Digitalisasi arsip menjadi hal penting bagi lini administrasi kepegawaian, terutama untuk mencatat perjalanan karir seseorang pada suatu perusahaan maupun instansi. Jika dikelola secara manual, ada berbagai risiko yang mungkin saja terjadi. Mulai dari risiko kehilangan, kerusakan, hingga keterlambatan dalam menjalankan berbagai proses administrasi.
Bayangkan Anda sedang mencari berkas pegawai lama untuk keperluan audit seperti kontrak kerja, SK promosi, maupun riwayat gaji. Semua dokumen menumpuk di satu ruangan arsip yang penuh dengan tumpukan map, berkas, dan rak-rak berdebu. Setelah sekian lama mencari, dokumen tersebut ada di map yang sudah lembab dan mulai pudar.
Inilah mengapa digitalisasi hadir sebagai solusi yang relevan dengan kebutuhan saat ini. Bukan hanya sekadar menyelamatkan dokumen, namun juga mengubah bagaimana cara organisasi bekerja. Anda pun dapat bergerak lebih cepat dengan data yang selalu ada, serta tidak lagi terbenam dalam tumpukan berkas yang diarsipkan secara manual.
Masalah dalam Pengelolaan Arsip Manual
Arsip manual memang sudah digunakan sejak lama dan menjadi andalan berbagai organisasi. Namun di tengah volume data yang semakin besar, sistem ini dianggap kurang relevan dengan kebutuhan modern. Terlebih di era digital saat ini, tidak sedikit perusahaan maupun instansi yang akhirnya kewalahan dengan sistem arsip manual yang terbilang tradisional.
Berikut beberapa masalah yang umum dihadapi dalam pengelolaan arsip secara manual:
1. Risiko Kehilangan dan Kerusakan Dokumen
Ketergantungan pada media fisik seperti kertas menjadi salah satu kelemahan utama dari penyimpanan manual. Dokumen yang sudah disimpan selama bertahun-tahun mudah menguning, sobek, bahkan rusak karena lembab. Situasi tertentu seperti banjir atau kebakaran juga dapat menyebabkan arsip penting hilang tanpa bisa dipulihkan.
Selain itu, human error juga memiliki risiko tinggi. Pencatatan ganda, misfile atau salah taruh berkas, hingga berbagai kelalaian administrasi dapat menyebabkan data kepegawaian menjadi tidak lengkap dan akurat. Saat dokumen dibutuhkan untuk kebutuhan hukum maupun audit tapi ternyata hilang atau rusak, tentu akan menimbulkan konsekuensi serius.
2. Sulitnya Akses dan Pencarian
Bayangkan seorang staf HRD baru harus mencari berkas kontrak pegawai yang masuk 5-10 tahun lalu. Tanpa adanya sistem digital, staf tersebut harus membuka rak demi rak hingga map demi map sehingga dapat memakan waktu berjam-jam. Dalam organisasi atau instansi dengan ribuan pegawai, hal tersebut tentu tidak efisien sama sekali.
Kesulitan akses ini tentu akan berimbas pada keterlambatan pelayanan kepegawaian, baik itu promosi, mutasi, hingga pengarsipan SK. Data yang tidak terorganisir dengan baik sudah pasti akan menghambat produktivitas tim maupun mengganggu pelayanan kepada para pegawai dalam organisasi tersebut.
3. Keterbatasan Ruang Penyimpanan
Setiap harinya dokumen baru di perusahaan akan terus bertambah, mulai dari kontrak kerja, surat keputusan, dan dokumen perjanjian. Dalam sistem manual, hal ini menandakan kebutuhan ruang arsip yang semakin besar. Tidak sedikit perusahaan yang kemudian harus menyewa gudang khusus hingga mengorbankan ruang produktif sebagai arsip.
Permasalahannya, semakin banyak dokumen menyebabkan semakin sulit pula melakukan pengawasan dan pemeliharaan. Tanpa adanya sistem pengelolaan arsip yang baik, risiko kehilangan akan meningkat, sementara biaya operasional seperti penyimpanan dan perawatan terus membengkak.
Manfaat Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Penggunaan digitalisasi arsip bukan hanya sekadar mengganti kertas dengan file digital. Dalam penerapannya, digitalisasi arsip kepegawaian menjadi suatu proses untuk membangun sistem pengelolaan data yang terstruktur, efisien, dan mudah diakses. Berikut manfaat lain dari proses digitalisasi pada arsip kepegawaian:
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Adanya dokumen digital akan mempercepat proses pencarian data melalui sistem pencarian otomatis. Anda pun tidak perlu lagi membuka lemari arsip satu per satu.
Hal ini tentu akan menjadikan proses arsip lebih efisien. Dengan begitu, Anda dapat fokus pada tugas strategis lain yang berguna untuk kemajuan bisnis.
Dari sisi biaya, digitalisasi dapat mengurangi penggunaan kertas, tinta, serta berbagai peralatan kantor. Anda juga tidak lagi membutuhkan ruang penyimpanan fisik yang luas. Semua arsip dapat tersimpan secara virtual dalam sistem penyimpanan yang bersifat digital dan dapat diakses kapan saja.
2. Keamanan Data yang Lebih Terjamin
Secara umum, dokumen digital dapat dilindungi dengan berbagai sistem keamanan data. Beberapa di antaranya melalui enkripsi, password, hingga pengaturan hak akses. Setiap aktivitas pengguna dapat terekam melalui audit trail yang mencegah tindakan manipulasi hingga kebocoran data.
Hal ini tentu berbeda dengan dokumen fisik yang mudah dilipatgandakan tanpa izin. Sistem digital memungkinkan adanya kontrol penuh terhadap siapa yang dapat melihat, mengedit, hingga mengunduh dokumen. Dengan demikian, data kepegawaian Anda tetap terjaga kerahasiaannya sesuai dengan regulasi perlindungan data pribadi.
3. Peningkatan Akurasi dan Integrasi Data
Digitalisasi menciptakan satu sumber data yang terpusat, sehingga setiap perubahan akan otomatis tercatat dan membuat tidak ada versi data yang ganda atau tidak sinkron. Melalui sistem tersebut, tim kepegawaian dapat memantau status setiap pegawai dengan mudah dan memastikan setiap data selalu mutakhir.
Kesalahan input juga dapat diminimalisir melalui fitur validasi otomatis dan terintegrasi dengan sistem kepegawaian lain, seperti presensi digital dengan payroll. Semua dokumen tersebut juga dapat diakses secara cepat melalui sistem yang mudah sehingga meminimalkan risiko kesalahan administrasi lebih lanjut.
Langkah Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Proses digitalisasi tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa tahapan sistematis yang harus disiapkan sehingga prosesnya dapat berjalan lebih lancar, data tetap aman, serta hasilnya efisien.
1. Inventarisasi dan Klasifikasi Dokumen
Melakukan pemetaan menyeluruh terhadap seluruh arsip seperti identifikasi jenis dokumen, masa simpan, hingga tingkat kepentingannya menjadi hal yang penting. Dengan demikian, proses digitalisasi dapat diprioritaskan pada dokumen aktif dan urgent. Hal ini juga mempermudah penyusunan struktur folder maupun penamaan file.
2. Melakukan Alih Media dengan Scanning
Melakukan pemindaian dokumen dengan scanner beresolusi tinggi juga penting guna memastikan hasil digitalisasi berkualitas baik. Setelah dilakukan pemindaian, lakukan juga pemeriksaan kembali. Tujuannya untuk memastikan semua halaman terbaca dengan jelas dan tidak ada lagi berkas yang tertukar atau salah pindai.
3. Membangun Sistem Manajemen Arsip
Sistem manajemen arsip yang berbasis digital digunakan sebagai pusat pengelolaan semua dokumen. Melalui sistem ini, Anda dapat mengatur struktur penyimpanan, hak akses pengguna, hingga alur persetujuan dokumen. Anda juga dapat membangun integrasi dengan sistem HRD yang memungkinkan seluruh data pegawai terhubung otomatis.
Tidak hanya membangun sistem arsip, Anda juga tetap perlu membangun sistem keamanan dan backup data guna mengantisipasi kehilangan data akibat gangguan. Anda juga perlu melakukan pelatihan dan sosialisasi kepada para pegawai mengenai transisi tersebut, serta kedepannya memerlukan evaluasi dan pemeliharaan berkala.
Kelola Dokumen Digital Lebih Mudah dan Aman Bersama Privy
Setelah memahami manfaat dan langkah-langkah digitalisasi, Anda tentu membutuhkan mitra yang andal dalam memastikan dokumen digital tersimpan yang aman, mudah diakses, serta sah secara hukum. Privy hadir sebagai solusi terintegrasi untuk manajemen dokumen digital dan menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Sebagai platform yang telah terdaftar resmi di Komdigi, Privy menyediakan enkripsi berlapis untuk menjaga kerahasiaan data. Privy juga menyediakan platform penyimpanan yang efisien dan ramah pengguna. Proses administrasi kepegawaian seperti penandatanganan kontrak kerja dan pengarsipan dokumen digital menjadi jauh lebih praktis.
Selain itu, seluruh aktivitas dapat terdokumentasi secara jelas dan mampu menghemat waktu, biaya, serta tenaga. Privy menjadi cara modern yang bisa Anda manfaatkan untuk membangun tata kelola kepegawaian yang aman, cepat, dan terpercaya!
Frequently Asked Questions
Mengapa pengelolaan arsip manual dianggap tidak efisien?
Arsip manual dinilai sangat rentan terhadap kerusakan, mudah digandakan, sulit dicari, memakan ruang besar, serta memerlukan waktu lama untuk pembaruan data.
Apa manfaat utama digitalisasi kearsipan pegawai?
Digitalisasi membantu meningkatkan efisiensi waktu dan biaya, keamanan data, akurasi informasi, serta memudahkan integrasi data.
Bagaimana memulai proses digitalisasi arsip?
Anda dapat memulainya dengan inventarisasi dokumen dan klasifikasi berdasarkan prioritas, pemindaian arsip, serta penerapan sistem manajemen yang terintegrasi.
Mengapa memilih Privy dalam mengelola dokumen digital?
Privy menawarkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, keamanan data, serta platform pengelolaan dokumen yang mudah digunakan dan sah di mata hukum.
