunyai sertifikasi dari instansi bersangkutan, seperti OJK dan Komdigi. Selain itu, TTE yang disediakan juga harus diakui oleh lembaga atau instansi yang berwenang.
2. Mengintegrasikan TTE dengan Sistem Bisnis
Setelah menemukan penyedia TTE, langkah berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah mengintegrasikan sistem bisnis dengan TTE.
Proses integrasi yang tepat bisa menjamin kelancaran proses penandatanganan dokumen digital tanpa harus mengganggu alur kerja. Dengan melakukan hal ini, Anda bisa menghemat tenaga dan waktu untuk menjalankan aktivitas bisnis.
3. Melakukan Uji Coba
Setelah sistem sudah terintegrasi, Anda dapat langsung melakukan uji coba untuk melakukan penandatanganan. Cobalah untuk menggunakan semua fitur yang disediakan platform untuk mempercepat dan mempermudah proses ini. Kalau sudah bisa memanfaatkan semua fitur yang ada, berarti Anda sudah bisa kerja cerdas di era digital.
4. Melakukan Pelatihan
Setelah benar-benar memahami cara kerja TTE dan dokumen digital, Anda bisa mengadakan pelatihan untuk karyawan-karyawan.
Buatlah program pelatihan untuk menjelaskan cara penggunaan teknologi dan manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaannya. Pelatihan seperti ini sangat perlu dilakukan agar karyawan mempunyai pemahaman mendalam terhadap inovasi teknologi baru.
Manfaat Kerja Cerdas dengan Dokumen Digital & TTE
Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari melakukan kerja cerdas dengan tanda tangan elektronik dan dokumen digital. Berikut ini beberapa contoh manfaatnya.
1. Mendukung Pelestarian Lingkungan
Pemakaian dokumen digital merupakan salah satu bentuk dukungan atas gaya hidup berkelanjutan dan pelestarian lingkungan. Apabila Anda menggunakan dokumen digital, maka Anda secara tidak langsung ikut melestarikan dan menjaga lingkungan.
Hal ini karena Anda sudah tidak lagi menggunakan kertas untuk mencetak dokumen-dokumen penting. Semakin sedikit penggunaan kertas maka semakin berkurang penebangan pohon yang dapat merusak lingkungan.
2. Menghemat Biaya
Selain bisa melestarikan lingkungan, penggunaan dokumen digital juga dapat menghemat biaya operasional. Biaya operasional perusahaan Anda menjadi lebih hemat dikarenakan tidak lagi memakai kertas, mencetak, dan menandatangani dokumen secara manual.
Anda juga tidak perlu mengirim dokumen menggunakan pos karena dokumen digital bisa dikirim melalui email atau aplikasi daring. Cara ini akan mengurangi biaya operasional, sehingga pendapatan perusahaan bisa bertambah.
3. Meminimalisir Kesalahan Manusia
Dokumen digital bisa meminimalisir kesalahan manusia yang dapat menyebabkan kerugian untuk perusahaan. Kesalahan yang umumnya bisa diminimalisir adalah saat menandatangani dokumen atau mencetak dokumen.
Meskipun nantinya membuat kesalahan, Anda dapat mengubahnya di perangkat tanpa harus menggunakan kertas lagi untuk mencetak dokumen baru. Dengan berkurangnya kesalahan manusia, maka perusahaan bisa menjadi lebih produktif.
4. Meningkatkan Keamanan Data
Tanda tangan elektronik sudah menggunakan sistem keamanan yang canggih, seperti autentikasi data. Sistem keamanan ini bisa mencegah pencurian dokumen dan bisa membantu Anda untuk memenuhi regulasi dan aturan yang berlaku. Tapi kalau masih menggunakan dokumen manual, Anda dapat kehilangan informasi penting karena dokumen dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
5. Meningkatkan Transparansi
Dokumen dan tanda tangan elektronik mampu meningkatkan transparansi. Semua pihak yang menandatangani dokumen bisa dengan mudahnya melihat siapa saja yang ikut tanda tangan di dokumen. Selain itu, dokumen digital juga dapat diakses siapa saja yang memiliki hak akses.
Jadi kalau dokumen sudah disimpan, pihak-pihak terkait bisa melihat semua informasi yang ada di dokumen tersebut jika memiliki kewenangan.
6. Meningkatkan Pengalaman Pengguna
Tanda tangan elektronik mampu meningkatkan pengalaman pengguna ketika membuat dokumen. Anda yang memanfaatkan tanda tangan ini bisa merasakan betapa mudahnya membuat dokumen dan menandatanganinya di mana pun dan kapan pun.
Anda tidak perlu lagi berada di satu tempat untuk membuat atau menandatangani dokumen karena aktivitas ini bisa dilakukan di mana saja asalkan ada perangkat yang mendukung.
Kerja Lebih Cerdas Bersama Privy
Apabila ingin bisa kerja cerdas di era digital ini, Anda bisa memanfaatkan platform digital penyedia tanda tangan elektronik. Salah satu platform yang bisa diajak bekerja sama adalah Privy. Berikut keuntungan menggunakan Privy untuk proses kerja yang lebih efisien:
1. Tanda Tangan Elektronik Tanpa Batas
Anda mungkin pernah mengalami kesulitan ketika menandatangani dokumen karena jumlahnya yang banyak. Anda tidak perlu lagi merasakan kesulitan tersebut jika sudah menggunakan Privy.
Dengan bantuan Privy, Anda bisa menandatangani puluhan bahkan ratusan dokumen dalam waktu yang sangat singkat. Dokumen yang bisa ditandatangani bukan hanya dokumen yang Anda unggah saja tapi juga bisa dokumen yang diterima.
2. Penyimpanan Digital yang Aman
Ketika Anda menggunakan Privy, Anda tidak perlu pusing mencari tempat penyimpanan. Semua dokumen yang sudah ditandatangani bisa tersimpan secara otomatis dan aman di cloud.
Dokumen-dokumen yang sudah tersimpan tidak akan tercecer, rusak, atau hilang. Dengan begitu, informasi yang ada di dokumen tetap terjaga keamanannya.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang dan rasakan kemudahan digitalisasi administrasi yang terpercaya!
Frequently Asked Questions
Bagaimana cara kerja cerdas dengan dokumen digital dan tanda tangan elektronik?
Caranya adalah memilih platform yang tepat, mengintegrasikan sistem bisnis dengan tanda tangan elektronik, melakukan uji coba, dan melakukan pelatihan.
Apa saja manfaat kerja cerdas dengan tanda tangan elektronik dan dokumen digital?
Manfaatnya adalah mendukung pelestarian lingkungan, menghemat biaya, meminimalisir kesalahan manusia, meningkatkan keamanan data, meningkatkan transparansi dan pengalaman pengguna.
Apa saja keuntungan menggunakan layanan Privy?
Keuntungannya adalah bisa menandatangani dokumen dalam jumlah yang sangat banyak dan dapat menyimpan dokumen dengan aman.
Apakah aman menggunakan layanan Privy?
Layanan Privy sangat aman digunakan karena sudah mendapatkan sertifikasi dari lembaga-lembaga terkait dan juga memiliki izin resmi.
