Untuk mengoptimalkan manajemen human resources, diperlukan tools HR dengan fitur yang relevan untuk kebutuhan perusahaan. Tugas HR cukup beragam yang membuat keberadaan tools ini begitu krusial. Pelajari apa saja tools yang wajib digunakan oleh tim HRD pada pembahasan berikut.
Pentingnya Menggunakan Tools HR Digital
Mulai dari pencarian karyawan, pengelolaan tugas, manajemen gaji dan sebagainya bisa mengandalkan tools HRD. Jika tools digunakan secara optimal, maka keseluruhan operasional perusahaan bisa lebih efisien secara signifikan. Ada pun tools tertentu yang membantu pengambilan keputusan HR terkait para karyawan.
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas sekaligus mengikuti tren industri terbaru, penting untuk beradaptasi dengan tools seperti ini. Untuk lebih jelasnya, simak poin-poin berikut terkait keuntungan menggunakan software HR:
1. Menunjang Produktivitas Keseluruhan
Setiap perusahaan butuh produktivitas optimal untuk mendapatkan keuntungan sesuai target. Salah satu upayanya adalah dengan mengandalkan software atau tools untuk HR. Banyak tugas yang bisa dilakukan secara otomatis jika menggunakan software tersebut.
Mereka yang bekerja di HR bisa produktif pada tugas-tugas lainnya sementara tools akan mengurus tugas yang bisa diotomatisasi. HR juga bisa mudah berkonsentrasi untuk mengembangkan SDM baik dari skill, kedisiplinan, dan absensi. Jika produktivitas perusahaan terjaga secara keseluruhan, bisa meningkatkan keuntungan yang lainnya.
2. Mengurangi Kesalahan Karena Manusia
Salah satu keuntungan menggunakan tools profesional adalah mendapatkan tingkat akurasi yang tinggi. Data yang dikelola oleh tools tersebut tersimpan, diproses, dan dikelola secara presisi. Berbeda dengan pengelolaan secara manual yang masih ada kemungkinan salah karena keliru, salah paham dan sebagainya.
Tools HR bisa membuat pengelolaan gaji, bonus, tunjangan, potongan dan sebagainya bisa lebih mudah. Jika nominal-nominal tersebut tidak sesuai, bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan maupun karyawan.
3. Mempermudah Manajemen Data Karyawan
Jumlah karyawan begitu banyak apalagi di perusahaan berskala besar. Mengandalkan proses kerja yang manual tidak ideal untuk produktivitas maupun efisiensi kerja HRD. Agar banyaknya data karyawan bisa dikelola secara efisien dan presisi, dibutuhkan software khusus HR.
Data-data karyawan bisa diproses lebih cepat karena dilakukan secara otomatis. Meski karyawan bertambah banyak seiring dengan peningkatan skala perusahaan, bukan menjadi masalah karena tools ini akan menyesuaikan.
4. Mengikuti Tren HR Terbaru
Penting bagi perusahaan untuk mengikuti tren industri seperti pemanfaatan aplikasi atau platform human resources. Pelanggan akan lebih percaya dengan perusahaan yang andal dalam memanfaatkan perkembangan teknologi. Begitu juga dengan calon karyawan yang lebih percaya terhadap perusahaan yang update tren industri.
Calon karyawan bisa merasa aman dan tenang jika rekrutmen adil dan tidak bias karena diproses menggunakan teknologi canggih.
Jenis Tools HR yang Penting di Era Digital
Tools profesional untuk human resources sudah semakin berkembang. Semakin banyak tugas HR yang bisa dikelola menggunakan tools tersebut. Lalu apa saja tools yang wajib diketahui dan dimanfaatkan oleh HR perusahaan di era digital ini? Simak daftarnya di bawah ini:
1. HRIS (Human Resource Information System)
HRIS bisa mempermudah tim HR untuk mengelola data-data karyawan. Misalnya seperti data absensi, informasi profil, riwayat kerja dan sebagainya. Adanya HRIS membuat HR tidak perlu mengandalkan lagi banyak dokumen kertas.
Biasanya sistem HRIS sudah terintegrasi agar data yang dikelola dipastikan tidak keliru. Jika data tertata dan terkelola secara rapi, maka HRD bisa lebih mudah melakukan tugasnya. Tugas administratif HR begitu banyak dan beberapa butuh banyak waktu untuk diselesaikan.
Sementara jika dibantu tool HR ini, pekerjaan tersebut bisa selesai jauh lebih cepat.
Meski menunjang efisiensi secara signifikan, HRIS tetap mengedepankan akurasi sehingga kesalahan manajemen data bisa dihindari. Anda bisa pilih tools HRIS yang bukan hanya menyediakan fitur lengkap dan integrasi canggih tapi juga mudah digunakan.
2. Applicant Tracking System (ATS)
Apa itu ATS? Applicant Tracking System (ATS) merupakan software yang bisa otomatis menyaring objek sesuai dengan ketentuan kriteria. ATS sangat diperlukan dalam human resources development terutama dalam mencari karyawan.
Ada beberapa kriteria yang bisa diatur dalam tool ini seperti jenjang pendidikan, skill, pengalaman kerja, dan banyak lagi. HR bisa menyeleksi secara ketat sesuai kebutuhan perusahaan tapi tanpa proses penyaringan yang ribet. Platform ATS mengakomodir keseluruhan proses rekrutmen mulai dari terima surat lamaran sampai interview.
3. Tools Payroll
Tools payroll digunakan untuk mengurus manajemen gaji karyawan secara efisien. Tools ini bisa menyesuaikan gaji dengan pajak, mendukung pembayaran tepat waktu dan menghindari salah hitung. Jumlah karyawan yang sangat banyak dan nominal gaji yang bervariasi menjadikan tools ini sangat krusial untuk setiap perusahaan besar.
Belum lagi dengan mekanisme potongan dan bonus yang membuat nominal gaji semakin variatif. Dengan menggunakan tools ini, mekanisme tersebut bisa diatur dengan mudah dan menghasilkan eksekusi yang presisi. Bayangkan jika anda hanya mengandalkan dokumen kertas baik itu untuk dokumen data karyawan maupun hasil laporan gaji.
Begitu ribet dan butuh banyak waktu jika mengelola penggajian secara manual. Jika perusahaan ingin mempermudah dan menghemat waktu pekerjaan HR, lebih baik mulai beradaptasi dengan tools payroll ini.
4. Learning Management System (LMS)
Tools atau software LMS diperlukan untuk mengkoordinasi program pembelajaran atau pelatihan karyawan. Setiap perusahaan perlu melakukan program pelatihan ini untuk memastikan kemampuan dan wawasan karyawan. LMS bisa digunakan untuk menyusun pelatihan karyawan, melacak prosesnya dan menghasilkan laporan.
Banyak perusahaan saat ini yang menggunakan LMS jika ingin menyelenggarakan program pelatihan e-learning atau jarak jauh. Jadi, calon karyawan atau karyawan bisa meningkatkan kemampuan mereka dengan prosedur persiapan program yang jauh lebih praktis.
5. Tools Onboarding Karyawan Baru
Setiap karyawan baru butuh panduan menyeluruh terkait budaya perusahaan, mekanisme kerja, pelatihan skill dan sebagainya. Karena baru melangkah ke dunia baru, panduan ini harus terstruktur supaya mudah dimengerti. Untuk kebutuhan tersebut, tools atau sistem onboarding diperlukan dalam HRD.
Tools ini bisa mempercepat adaptasi karyawan baru dan membuat mereka lebih dihargai karena bisa mendapatkan keseluruhan wawasan penting di awal. Karyawan baru bisa lebih cepat terbiasa dengan suasana kerja di perusahaan sehingga bisa produktif meski baru beberapa hari bekerja.
6. Platform Tes Online (Rekrutmen)
Sebelum karyawan diterima, diperlukan prosedur tes yang bisa dilakukan secara offline maupun online. Sekarang ini, rekrutmen semakin sering mengandalkan tes online yang efektif dan efisien. Ada tools atau platform khusus yang berfungsi untuk menyediakan tes online untuk kebutuhan rekrutmen.
Baik itu untuk psikotes, interview, atau tes lainnya, bisa mudah disebarkan melalui platform ini. Biasanya tools seperti ini dibekali fitur canggih tertentu misalnya untuk mendeteksi kecurangan yang krusial dalam wawancara online.
7. Platform TTE & Verifikasi Identitas
HR membutuhkan platform yang bisa memastikan identitas calon karyawan. Tools HR untuk verifikasi identitas ini biasanya dibekali dengan fitur integrasi ke database pemerintah dan deteksi deepfake. HRD juga butuh platform tanda tangan elektronik yang bisa mempermudah dan mengamankan urusan administrasi.
Optimalkan Sistem HR Perusahaan Bersama Privy
Begitu beragam tools atau software yang bisa digunakan oleh HR untuk membantu tugas-tugas mereka. Tools ini bisa mempermudah aktivitas, menghindari kesalahan, dan meningkatkan akurasi. Jumlah pegawai yang begitu banyak menjadi alasan mengapa penggunaan software HRD semakin krusial.
Perusahaan bisa mengoptimalkan sistem HR mereka dengan platform dan layanan dari Privy. Privy bisa membantu tugas HR dengan TTE yang tersertifikasi dan identitas karyawan yang diverifikasi. Tools dari Privy bisa mempercepat rekrutmen, memastikan kepatuhan pajak/hukum dan menyederhanakan manajemen dokumen.
Privy telah dipercaya oleh lebih dari 65 juta pengguna terverifikasi dan 155.000+ perusahaan yang menjadi pelanggan. Hanya butuh 1 menit saja, Anda sudah bisa menandatangani dokumen elektronik. Privy memastikan dokumen Anda aman, sah, dan mudah dikelola.
Mengapa Pilih Privy?
- Legalitas Terjamin: Tanda tangan elektronik Privy dilengkapi Sertifikat Elektronik yang diakui oleh pemerintah.
- Keamanan Tingkat Tinggi: Data Anda dilindungi dengan teknologi enkripsi canggih.
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi lebih cepat tanpa mengurangi legalitas.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Hubungi Privy sekarang!
Referensi:
https://www.goinsan.com/2025/03/10-hr-tools-wajib-diketahui-perusahaan-hrd.html
https://phiraka.com/tools-hr-wajib-2026/
https://scaleocean.com/id/blog/belajar-bisnis/human-resources-hr-tools
