Perubahan gaya hidup menjadi serba digital menjadikan perusahaan perlu beradaptasi dengan fenomena tersebut. Tak terkecuali terkait pelayanan dan operasional bisnis yang dilakukan melalui digital onboarding. Apa itu digital onboarding?
Sederhananya, istilah tersebut merujuk pada proses operasional perusahaan terkait pendataan dokumen bisnis dan pelanggan, verifikasi data, hingga pengenalan produk atau jasa kepada klien atau customer secara daring (online). Namun, secara lebih luasnya, istilah ini memiliki pemahaman dan manfaat tertentu khususnya bagi sebuah perusahaan.
Lalu, apa saja contoh dan manfaat digital onboarding bagi perusahaan? Mari simak pembahasan di bawah ini untuk informasi lebih lengkapnya!
Apa Itu Digital Onboarding?
Digital onboarding adalah proses penerimaan, pengenalan, atau pendaftaran sebuah produk atau layanan yang dimiliki perusahaan secara daring. Para pelanggan atau klien diarahkan untuk mengakses link atau aplikasi tertentu guna mendapatkan akses atau informasi seputar layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini adalah guna mempercepat, mempermudah, dan meningkatkan layanan. Proses ini juga meningkatkan pengalaman pelanggan untuk mendapatkan atau merasakan layanan dari perusahaan.
Proses digital onboarding bisa digunakan untuk:
- Administrasi bisnis.
- Pembukaan akun.
- Transaksi bisnis.
- Pendaftaran akun.
Contoh Implementasi Digital Onboarding
Digital onboarding bisa diimplementasikan di berbagai bidang industri, seperti industri keuangan, e-commerce, dan asuransi. Biasanya, proses ini digunakan oleh para pebisnis yang bergerak di bidang pelayanan jasa guna menarik klien lebih banyak lagi karena prosesnya yang cepat dan mudah.
Salah satu contohnya adalah implementasi di bidang perbankan. Pihak bank tentu akan berupaya menarik nasabah sebanyak-banyaknya untuk membuka rekening di perusahaan bersangkutan. Akan tetapi, permasalahannya terletak pada rumit atau tidaknya proses pendaftaran yang harus dilalui.
Sebelumnya, perbankan melakukan proses pendaftaran yang membutuhkan waktu lama karena banyak berkas yang harus disiapkan dan diverifikasi secara manual. Hal ini terkadang membuat calon nasabah tidak tertarik karena sulit mencari waktu di tengah-tengah padatnya aktivitas.
Itulah mengapa bidang perbankan kini dapat mengimplementasikan digital onboarding dalam proses pendaftaran rekening. Proses pendaftaran tersebut mencakup verifikasi identitas, pengisian formulir nasabah, tanda tangan digital dokumen, dan lain sebagainya.
Perlu diketahui bahwa proses digital onboarding ini dapat berbeda-beda tergantung pada ketentuan perusahaan atau platform tertentu. Namun, tujuan utama implementasi proses ini tetap sama, yaitu untuk membuat proses penerimaan atau pendaftaran lebih mudah, cepat, dan efisien.
Manfaat Digital Onboarding bagi Perusahaan
Penerapan digital onboarding ini tentu berikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Apa sajakah manfaat tersebut? Mari simak pembahasannya pada penjelasan berikut ini:
1. Efisiensi Operasional Perusahaan
Penerapan proses ini akan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, khususnya dalam hal administrasi. Digital onboarding umumnya menggabungkan beberapa teknologi, seperti e-KYC (Electronic Know Your Customer) dan tanda tangan elektronik.
Dengan e-KYC, Anda bisa melakukan proses verifikasi data pelanggan dengan lebih cepat. Bagaimana caranya?
e-KYC memungkinkan perusahaan untuk verifikasi melalui sidik jari, pemindaian wajah (face recognition), dan metode biometrik lainnya. Jadi, baik pelanggan maupun perusahaan, keduanya bisa mengakses data dengan lebih efisien dan mudah.
Selain itu, biasanya perusahaan juga akan meminta tanda tangan di setiap dokumen sebagai bentuk pertanggungjawaban pelanggan. Nah, untuk mempermudah proses tersebut, proses ini memungkinkan pelanggan untuk menyertakan tanda tangan elektronik.
Tanda tangan elektronik berarti sebuah simbol yang dibuat melalui aplikasi TTd yang sudah terverifikasi dan diakui Komdigi, seperti Privy. Melalui aplikasi tersebut, pelanggan bisa menandatangani dokumen yang diperlukan sekaligus guna mengefisiensikan waktu pendaftaran atau pembukaan akun.
Selain itu, Privy juga sudah dilengkapi sistem verifikasi identitas online yang akan memudahkan proses verifikasi data.
2. Tingkatkan Keamanan Data Perusahaan dan Pelanggan
Sebagai pemilik perusahaan, tentu Anda ingin menjaga kepercayaan pelanggan, bukan? Nah, salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menerapkan digital onboarding.
Proses ini dilakukan secara digital melalui sebuah aplikasi atau sistem yang sudah terhubung ke pusat penyimpanan data atau cloud. Dalam cloud tersebut, seluruh data perusahaan dan pelanggan akan terhimpun menjadi satu sehingga tidak akan berceceran. Cloud tersebut sudah dilindungi dengan sistem keamanan tertentu, seperti enkripsi end-to-end.
Jadi, data hanya bisa diakses oleh pemilik akun atau pihak tertentu yang memiliki wewenang. Berbeda dengan cara konvensional yang berisiko dokumen bisa hilang, rusak, atau hancur akibat faktor internal maupun eksternal.
3. Pengalaman dan Kepuasan Pelanggan Meningkat
Pelanggan akan senang apabila kebutuhannya terpenuhi dengan cepat. Terlebih lagi jika prosesnya mudah dan tidak perlu mengeluarkan biaya terlalu banyak.
Itulah salah satu manfaat yang diberikan dari proses digital onboarding guna meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan. Pelanggan tidak perlu memfotokopi dokumen yang diperlukan, datang ke toko atau kantor, apalagi menghabiskan waktu terlalu banyak.
Proses ini memungkinkan pelanggan untuk mengakses informasi serta kebutuhannya dari mana dan kapan saja. Dengan demikian, potensi peningkatan pelanggan pun semakin tinggi karena tidak ada batasan dalam pelayanan perusahaan.
4. Meminimalisasi Risiko Penipuan
Terakhir, digital onboarding dapat meminimalisasi risiko penipuan. Maraknya kasus penipuan menjadikan perusahaan perlu menerapkan strategi tertentu agar kepercayaan pelanggan tetap stabil.
Proses daring yang sudah terhubung dengan sistem atau metode tertentu membuat proses pendaftaran atau transaksi pelanggan tetap terjaga keamanannya. Dengan teknologi verifikasi identitas online misalnya, sistem akan langsung bisa memverifikasi apakah data yang dikirimkan sesuai dengan pemiliknya.
Contohnya saat pembukaan rekening baru secara daring. Nasabah akan diarahkan untuk menyerahkan dokumen digital ke sistem perusahaan.
Kemudian, nasabah juga diminta untuk mengambil gambar dengan pose atau gaya tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan dan menyesuaikan identitas dari data yang dikirimkan.
Dengan proses ini, perusahaan bisa menghindari kemungkinan penggunaan identitas orang lain untuk pengajuan transaksi tertentu.
Langkah Menerapkan Digital Onboarding
Penerapan digital onboarding harus dilakukan dengan tepat agar dapat menghasilkan sistem yang aman dan nyaman bagi pengguna. Berikut langkah-langkah penerapan digital onboarding yang perlu Anda ketahui.
1. Analisis Kebutuhan Bisnis & Pengguna
Sebelum mengimplementasikan digital onboarding, Anda perlu memahami terlebih dulu apa saja kebutuhan bisnis dan pengguna. Lakukan identifikasi tujuan penerapan digital onboarding, misalnya:
- Mempercepat pendaftaran pengguna.
- Meningkatkan konversi pengguna.
- Memenuhi regulasi yang berlaku.
Lakukan juga analisis untuk memahami perilaku dan preferensi pengguna, sekaligus kendala yang sering dihadapi saat onboarding. Hal ini bertujuan agar proses pendaftaran pelanggan lebih aman, mudah, dan nyaman digunakan.
2. Tentukan Alur Onboarding Digital
Setelah kebutuhan dipahami, bisnis perlu merancang alur onboarding dari awal hingga akhir. Alur tersebut meliputi:
- Pendaftaran dan autentikasi.
- Pengisian data.
- Verifikasi identitas.
- Persetujuan syarat & ketentuan.
- Aktivasi akun.
Alur yang jelas membantu mengurangi drop-off pengguna serta meningkatkan tingkat penyelesaian onboarding. Pastikan juga alur tersebut dapat diakses dengan baik di berbagai perangkat, terutama perangkat mobile.
3. Pemilihan Teknologi & Platform
Pemilihan teknologi yang mendukung proses onboarding sangat penting, seperti sistem verifikasi biometrik, cloud storage, dan tanda tangan elektronik. Penggunaan teknologi yang tepat dapat membantu mempercepat proses sekaligus meningkatkan akurasi verifikasi.
Tentukan juga platform yang akan digunakan untuk proses digital onboarding. Pastikan platform tersebut aman, fleksibel, dan dapat terintegrasi dengan sistem internal perusahaan.
4. Integrasi dengan Sistem Perusahaan
Digital onboarding perlu terhubung dengan sistem internal seperti CRM, core system, database pelanggan, dan sistem manajemen risiko. Integrasi ini memastikan data pengguna tersimpan secara konsisten dan dapat langsung digunakan untuk operasional.
Integrasi yang baik memungkinkan bisnis untuk:
- Menghindari duplikasi data.
- Mempercepat proses internal.
- Meningkatkan efisiensi kerja antar departemen.
5. Implementasi & Monitoring Berkelanjutan
Setelah sistem siap, lakukan implementasi secara bertahap disertai pengujian untuk memastikan proses berjalan lancar. Pantau performa onboarding yang mencakup:
- Waktu verifikasi.
- Tingkat keberhasilan.
- Potensi fraud.
Lakukan juga monitoring berkelanjutan dan evaluasi untuk penyempurnaan sistem secara rutin. Dengan begitu, penerapan digital onboarding tetap relevan, aman, dan optimal.
Kini Anda bisa menerapkan digital onboarding lebih aman dan mudah dengan ekosistem Privy. Privy menyediakan layanan tanda tangan elektronik dan verifikasi identitas online yang mendukung proses pendaftaran pelanggan bisnis Anda.
Jangan ragu untuk bergabung dengan Privy dan manfaatkan layanan kami untuk membawa bisnis Anda ke level berikutnya. Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!
